Ta’lim vazirligi samarqand davlat universiteti

Hujjatlarni hisobga olish
haqidagi tushuncha
Муаммоли савол: Архив хужжатарини ҳисобга
олишдан асосий мақсад нима?
43
asoslanib, respublika davlat arxiv fondi hujjatlari umumiy tarzda hisobni olib
boriladi. Shu asnoda qaysi hujjat qayerda saqlanayotganligi to’g’risida tezkor
ma’lumotlar olish mumkin bo’ladi.
Davlat arxivlariga topshirilgan barcha hujjatlar
darhol hisobga olinishi shart.
Hisobga olish fondlar, birlashgan arxiv fondlari, arxiv kolleksiya)
(to’plam)lari, yig’majildlar, hujjatlarning mikrofotonusxalari va ro’yxatlar asosida
olib boriladi.
Belgilangan qoidaga muvofiq har bir davlat arxivida quyidagi hisob
hujjatlari bo’lishi shart:
1. Qabul qilingan hujjatlar kitobi.
Bu kitob orqali arxivga qabul qilingan hujjatlarning dastlabki hisobi olib
boriladi. Kitobda xronologik tartibda barcha qabul qilingan hujjatlar qayd etiladi.
Kitobda tartib bilan qabul qilingan hujjatning nomi, uning qachon va kim
tomonidan qabul qilinganligi, hujjatning sanasi, hajmi va holati, qaysi fondga
qo’shilganligi yoziladi. Qabul qilingan hujjatlar kitobi asosida yil davomida
arxivga topshirilgan yangi fond va yig’majildlar haqida aniq ma’lumot olish
mumkin bo’ladi.
2. Fondlar ro’yxati.
Har bir arxivda saqlanayotgan fondlarning tartib bilan yozilgan ro’yxati
bo’ladi. Mazkur ro’yxatga muvofiq arxivga qabul qilingan har bir fondga tartib
raqami beriladi. Bu raqam boshqa fondlarga berilishi mumkin emas. Inqilobdan
oldingi, sovet davri va mustaqillik davri hujjatlari birga saqlanayotgan arxivlarda
(masalan, O’zR MDA) bu uchta guruh uchun alohida-alohida fondlar ro’yxati
mavjud bo’ladi. Sovet davri fondlarining tartib raqami oldidan «R» harfi,
mustaqilik davri hujjatlari uchun «M» harfi qo’yiladi (masalan, R-1, R-2, R-3; M-
1, M-2, M-3 va hokazo). Boshqa arxivlarda fondlar ro’yxati yagona tartibda
tuziladi. Fondlar ro’yxatida fondning tartib raqami, boshlangan yilidan tashqari
fondni tashkil qiluvchi muassasaning to’la nomi yoziladi. Agar muassasaning nomi
o’zgargan bo’lsa, tartib bilan uning barcha nomlari ko’rsatiladi. Agar mazkur fond
boshqa arxivga ko’chirilsa, «Arxivdan olinganiligi haqida ma’lumot» degan joyda
qayerga ko’chirilganligini qayd etiladi.
3. Fond varaqasi.
Bu varaqada arxiv fondining nomi va tartibi, fondda saqlanayotgan
hujjatlarning miqdori, xronologik chegaralari va tarkibi, fonddagi yig’majildlar va
hujjatlarning ro’yxati kiritiladi. Fondlar varaqasi faqat hisob hujjati emas, balki