Ta’lim vazirligi samarqand davlat universiteti

Hisob hujjatlari, ularning
davlat va idoraviy arxivlarda
yuritilishi
Муаммоли савол: Архив ҳужжатлари қандай ҳисобга
олинади?
44
ma’lumot beruvchi varaqa hamdir. Ammo fondlar varaqasi arxivdagi fondlarning
tartib raqami bo’yicha olib borilishi sababli bu hol kerakli fondni izlab topish
imkoniyatini cheklab qo’yadi. Shu sababli ularga qo’shimcha ravishda fondlar
varaqasi ko’rsatkichi (ukazatelp) tuziladi.
4. Ro’yxatlar.
Yig’majildlar ro’yxati – bu arxiv ma’lumotnomasi bo’lib, unda arxiv
fondidagi hujjatlarning sarlavhasi, tarkibi va mazmunini aks ettiriladi.
5. Yig’majildlarga ilova qilinadigan ularning ichki ro’yxati (mundarijasi).
6. Fondlar tavsifnomasi. Har bir fondning tarixi va ahvoli haqida ma’lumot
beruvchi hujjat.
7. Arxiv pasporti (shahodatnomasi). Har yilning boshida tuzilib, arhiv
haqida hartomonlama ma’lumot beruvchi hisobotnoma. Unda arxivda
saqlanayotgan hujjatlarning hajmi, ularni saqlash sharoitlari to’g’risida,
arxivdagi kadrlar haqida ma’lumot beriladi. Shahodatnomaning 2-
bo’limida arxivdagi fondlar, ularda saqlanayotgan yig’majildlar miqdori
haqida hamda boshqa ma’lumotlar bo’lishi mumkin.
Arxiv materiallarining hisobi faqat arxivning o’zida emas, balki viloyat
arxiv bo’limlarida hamda respublika bosh arxiv Boshqarmasida ham olib boriladi.
Ular arxivlar tayyorlab bergan fond kartochkalari asosida fondlar katalogini
tuzadilar. Fond kartochkasi – bu fond varag’ining qisqartirilgan variantidir.
Idoraviy arxivlarda fondlar va yig’majildlar hisobi olib boriladi. Asosiy
hisob hujjatlari – bu yig’majildlar ro’yxati, fondlar ro’yxati, fondlar varaqalari,
arxiv shahodatnomasi hisoblanadi. Bular orasida yig’majildlar ro’yxati asosiy o’rin
egallaydi. Bu ro’yxat doimiy va vaqtincha saqlanadigan hujjatlar uchun alohidaalohida tuziladi (masalan, 91-ro’yxat, 1-v-ro’yxat va hokazo). Muassasa
arxivlarining hujjatlari davlat arxivlari hujjatlari bilan chambarchas bog’liqdir. Shu
boisdan mazkur muassasaning materiallari qisman davlat arxivlarida saqlanayotgan
bo’lsa, u holda joriy arxiv xodimlari fondlar va ro’yxatlar tartibini davlat arxiv
xodimlari bilan kelishgan holda muvofiqlashtirib berishlari kerak.
Davlat arxivlaridagi yig’majildlar vaqti-vaqti
bilan tekshirib turiladi.
Ularni tekshirishdan asosiy maqsad yig’majildlarni mavjudligiga ishonch
hosil qilish, nurab qolgan yoki zarar ko’rgan yig’majildlarni aniqlash, ularning
qaysi biri restavrasiya yoki dezinfeksiya qilinishi, mikrofilpmlashtirilishini
aniqlashdan iboratdir.
Tekshiruvlar har bir arxivning joriy va istiqbolli rejalari asosida olib