Ta’lim vazirligi samarqand davlat universiteti

DAF hujjatlarini
turkumlashtirish
29
Hujjatlarning yaratilish uslubi va texnikasini hisobga olib, ularni yozma
hujjatlar, ilmiy-texnikaviy hujjatlar, kinofotofonohujjatlar va boshqa guruhlarga
bo’lish mumkin. Shundan so’ng ularning qaysi arxivda saqlash masalasi hal etiladi.
Hujjatlarning har bir guruhi alohida saqlash ish rejimini talab qiladi, ulardan
foydalanish esa maxsus bilimlar, texnikaviy vositalarni taqozo etadi. Shuning uchun
ham O’zbekiston Respublikasi ilmiy-texnikaviy va medisina hujjatlari markaziy
davlat arxivi, kinofotofonohujjatlar markaziy davlat arxivi kabi arxiv muassasalari
tashkil etilgan.
Yuqorida ta’kidlab o’tilgandek, ikkinchi bosqichda hujjatlar arxiv doirasida
turkumlashtiriladi. Bu bosqichda arxiv hujjatlari fondlarga bo’linadi. Arxiv fondi –
bu ma’lum tashkilot, muassasa, korxona yoki shaxsning faoliyati davomida vujudga
kelgan hujjatlar majmuidir. Har bir arxiv fondi o’z tartib raqamiga ega bo’ladi.
Hujjatlarni arxiv miqyosida turkumlash chog’ida arxiv fondining birligi va
yaxlitligini saqlash lozim. Masalan, Farg’ona viloyat Sovetining hujjatlari bu
tashkilotning tashkil topishidan to hozirgi kuniga qadar yaxlit holda yagona fondda
saqlanishi zarur. Bitta muassasaning hujjatlarini ikkita yoki undan ortiq fondlarga
bo’lib tashlash mumkin emas.
Arxivshunoslikda tarixan shakllangan arxiv fondlari majmuasini ham birga
saqlash nazarda tutilgan. Masalan, Farg’ona viloyatidagi rayonlar ijroiya
qo’mitalarining hujjatlari yagona majmuani tashkil etadi. Shunday ekan, ularni
boshqa-boshqa arxivlarga bo’lib yubormaslik kerak.
Arxivlarda arxiv fondlaridan tashqari arxiv kolleksiya (to’plam) lari ham
bo’lishi mumkin. Kolleksiyalarga alohida fondlarni tashkil etish uchun yetarli
bo’lmagan ayrim hujjatlar kiritiladi. Masalan, «Farg’onalik jangchilarning frontdan
yozgan maktublari», «Inqilobiy varaqalar», «Ikkinchi jahon urushi qatnashchilarining
hujjatlari» kabi arxiv kolleksiyalari bo’lishi mumkin.
Uchinchi bosqichda hujjatlar arxiv fondi miqyosida alohida yig’majildlarga
bo’lingan holda turkumlanadi. Har bir yig’majild (yedinisa xraneniye, delo = saqlov
birligi) bitta yoki ko’pini shakl va mazmun jihatidan o’zaro yaqin bo’lgan bir necha
hujjatlardan iborat bo’ladi. Soddaroq qilib aytganda, yig’majild biron bir tashkilot
yoki muassasaning bitta papkaga tikilgan hujjatlaridir.
Arxiv fondini tashkil etish ishi odatda idoraviy arxivdan boshlanadi. Bu yerda
ish yuritish jarayonida hujjatlar alohida yig’majildlarga tiqiladi, keyinchalik ma’lum
muddatdan so’ngdavlat arxiviga topshiriladi. Davlat arxivlarida odatda shaxsiy
arxivlardan qabul qilingan hujjatlargina fondlar va yig’majildlarga bo’linadi.
Har bir yig’majild o’z tartib raqamiga ega bo’ladi.
Yig’majildlar eng avvalo strukturaviy va xronologik tamoyillar asosida
tuziladi. Ayrim hollarda tarmoq, funksional, nominal, mavzuiy, jug’rofiy va boshqa
tamoyillar ham qo’llanilishi mumkin (Mazkur tamoyillarning amalda qo’llanilishi 1-
4-ilovalarda ko’rsatilgan).