Ta’lim vazirligi samarqand davlat universiteti

Муаммоли савол: Архив ҳужжатларини йиғишга,
танлаб олишга қачон киришиш керак?
79
Arxivda yuqoridagi mavzularda aytilganidek, materiallar fondmalar
bo’yicha saqlanadi. Bir tashkilot, korxona yoki ayrim shaxslarning hujjatlari bir
arxiv fondi hisoblanadi. Demak, tad-qiqotchi birinchi galda ilmiy ish mavzuidan
kelib chiqib qanday arxiv fondi o’rganilishini aniqlab oladi. Masalan, madaniyat
tarixiga doir mavzu bo’lsa, madaniy masalalar bilan shug’ullanadigan
tashkilotlarning arxiv fondlaridan foydalanish kerak. Kerakli arxiv fondini
topishda, tanlab olishda arxivlardagi xilma-xil ma’lumotnomalar, ko’rsatkich
(putevoditelp)lar, fondlar ro’yxati, qo’llanmalar, kataloglar, sharxlar yordam
beradi.
Har bir arxiv fondda yuzlab, kattalarida minglab yig’ma jildlar jamlangan.
Bulardan kerakli jildlarni tanlab olishda fond ro’yxatlari, yig’majild ro’yxatlaridan
foydalanish mumkin. Hujjatlar yig’ma jiddlarning ichida saqlanadi. Arxiv yig’ma
jildi o’rganilib, kerakli hujjatdan ko’chirma qilinayotganda quyidagi qoidalarga
e’tibor berish kerak: hujjatdan ko’chirma to’la, so’zma-so’z ko’chiriladi.
Ko’chirilgan hujjatning biror qismi tushirib qoldirilsa, uch nuqta qo’yiladi,
ko’chirmaga biror so’z yoki jumla qo’shiladigan bo’lsa, u kvadrat qavs ichida
yoziladi. Ko’chirmadan oldin hujjat-tamg’adagi ma’lumotlar, hujjatning sarlavxasi,
sanasi yozib qo’yiladi. Shu bilan birga hujjatdagi rezolyusiya, belgi, muhr
ko’chirmadan keyin yoziladi. Ko’chirilgan hujjatning oxirida arxiv shifri
ko’rsatiladi.
Shunday qilib, arxivlarda barcha kerakli jamg’armalar, yig’majildlar,
hujjatlar sinchiklab o’rganiladi va tekshirilayottan mavzuga oid zarur hujjatlar
ko’chirib olinadi.
Arxiv hujjati e’lon qilish uchun tanlab
olingandan keyin komppyuterda uning nusxasi
tayyorlanadi. Uni chop etishga tayyorlash
jarayonida arxiv hujjatida mavjud bo’lgan imlo xatolari to’g’rilanadi, qisqartirib
yozilgan so’zlar kvadrat qavs ichida to’la yoziladi. Bu ishdagi asosiy talab arxiv
hujjati mazmunining o’zgarmasligidir. Hujjatlarda rezolyusiya va har xil belgilar
bo’lsa, ular tushirib qoldirilmaydi, hujjatning asosiy matnidan keyin beriladi.
Hujjatning oxirida imzo bo’ladi. Imzoni o’qib, uning egasi ism-sharifini
aniqlab yozib qo’yish lozim. Mabodo uni o’qishning iloji bo’lmasa, «imzo» so’zi
yozilib, imzoning egasi ism-sharifini o’qib bo’lmaganligi haqida izox berib
o’tiladi.
Hujjatga sarlavha yoziladi va
hujjatning arxiv shifri, manzili
ko’rsatiladi. Hujjat sarlavxasida uning