Самоучитель Microsoft Access 2013

Глава 7 
31.
Свойство 
Сумма с накоплением
(Running Sum). 
32.
За счет группировки. 
33.
Да. 
34.
В строке 
Условие отбора
(Criteria). 
35.
Открыв отчет в режиме макета или конструктора и выполнив на вкладке 
Кон-
структор
команду 
Добавить поля
(Add Existing Fields). 
36.
Все поля запроса. 
37.
Пустая строка. 

---

ГЛ А В А
8 
Оперативный анализ данных 
реляционной базы Access 
Результаты решения различных задач на данных реляционной базы, как правило, 
представляются в двумерных ненормализованных таблицах с многократно повто-
ряющимися данными. Просматривать и анализировать такие многомерные таблицы 
очень сложно. 
Даже нормализованные таблицы содержат повторяющиеся данные, такие как клю-
чи связи. Например, в рассматриваемом примере базы данных подчиненная табли-
ца ОТГРУЗКА содержит ключи связи с таблицами ТОВАР и НАКЛАДНАЯ, кото-
рые, естественно, многократно повторяются. Объединение таблицы ОТГРУЗКА
с таблицами ТОВАР и НАКЛАДНАЯ дает таблицу с более полными сведениями, 
необходимыми при решении задач, и с большим числом повторяющихся описа-
тельных данных. 
Отчеты являются традиционным средством представления результатов решения 
задач и служат поставщиком данных для управления и контроля деятельности 
предприятия. Отчеты, созданные в рамках оперативных баз данных, позволяют не 
только представлять данные в печатном виде, но и обеспечивают интерактивный 
анализ данных отчета, отображаемого на экране. При этом возможна фильтрация 
данных по любому из полей отчета, группировка и расчет итогов. В предыдущей 
главе подробно рассмотрены эти средства анализа данных. Однако необходимая 
при принятии решений скорость и многоаспектность анализа, требующая рассмот-
рения данных под разными углами зрения, не позволяет аналитику ограничиваться 
регламентированными отчетами. Невозможно предусмотреть и обеспечить анали-
тика всем многообразием отчетов, которые давали бы ответы на все возникающие 
вопросы.
Изменение структуры отчета может потребовать значительного времени и привле-
чения программиста.
Даже изменение поля группировки требует навыков, не свой-
ственных конечному пользователю. В результате аналитик не может оперативно 
проверить свои идеи, требующие выполнения многочисленных и все новых срезов 
данных. Кроме того, при увеличении числа отчетов вряд ли возможно организовать 
эффективный поиск нужных отчетов и навигацию по ним.
Интерактивные отчеты добавляют не так много гибкости к регламентным отчетам 
и не позволяют получить желаемого представления данных. 

---

334 
Глава 8 
Информационные системы на основе баз данных также в первую очередь фокуси-
руются на оперативной обработке транзакций (Online Transaction Processing, OLTP) 
в процессе учета материальных, финансовых и людских ресурсов и регистрации 
различных операций и событий. Однако автоматизация учета обеспечивает реше-
ние лишь оперативных, тактических, но не стратегических задач, а потому не удов-
летворяет в полной мере потребностям бизнеса. 
На оказание помощи в принятии своевременных решений руководителю ориенти-
рованы технологии оперативной аналитической обработки данных. Эти технологии 
позволяют осуществлять стратегический обзор ситуации, в реальном времени по-
лучать ответы на вопросы, интересующие пользователя-аналитика, и представлять 
результаты этого анализа в удобном для восприятия и принятия решений виде. Они 
предназначены как для быстрого получения ответов на произвольные запросы, так 
и для быстрого составления отчетности по агрегированным показателям процес- 
сов в различных разрезах и с произвольной глубиной детализации оперативных 
данных.
Оперативный анализ данных обеспечивает получение различных показателей дея-
тельности предприятия, зависящих от большого количества параметров. В отличие 
от фиксированных форм отчетов, часто используемых менеджерами всех уровней, 
эти средства могут в оперативном режиме предоставлять все необходимые данные 
для принятия управленческих решений.
Оперативность при аналитической обработке данных, прежде всего, нужна для 
поддержания необходимого ритма работы человека в процессе анализа и принятия 
решений. Она реализуется за счет интерактивности, непосредственного доступа
к данным, возможности самостоятельно, без посредников сформулировать запрос 
к данным для получения динамических отчетов.
Оперативность и гибкость создания динамических отчетов требуют, чтобы "на ле-
ту" можно было выбрать, задать или изменить:
состав показателей, связанные с ними разрезы и параметры;
вид таблицы — т. е. размещение показателей и параметров разрезов в строках, 
столбцах или заголовке отчета (фактов и измерений в терминологии многомер-
ных моделей данных);
уровни детальности (агрегирования) разрезов и конкретных значений парамет-
ров;
условия отбора значений фактов и измерений;
формулы расчета;
форматирование табличного представления;
графическое оформление результатов.
Средства оперативного анализа данных должны обладать следующими основными 
преимуществами: 
гибкими механизмами детализации и агрегации данных по различным разрезам; 
высокой скоростью ответа на запрос; 

---

Оперативный анализ данных реляционной базы Access 
335 
возможностью моделирования и быстрого создания аналитических отчетов, не 
прибегая к помощи программистов; 
вычислительной платформой, включающей статистические функции и другие 
сложные функции.
Для оперативного анализа данных предыдущие версии Access включали средства 
построения сводных таблиц и диаграмм. В них можно было отображать данные 
любой таблицы, запроса и даже источника данных формы. Из новой версии Access 
2013 эти средства исключены. В Microsoft Office сводные таблицы и диаграммы 
всегда входили в состав средств Excel, который позиционируется не только как ин-
струмент для ведения и вычислений в электронных таблицах, но и как основное 
средство конечного пользователя для анализа данных. В Excel 2013 усилена эта 
аналитическая платформа. 
Интерактивный, быстрый и подробный анализ больших объемов числовых данных 
обеспечивают сводные таблицы и диаграммы Excel. Сводные таблицы позволяют 
быстро получать ответы на нерегламентированные запросы пользователей-
аналитиков, простыми средствами формировать отчетность по агрегированным по-
казателям процессов в различных разрезах с произвольной глубиной детализации 
оперативных данных и представлением результатов анализа в виде, удобном для 
восприятия и принятия решений. 
С помощью названных средств пользователи имеют возможность свободно анали-
зировать данные, не ограничиваясь предопределенными алгоритмами и не прибегая 
к помощи программистов. Простым перетаскиванием полей источника данных из-
меняется макет сводной таблицы и диаграммы, при этом автоматически выполня-
ются новые группировки и вычисление итогов по выбранным параметрам. 
В Excel 2013 эти средства усилены возможностью использования в качестве источ-
ника данных вместо одной таблицы нескольких объектов. Для определения взаимо-
связей этих объектов строится модель данных. При выборе в качестве источника 
таблиц базы данных модель строится автоматически на основе установленных
в базе данных связей. Обеспечивается работа с базой данных любой структуры. Та-
ким образом пользователь-аналитик освобождается от необходимости погружаться 
в структуру взаимосвязей таблиц данных, и гарантирован от ошибок, т. к. структу-
ра базы данных подготавливается опытными ИТ-специалистами.
Модель данных можно использовать во всей книге Excel в любом количестве свод-
ных таблиц и диаграмм. Для этой модели фундаментальными являются связи меж-
ду таблицами, определяющие пути навигации и вычисления данных в отчете свод-
ной таблицы.
При подключении к базе данных в одной сводной таблице можно, меняя макет, 
анализировать многие показатели, зависящие от разного набора параметров, можно 
вывести несколько показателей, зависимых от одинакового набора параметров.
В то же время, если необходимо, можно для каждой задачи анализа создать свой 
отчет сводной таблицы.
Работа в популярном программном продукте обеспечивает специалистам конкрет-
ной предметной области комфортную среду и простоту обработки данных и позво-

---

336 
Глава 8 
ляет им опираться на свои навыки и накопленный опыт при интерпретации данных. 
При использовании хорошо знакомого и достаточно простого средства естествен-
ным образом расширяется круг участников процесса подготовки и принятия реше-
ний. В процесс вовлекаются не только руководство организации, бизнес-аналитики, 
но также менеджеры среднего звена и простые специалисты. Средствами доступа
к необходимой информации вооружаются все категории лиц, принимающих ре- 
шения. 
Следует отметить, что пользователь, работая со сводными таблицами и диаграмма-
ми Excel, доверяет результатам анализа, т. к. понимает применяемые методы и уме-
ет интерпретировать результаты в практической плоскости. В отличие от систем,
в которых задействованы сложные модели и далеко не очевидна взаимосвязь входа 
и выхода, работа со сводными таблицами не требует специальной подготовки поль-
зователей. Кроме того, существуют объективные трудности при создании самих 
моделей.
Имея инструментарий, обладающий такими комбинаторными свойствами, пользо-
ватель может проводить интерактивное исследование данных "с чистого листа", 
создавая нужные динамические отчеты и представления данных, видоизменяя ра-
нее подготовленные динамические отчеты. Он получает возможность менять 
структуру отчета, переставляя строки и столбцы таблицы, переключаться с таблич-
ного представления на графическое, убирать ненужные сведения и детализировать 
нужные, переходить с детальных данных на итоги. Таким образом, в ходе анализа 
он переберет много частных отчетов, но зафиксирует (сохранит или печатает) толь-
ко приемлемые варианты или решения.
Новые возможности средств анализа данных в Excel 2013 позволяют разгрузить 
оперативные системы и перенести аналитическую платформу, включая источник 
данных, в отдельную специализированную среду. 
Оперативный анализ данных базы Access 
в Excel 
Для интерактивного, быстрого и подробного анализа больших объемов числовых 
данных базы данных Access целесообразно использовать отчеты сводных таблиц и 
сводных диаграмм Excel. Отчеты сводных таблиц позволяют конечному пользова-
телю оперативно получать ответы на произвольные вопросы по данным. Они пре-
доставляют методику оперативного извлечения нужной информации из больших 
массивов данных и формирования соответствующих отчетов. Отчеты сводных таб-
лиц, наиболее подходящие для представления агрегатных данных, широко приме-
няются на практике.
Отчеты сводных таблиц и диаграмм Excel 
Отчет сводной таблицы Excel (Pivot Table) является интерактивным перекрестным 
отчетом, содержащим итоговые данные и выполняющим анализ данных, располо-
женных в книге или импортированных из внешних источников данных.

---

Оперативный анализ данных реляционной базы Access 
337 
Отчет сводной таблицы используется для суммирования, статистического анализа, 
исследования большого количества исходных сводных данных, содержащих повто-
ряющиеся значения, и представления их в удобном для понимания виде. Строки и 
столбцы подобной интерактивной таблицы базируются на данных из нескольких 
столбцов исходной таблицы. Ячейки области значений сводной таблицы представ-
ляют собой суммы значений одного из числовых столбцов исходной таблицы. При 
этом суммирование производится для тех строк исходной таблицы, в которых зна-
чения столбцов, совпадают с именами строки и столбца сводной таблицы, на пере-
сечении которых находится данная ячейка. т. е. выполняется группировка строк 
исходной таблицы по полям, используемым в строках и столбцах сводной таблицы, 
и вычисление итогов, которые выводятся в ячейках области значений.
Отчет сводной диаграммы Excel используется для визуализации данных и упроще-
ния процедуры сравнений, поиска закономерностей и тенденций. Диаграмма, как и 
отчет сводной таблицы, выполняя интерактивный анализ данных, позволяет поль-
зователю изменять представление данных, выполнять фильтрацию данных по раз-
личным параметрам, просматривать данные с различными уровнями детализации, 
выполнять группировку и подведение итогов по различным полям, перестраивая 
макет диаграммы, перетаскивая поля и показывая или скрывая элементы полей.
Создание отчета сводной таблицы начинается с выбора источника данных
. 
В об-
щем случае в качестве источника данных сводных таблиц Excel могут быть исполь-
зованы списки или диапазоны данных Excel, таблицы или запросы внешних реля-
ционных баз данных и OLAP — кубы служб аналитики, сохраняемые в многомер-
ной базе данных аналитических систем, например, SQL Server,
Oracle и др. 
Выбор в качестве основного источника для оперативного анализа данных реляци-
онных баз обосновывается наличием их в подавляющем большинстве предприятий 
и накоплением в них основных объемов данных со сведениями о функционирова-
нии предприятия. Без оперативных учетных систем не было бы детальных первич-
ных данных; нечего было бы анализировать. 
В Microsoft Office включены средства (драйверы), которые позволяют извлекать 
данные из различных источников, в том числе из Microsoft Office Access. Для из-
влечения данных из источников, для которых в Microsoft Office соответствующие 
средства не предоставлены, можно использовать средства других производителей.
Выбрав источник, пользователь может приступить к созданию макета, определяя, 
какие из полей таблицы источника данных будут участвовать в формировании 
строк, столбцов и страниц (фильтра) и какие из них будут использованы для вы-
числения суммарных значений. При этом в случае применения в качестве сумми-
руемых нечисловых полей можно вычислить количество соответствующих записей 
в исходной таблице. Осуществить разработку макета можно путем перетаскивания 
мышью наименований полей из списка полей исходной таблицы в соответствую-
щие области сводной таблицы.
На рис. 8.1 приведен пример отчета сводной таблицы для анализа стоимости зака-
занных товаров по различным покупателям и договорам по всем или некоторым 
месяцам года. 

---

338