Reja: Boshqaruv qarorlarining mohiyati va ularga qo’yiladigan talablar

3. Boshqaruv faoliyatiga oid qarorlarni qabul qilish
Ish jarayonini rejalashtirish deganda, boshqaruv ob’ektining zimmasiga yuklanadigan vazifa, uning oldiga qo’yiladigan aniq maqsad nazarda tutiladi. Boshqaruvchining qarori yozma yoki og’zaki tarzda ifodalanishi mumkin. Menejmentda mazkur holat boshqaruv qarorining qabul qilinishi, deb yuritiladi. Faoliyatni rejalashtirish – yagona maqsad yo’lida barcha tashkilot a’zolarining sa’y-harakatlarini (urinishi, izlanishi) uyg’un birlashtirishga yordam beruvchi vositadir. Boshqaruv tub ma’noda aynan faoliyatni rejalashtirishdan boshlanadi. Korxonani maqsadli faoliyati qanchalik muvaffaqiyatli kechishi ushbu vazifaning sifatli ijro etilishiga bevosita bog’liq.
Boshqaruv faoliyatiga oid qarorlarni qabul qilish quyidagi masalalarga oydinlik kiritishga yordam beradi:
* ayni vaqtda korxonaning ahvoli qay darajada? Bu savolga javob izlash davomida menejerlar tashkilotning kuchli va zaif tomonlarini tahlil qilishi lozim. Tashkilot faoliyatining muhim jihatlarini (moliyaviy soha, marketing, personalning imkoniyatlari) o’rganib chiqish asosida tashkilotning real imkoniyatlarini aniqlash mumkin bo’ladi.
* faoliyat maqsadi va yo’nalishi qanday bo’lishi lozim? Bu masalani yechimini izlash chog’ida menejerlar tashqi muhitni o’rganib, tashkilotning imkoniyatlari qanday, unga kimlar va nimalar to’sqinlik qilishi mumkin, degan savollarga javob topmog’i lozim.
* maqsadli qaoliyatni qay tarzda amalga oshirmoq kerak? Bu yo’nalishda menejerlarning asosiy vazifasi tashkilot a’zolarining oldiga qo’yiladigan aniq vazifalarni belgilab berishdan iborat.
Qaror qabul qilishdagi asosiy masala faqat muqobil variantni tanlash emas, balki boshqaruv oldida qo’yilgan maqsadning oqilona yechimini topishdan iborat. Shu sababli, qarorni ishlab chiqish jarayoni ayrim unsurlar mazmuni va ko’lamiga ko’ra xilma-xil va ancha murakkabdir. Qarorni ishlab chiqish jarayoni quyidagi bosqichlarni o’z ichiga oladi. Vaziyatni tahlil qilish. Muqobil variantni tanlash. Qaror qabul qilish jarayonidagi izchillik va undaga bosqichlar. Keltirilgan chizma taxminiy bo’lib vaziyatga va hal qilinayotgan holatning xususiyatlariga ko’ra o’zgarishi mumkin. Umuman qarorni ishlab chiqish jarayonida quyidagi savollarga javob topish lozim bo’ladi: Nima qilish kerak (obyekt mikdori va sifati)? Qanday xarajat (resurslar) evaziga? Qanday tarzda (texnologiyada) bajarish kerak? Kim uchun bajarish kerak? Qanday muddatda bajarish lozim? Kim tomonidan bajarilishi kerak? Qaysi joyda bajarish lozim? Qanday (iqtisodiy, sotsial, texnikaviy, ekologik) samara beradi?
Agar ushbu savollarga mikdor nuqtai nazardan to’g’ri javob topib, ularni makon va zamonda, shuningdek, resurs va bajaruvchilar bilan bog’lay olmasangiz, bilingki siz qarorni ishlab chiqish texnologiyasini to’liq uddalay olmagan bo’lasiz.
Qarorni ishlab chiqish jarayoni vaziyatni tahlil qilish va vazifani aniqlab olishdan boshlanadi. Vaziyatni tahlil qilish quyidagilarni amalga oshirishni talab qiladi: tahlil qilinayotgan obyekt holatini, uning sifat jihatlarini, resurslar bilan ta’minlanganligini tahlil qilish; mazkur obyekt samaradorligini eng yuqori samaraga ega bo’lgan o’xshash obyekt bilan taqqoslash; taqqoslanayotgan obyektlar ko’rsatkichlari o’rtasidagi tafovutlar sababini aniqlash; adabiyotlar manbaini, ilmiy-tadqiqot ishlari bo’yicha hisobotlarni, patent fondi, iste’molchilar imkoniyatlari va shu kabilarni tahlil qilish; ishlab chiqaruvchi va raqobatchilardagi ishlab chiqarishning tashkiliy-texnik darajasini tahlil qilish; mazkur obyektning taraqqiyot yo’nalishlarini shakllanti-rish va h...k. Boshqarish jarayonida doimo biron-bir masalani hal qilishga to’g’ri keladi. Chunki turli sabablar tufayli belgilangan parametrlardan og’ish sodir bo’ladi, yangi jarayonlarga zaruriyat tu­g’iladi, natijada ishlab chiqarish oldida paydo bo’lgan muam­moni bilish, uni tahlil qilish va hal etish zaruriyati yuzaga keladi. Qaror qabul qilish zarurati va tahlil qilinayotgan obyektdagi aniq vaziyat aniqlangach, turli yo’llar bilan erishiladigan qaror maqsad shakllantiriladi va uning yechimi bo’yicha vazifalar belgilanadi. Qarorning maqsadi yuqori organ tomonidan ko’rsatib berilishi mumkin. Masalan, g’alla yetishtirishni keskin ko’paytirish va g’alla mustaqilligiga erishish maqsad qilib qo’yildi. Bir qator mulohazalar asosida donni yetishtirishga eng yaxshi moslashadigan tumanlar aniqlanadi. Vazirlik ularning ixtisoslashuvini o’zgartirish to’g’risida qaror qabul qiladi va buning uchun u tumanlarni don yetishtirishga ko’chirish rejasini ishlab chiqadi. Tuman rahbarlari toshpiriq olgach, qarorni ish­lab chiqarishga tatbiq etish uchun har tomonlama tayyorgarlik ko’radi. Bu yerda asosiy maqsad va vazifa respublika uchun zarur bo’lgan don mahsulotini yetishtirishdir. Shunday qilib, mu­ammoni aniqlash, vaziyatni va muammoning kelib chiqish sabablarini aniqlashdan boshlanadi.
Vaziyatni aniqlash deganda muammoning kelib chiqish sabablarini tahlil qilish tushuniladi. Qachon vujudga keldi, qancha vaqt bo’ldi, tez-tez takrorlanib turadimi? Muammo asosan, mavjud bo’lgan holatning bo’lishi lozim bo’lgan holatga mos tushmaslik, noaniqlik, sabab va oqibatning aniq bo’lmasligi, bir necha muqobilning mavjudlik standartlardagi noaniqliklar. Vaziyatni tahlil qilish va muammoni aniqlash jarayoni. Muammo quyidagicha tushuncha va tasnifga ega. O’z vaqtida hal qilishdagi zarurlik darajasi, yechish imkoniyati umuman olganda yechimga ega emas. Mazkur sharoitda yechib bo’lmayadi, yechish mumkin.Tarkibiy tuzilishi: tarkiban aniq, bo’laklab-maydalab o’rganish imkoniyati bor. Tarkiban o’rtacha aniqlikda, faqat asosiy qismlarini o’zaro bog’lanishda o’rganish imkoniyati bor. Tarkiban bo’sh va faqat sifat nuqtai nazaridan o’rganish mumkin. Muammoning kelib chiqish sabablari. Chizmadan ko’rinib turibdiki, muammolar turli sabablar, ya’ni ko’zlanmagan holatlar, oldimizga qo’yilgan maqsadning yechimi bo’yicha bo’ladigan harakatlar, ayrim standartlarda mavjud mezonlarning noaniqliklari va nihoyat yo’l qo’yilishi mumkin bo’lgan tasodifiy xatolar tufayli vujudga kelishi mumkin. Bu muammolarning yechimi qaror modelini ishlab chiqish bilan bog’liq. Qaror modelini ishlab chiqish va maqbul variantni ajratib olish esa mezonlarni tanlash bilan bevosita bog’liq. Mezonlarni tanlash vazifalarning har xil variantlarini muhokama qilish, ularning kuchli va zaif tomonlarini aniqlashdan bosh­lanadi. Bu masalani hal qilishda taklif qilingan variantlarni iqtisodiy tahlil qilish muhim ahamiyatga ega. Berilgan variantlarni tahlil qilishda matematik, grafik, mantiqiy va boshqa usullar qo’llaniladi. Tanlab olingan variantning maqsadga muvofiqligi va afzalligi iqtisodiy, ijtimoiy, siyosiy, tex­nik va boshqa mezonlar bo’yicha umumiy tarzda baholanadi.
Muammo tushunchasi va uning tasnifi. Eng maqbul qarorni ishlab chiqish ko’p jihatdan omilkor kishilarning va, ayniqsa, kelgusida shu qarorni bajaruvchilarning fikri naqadar to’la hisobga olinganligiga bog’liq. Mezonlar tanlab bo’lingach, aniq omillar va sharoitlarni tanlashga o’tiladi. Zero, ishlab chiqarish natijalari va maqsadning amalga oshuvi shularga bog’liq bo’ladi. Bularga yana resurslar, (moddiy, moliyaviy, mehnat), texnika va texnologiya, topshiriqni bajarishga ketadigan vaqt, xom ashyo yetkazib beruvchilar, o’zaro aloqalar va hokazo kiradi. Shundan so’ng qaror tayyorlashning navbatdagi bosqichiga o’ti­ladi. Bu bosqichda qo’yilgan vazifani bajarish modeli ishlab chiqiladi. Model — bu boshqaruv oldida turgan vazifani hal etish chizmasidir. Model oddiy yoki dasturlashni talab qiluvchi, murakkab bo’lishi ham mumkin. Murakkab qarorlarni qabul qilishda matematik yoki statistik modellardan foydalaniladi. Bu modellar muammolarni miqdor jihatdan tavsiflaydi va optimal variantli boshqarish qarorini qabul qilish uchun asos xizmatini o’taydi. Modellashtirish quyidagi bosqichlarni o’z ichiga oladi: tahlil qilinadigan muammolar tarkibiy qismlarga bo’linadi, omillar aniqlanadi, tanlab olingan omillarning o’zaro aloqasi aniqlanadi va o’zaro ta’siri baholanadi, vazifani hal etish modeli belgilanadi. Qarorlarni tanlash, ularni uzil-kesil qabul qilish rahbar tomonidan amalga oshiriladi. Bunda rahbar qarorni yakkabosh­chilik asosida qabul qilishi mumkin. Odatda, yakkaboshchilik ko’pchilik fikri bilan birgalikda qo’shib olib boriladi, ya’ni tanlangan qaror varianti tegishli tashkilotlar bilan kelishib olinadi; qaror uzil-kesil qabul qilinadi va hujjat (buyruq, farmoyish berish, rejani tasdiqlash va h...k. lar) bilan rasmiylashtiriladi; qaror ijro etuvchi shaxslarga yetkaziladi (38-chizma). Qaror loyihasini bajaruvchi bajarishni o’z zimmasiga oladi. Resurs bilan ta’minlash kafolatlanadi. Mutaxassis (to’g’ri rasmiylashtirilganligini tasdiqlaydi. Qarorni amaliyotga joriy qilish grafigi qaytariladi va qayta ishlashga yo’llaydi. Tasdiqlaydi. Qarorning bajarilishini nazorat qilish grafigi yakuniy qaror Ijro. Yakuniy qarorni qabul qilish bosqichi. Har qanday qarorni qabul qilishda rahbar quyidagi 10 ta tamoyilga amal qilsa, foydadan holi bo’lmas edi. Tafsilotlarni bilib olishdan oldin muammoni to’laligicha hal qilish lozim. Ehtimol tutilgan hamma variantlarni ko’rib chiqmagunga qadar qaror qabul qilma. Hatto hamma tan olgan haqiqatlarga ham shubha bilan qara, ular­ni rad etishdan qo’rqma. Muvaffaqiyat juda oz bo’lib ko’ringanda ham oldingda turgan muammoga turli xil nuqtai nazarlardan qarashga intil. Hal qilingan muammoning mohiyatini yaxshiroq tushunib olishga yordam beradigan model yoki o’xshashlikni izla. Haqiqatga yaqinlashish uchun imkoni boricha ko’proq savollar ber. Hayolingga kelgan birinchi qaror bilan qanoatlanib qolma. Uzil-kesil qaror qabul qilishdan oldin o’z muammolaring haqida biron-bir kishi bilan gaplashib ko’r. O’z sezgi va hissiyotingga e’tibor bilan qara. Har bir kishi hayotga va har kuni paydo bo’lib turadigan muammolarga o’z nuqtai nazaridan qarashini unutma. Imkoni boricha kamroq farmoyish berish kerak. Tajriba shuni ko’rsatadiki, farmoyish qanchalik ko’p bo’lsa, uni bajarish va ijrosini nazorat qilish shunchalik qiyin bo’ladi. Bir vaqtda bir necha farmoyish berish tavsiya etilmaydi. Topshiriqlarni har xil vaqtda, bajarilish izchilligiga qarab berish maqsadga muvofiqdir.
Qarorlarni bajarish —bu oqibat natijasida yuqori bo’lganda qabul qilingan rejalarni, shuningdek shu rejalar aso­sida quyi bo’g’inlar (sex, uchastka, brigada, smena, har bir xodim) uchun tuzilgan reja yoki topshiriqlarni bajarish demakdir. Qaror, eng avvalo, buyruq yoki farmoyish tarzida rasmiylashtiriladi, so’ngra u ma’muriy hujjat tusini oladi. Unda aniq ijro­chilar, bajarish muddatlari, nazorat qilish usullari va hakozolar ko’rsatilgan bo’ladi. Qarorlarning bajarilishiga rahbarlik qilish — bu firma, kor­xona, sex, uchastka, brigadaning boshqarish apparati tomonidan ishlab chiqarish yoki xizmat ko’rsatish jarayonida rahbarlik qilish bo’yicha aniq masalalarni hal etish demakdir. Bunda har bir bo’linma o’zining funksional vazifasini ba­jarish bilan band bo’ladi. Binobarin, boshqarishning yagona tizimi amal qiladi. Shu tariqa barcha boshqaruv bo’linmalari bir-biriga o’zaro ta’sir ko’rsatib, bosh rejalarning bajarilishini ta’minlaydi. Rahbarning asosiy vazifasi boshqaruv tizimini maqsadga muvofiq uyushtirishdan va o’zi uchun ishlab chiqarishning tub masalalari bilan shug’ullanish imkoniyatini yaratishdan iboratdir. Qarorlarni bajarilishiga rahbarlik qilish jarayonida rahbarning vazifasi xodimlarning shaxsiy manfaatlarini umum-manfaatlari bilan muvofiqlashtirishga erishishdan iboratdir. Jamoaga muvaffaqiyatli rahbarlik qilish farmoyish berish va nazorat qilish usullari, shakllari va texnikasini bilishgina emas, balki topshiriqlarni bajarishga xodimlarni safarbar eta olish qobiliyatini ham talab qiladi. Erishilgan yutuqlarni rahbar faqat o’zining xizmatlari etib ko’rsatmasligi lozim. Qaror ijro etilmay qolganda aybdorni jazolashdan oldin buning sabablarini diqqat bilan o’rganish zarur. Ko’pchilik rahbarlar yaxshi qaror qabul qilishni bilmasliklari tufayli emas, balki ularni amalga oshirishni tashkil qila bilmasliklari sababli o’z lavozimlariga mos kelmay qoladilar. Ba’zida bir masala yuzasidan ikki-uch martalab qaror qabul qiladilar. Qarorlarning bajarilmay qolish sabablari ham mana shundadir. Qarorni muvaffaqiyatli amalga oshirish uchun ko’rgazmali chizma jadval tuzish lozim. Unda ijrochilar, bajarish muddatlari, taqsimlangan ish hajmi, obyektlarga bo’linish, sarflanadigan o’rtacha vaqt, moddiy va ma’naviy resurslarga bo’lgan ehtiyoj qayd qilinadi. Tashkiliy reja ijrochilarga yetkaziladi, tushuntiriladi, zarur bo’lgan taqdirda yo’l-yo’riq, uslubiy ko’rsatmalar beriladi.
Qarorlarni bajarilishiga rahbarlik qilishda rahbar muayyan me’yoriy hujjatga tayanadi. Korxona, firma to’g’risidagi Qonun yoki Nizom ana shunday me’yoriy hujjatlardan hisoblanadi. Bu xujjatda mazkur korxona (bo’linma)ning asosiy vazifalari, huquq va majburiyatlaridan tashqari uning shtat jadvali va ma’muriy rahbar (boshlik, mudir) ko’rsatilgan bo’ladi. Nizomda ko’pincha ushbu bo’linmaning boshqa xizmatlar bilan funk­sional aloqalari tartibga solinadi. Shunday qilib, har bir boshqaruv bo’limi yaxlit uyushtirilgan bo’lib, uni bitta rahbar boshqaradi. Xodimlar o’rtasida majburiyatlar va javobgarlik ular uchun mustaqillik va tashabbus ko’rsatishning eng ko’p imkoniyatlarini ta’minlaydigan qilib taqsimlanadi. Har bir bo’limda barcha xodimlarning vazifalari, javobgarligi va huquqi: "Huquq vazifasiz, vazifa huquqsiz bo’lmaydi" Ba’zan rahbarlar o’rtasida bir-birining ishiga aralashish hollari ro’y beradi. Bunday harakat ham rahbarlar orasida ma’­lum norozilikni keltirib chiqaradi.
Boshqarish jarayonidagi oxirgi bosqich — bu qabul qilingan qarorlar ijrosini nazorat qilishdir. Nazorat —bu qayta (javob) aloqa shakli hisoblanib, yuqori boshqaruv organi tomonidan chiqarilgan buyruq, farmoyish va belgilangan rejalarning joylarda bajarilish darajasi to’g’risidagi ma’lumotni aniqlash usulidir. Haqiqiy holatni bilmasdan va dalillarni tekshirmasdan turib, to’g’ri va oqilona rahbarlik qilib bo’lmaydi. Quyi bo’g’inlarni boshqarishda asosan hisobga olishning tezkor va buxgalte­riya hisobi turlaridan foydalaniladi. Yaxshi yo’lga qo’yilgan hisobga olish samarali qarorlar ishlab chiqish, ularning bajarilishini kuzatib borish imkonini bera­di. Hisobga olishdagi chalkashlik, odatda ishlab chiqarishni boshqarish ahvolning yomonligidan va katta kamchiliklar mavjudligidan dalolat beradi. Nazorat funksiyasi rahbarning eng muhim vazifasidir. Rahbar qabul qilinadigan qarorlarning tashabbuskori bo’lganligi sababli u shu qarorlarning bajarilishi ustidan nazoratni tashkil qilishning ham tashabbuskori bo’lishi kerak. Qarorlarning ijro etilishini nazorat qilmaydigan rahbar o’zi ishlayotgan ishlab chiqarishga emas, balki boshqa korxonalarga ham zarar yetkazishi, ya’ni ularning ishida kechikishlar, uzilishlar paydo bo’lishiga sababchi bo’lishi mumkin, degan tamoyilga amal qilingan holda aniq belgilanadi. Shunga binoan har bir xodimga majburiyat, huquq va javobgarlik yozma tarzda aniqlashtiriladi. Bu esa xodimlarni bir-birlarining ishiga aralashishidan holi qiladi. Nizomga binoan odatdagi sharoitlarda rahbar faqat bevosita bo’ysunuvchilargagina farmoyish beradi. Boshqa bo’ysunuvchilarga farmoyish faqat ularning bevosita rahbarlari orqali beriladi. Masalan, sex boshlig’i formal jihatdan xizmat bo’yicha o’zidan past turgan barcha xodimlarga buyruq berish huquqiga ega. Biroq, u bevosita rahbarlarni chetlab buyruq berganda, bu hol: tashkiliy parokandalikka olib keladi, intizomga salbiy ta’sir ko’rsatadi, ko’ngilsiz sotsial oqibatlarni keltirib chiqaradi. O’z qarorining ijrosini tekshirmagan rahbar, intizomsiz, ijrochilarni noto’g’ri tarbiyalagan rahbar hisoblanadi. Yaxshi yo’lga qo’yilgan nazorat ishonchli aloqadir. Bunday aloqa bo’lmasa, boshqarish tizimi normal ishlay olmaydi, boshqarish qarorlarining amalga oshirilishiga zarur bo’lgan hollarda tuzatishlar kiritib bo’lmaydi. Qarorning bajarilishini nazorat qilish xulosalar chiqarishni ham o’z ichiga oladi. Bundan maqsad qarorning haqiqiy natijasi va samarasini aniqlash, shuningdek, qaror qabul qilish vositalaridan foydalanish tajribasini umumlashtirishdir.