R. P. Heling msc & Drs. A. A. de Haas

Informal behavior/Department forming 
 
Conclusion from literature study 
Because privately owned fixed workplaces are replaced by flexible working arrangements, floors will 
consist of big non-territorial area, forcing employees to work together in a melting pot of different 
departments.  Since  physical  layout  determines  the  structure  of  social  systems  and  interaction 
between people in an organization, the move to non-territorial open space planning may contribute 
to a shift from formal to informal behaviors within an organization. The changing physical layout by 
NWW might thereby lead to another way of department forming.   
 
The  interview  questions  regarding  informal  behavior  and  department  forming  did  not  have  a 
distinction between the business and academic environment. Therefore, most respondents reported 
on informal behavior and department forming in general. Their responses are described at ‘business 
environment’. When respondents also elaborated on the academic environment, their responses are 
described at ‘academic environment’.  
 
Business environment 
Informal behavior 
More open space planning caused by NWW implementation results in more informal behaviors (Resp. 
1; Resp. 5; Resp. 6; Resp. 8; Resp. 9; Resp. 10; Resp. 12; Resp. 13; Resp. 14; Resp. 16). Open space 
planning  creates  more  opportunities  for  accidental  encounters  (Resp.  17).  Where  in  the  past 
employees were required to sit with their own department, with NWW they can choose when they 
form  a  group  for  the  benefit  of  their  work  (Resp.  2).  Thereby  you  more  frequently  sit  with  other 
colleagues whom you’ll otherwise never have talked to, which lowers the threshold to talk to each 
other  in  the  future  (Resp.  12).  The  increase  in  informal  behavior  is  related  to  the  decreasing  gap 
between managers and employees. This is visible on the work floor, where managers and employees 
sit  in  the  same  open  space,  making  everybody  more  accessible  (Resp.  15;  Resp.  1).  This  is 
strengthened by the fact that everybody and everything is more visible and can easily be judged by 
everybody else in the organization, making it impossible to hide behind a title or role (Resp. 15). Resp. 
5 states that data have shown that the increase in informal behaviors is simply because employees in 
an  open  space  planning  get  way  more  non-work  related  distractions  and  interruptions  a  day  (1.5 
hours a day) as opposed to people who work in more private environments (35-38 minutes a day). 
The question thus is whether these informal behaviors are work-related (Resp. 5). 
 
“
Now  we  all  believe  we  can  talk  to  anybody  of  the  organization,  wherever  they  are  in 
hierarchy
.” (Resp. 15) 
 
The  degree of informal behavior  depends on the type of employees; some  people make a work or 
personal  related  choice  to  approach  or  avoid  others,  making  an  open  environment  not  the  only 
factor  for  determining  the  degree  in  which  informality  is  influenced  (Resp.  7).  Employees  can  be 
distinguished  in  two  groups.  The  first  group  is  motivated  by  their  work,  making  colleagues  a  side 
issue. The second group is motivated by their colleagues, making the job a side issue. This first group 
is  more  autonomous  and  has  a  higher  work  profile.  The  second  group  concerns  lower-grade 
administrative functions, in which the bonding culture is more important. Higher levels of autonomy 
thus  equals  attaching  less  importance  to  this  bonding  (Resp.  4).  There  can  also  be  differences 

---

 
84 | 
P a g e
 
 
between generations. Younger people are better at attaching, detaching, and making contacts, while 
older people make more considered contact with a specific purpose, making it less likely for them to 
come  in  an  informal  mode  (Resp.  6).  Furthermore,  societal  developments  play  a  role  in  increasing 
behaviors as well (Resp. 14).  
 
Just as with the decrease of hierarchy, increasing informal behaviors in organizations is not solely a 
result of NWW; societal changes contribute to this as well (Resp. 14; Resp. 15). Furthermore, Resp. 
17 mentions an example where open space planning has led to more formality, since the employees 
working  there  want  it  to  be  noiseless.  Informal  behaviors  have  disappeared,  despite  decreasing 
hierarchy and open space planning. Therefore, an organization needs to create the opportunity for 
informal behaviors on the workplace  and create  concentration rooms for those  who want  to work 
quietly.  This  can  be  guaranteed  by  looking  at  walking  routes  with  the  use  of  heat  mapping,  and 
create  meeting  opportunities  on  these  routes  (Resp.  17).  Furthermore,  when  working  remote,  an 
organization  can’t  rely  on  people  bumping  into  each  other,  making  the  possibilities  to  interact 
informally even more important for virtual teams (Resp. 13).  
 
Resp. 11 states that there is not a lot of evidence that suggests that NWW is actually making more 
serendipities,  encounters,  and  informal  meetings  happen.  People  are  allowed  to  work  anywhere, 
which  results  in  low  occupancy  rates  and  heavily  underutilized  offices  (Resp.  11).  Furthermore, 
informal  behavior  such  as  talking  about  private  problems  or  gossiping  among  colleagues  will 
decrease,  since  everything  becomes  more  visible.  In  this  case,  an  enclosed  workplace  suits  better 
(Resp. 3; Resp. 17). 
 
It  thus  seems  like  informal  behavior  within  the  business  environment  can  increase  due  to  NWW, 
provided that you facilitate this in your housing concept by creating areas for this informal behavior 
to take place. However, the increase of informal behavior may be thwarted by the lack of colleagues 
in the workplace, since everybody is allowed to work wherever they want. Opinions vary whether an 
increase  in  informal  behavior  has  solely  to  do  with  the  open  space  planning,  or  if  aspects  such  as 
decreasing hierarchy, cultural changes or generational differences play a big role in this as well.