Project Management For Dummies / Управление проектами для "чайников"

Подготовка совещания 
• Определите цель совещания, 
• Подумайте, кого приглашать и зачем. Если нужно, чтобы прозвучала новая 
информация, — решите, кто ею обладает. Если нужно принять решение — выясните, у 
кого достаточные полномочия и авторитет, чтобы его поддержали. 
• Оповестите о совещании так, чтобы все знали. 
• Напишите повестку для совещания с указанием тем и времени для обсуждения. 
• Предварительно распространите копии повестки дня и справочных материалов, 
чтобы участники могли подготовиться. 
• Не проводите совещание больше двух часов. Незачем принуждать людей 
присутствовать, если не можете заставить их думать о теме обсуждения. Сложные или 
многочисленные вопросы лучше разделить на несколько заседаний. 
Проведение совещания 
• Начинайте вовремя, даже если не все присутствуют. Подождете кого-то одного — в 
следующий раз будете ждать всех! 
• Назначьте следящего за регламентом, который при необходимости напомнит, что 
время обсуждения по вопросу исчерпано. 
• Ведите протокол: кто выступал, сколько, на какую тему, какие поступили 
предложения и приняты решения. 
• Ведите учет, как решения собрания воплощаются в жизнь, чтобы оценить 
эффективность их обсуждения. 
• Если для принятия какого-либо решения недостаточно информации или 
отсутствуют необходимые лица, данный вопрос следует снять с обсуждения. 

---

• Заканчивайте совещание своевременно. 
Обеспечьте: 
• ведение совещания согласно установленному порядку; 
• наблюдение за важностью обсуждаемых тем; 
• деловой характер выступлений и обсуждений. 
Подготовка отчета о ходе работ проекта
Самым обычным периодическим письменным сообщением по проекту является отчет 
о проделанной работе — описание сделанного за отчетный период, возникших 
затруднений и мер по их устранению, а также планируемых на следующий период 
работ. 
Отчет о проделанной работе — это способ вовлечения ключевых лиц аудитории 
проекта. С его помощью вы также предоставляете информацию соисполнителям для 
оказания соответствующей поддержки. И еще это повод пересмотреть достигнутые 
результаты и, возможно, заметить скрытые проблемы, требующие принятия срочных 
мер. 
Чтобы решить, кому отправлять периодические отчеты о проделанной работе, 
задайте себе вопросы. 
• Кому следует знать о вашем проекте? 
• Кто хочет знать о вашем проекте? 
• Кого бы вы хотели держать в курсе? 
Разумеется, первыми кандидатами будут: ваш начальник и другие представители 
высшего руководства, клиент или заказчик, участники проекта и те, кто помогает 
выполнять работы, заинтересованные лица и те, кого вы хотите заинтересовать. 
Отчет должен содержать такие сведения. 
• Достигнутые результаты. С этого следует начинать. (Только не больше 
страницы!) 
• Подробное описание процесса выполнения. Опишите в деталях, чего удалось 
достичь, какая работа выполнена, какие этапы пройдены, сколько отработано часов и 
истрачено средств. 
• Затруднения и неблагоприятные обстоятельства. Отметьте возникшие за 
отчетный период неблагоприятные обстоятельства и проблемы, а также предложения 
по устранению последних. 
• Утверждение изменения плана. Сообщите обо всех утвержденных изменениях, 
внесенных в план за отчетный период. 
• Риски проекта. Пересмотрите оценку факторов рисков проекта в связи с 
произошедшими и вероятными изменениями, а также возможное влияние последних на 
существующий план. 
• Планы на следующий период. Перечислите основные планируемые работы и 
намеченные результаты на следующий период. 
Вот советы, которые вам помогут. 
• Приведите доклад в соответствие с интересами и потребностями адресата. 
Сообщайте о том, что представляет для него интерес и/или потребность. Возможно, 
придется составлять разные отчеты для разных групп аудитории проекта. 
• Если вы готовите разные отчеты, то начните с самого подробного. Это 
обеспечит их единообразие и поможет исключить дублирование. 
• Независимо от запросов аудитории проекта, представляйте отчеты не