|
реже одного раза в месяц.
• Убедитесь, что вся информация о результатах, графике работ и расходе
ресурсов относится к данному отчетному периоду. Это не всегда легко.
Информация о том, что учитывают сами участники проекта, вполне доступна, а вот, к
примеру, получить в бухгалтерии данные по расходам не всегда удастся раньше конца
месяца.
• Всегда давайте сравнение проделанного с запланированным. Без такой
информации отчет будет неполным.
• Никаких неожиданностей. Но если все-таки какая-нибудь произошла, то
примите срочные меры по ее устранению. Чтобы в отчете можно было написать: были
такие-то затруднения, которые устранены такими-то действиями.
• Обсуждайте содержание ближайшего отчета на совещаниях.
Организация основных собраний проекта
Несомненно, постоянная поддержка всех представителей аудитории проекта —
важное условие успеха. Она зависит от их осведомленности о ходе работ и развитии
событий проекта. Ваша задача — обеспечить это условие.
Одним из средств выполнения этого условия будут совещания и встречи, из которых
к основным относятся следующие.
• Регулярные совещания участников. На них обсуждаются текущие вопросы.
Они также призваны способствовать укреплению доверия и трудовых отношений.
• Внеочередные
совещания
участников.
Проводятся
для
обсуждения
неожиданных проблем.
• Встречи с руководством. На них обсуждаются достижения, ход работ проекта, а
также проблемы и неблагоприятные ситуации, для разрешения которых требуется
помощь руководства. По крайней мере, хотя бы напомните им о своем проекте.
Теперь осветим эту тему подробно.
Регулярные совещания участников проекта
Это хорошая возможность напомнить участникам проекта о его назначении и целях,
а также ощутить в целом масштабы деятельности по реализации проекта. Такие
совещания способствуют сплочению команды проекта.
Повестку дня регулярных совещаний нужно предварительно обсудить с разными
участниками. Если кто-то из них не сможет присутствовать, предложите ему
участвовать дистанционно. (В главе 16 обсуждаются технические возможности этого.)
В дополнение к советам по эффективной организации совещаний учтите и такие
рекомендации.
• Даже на регулярные собрания следует приготовить письменную повестку дня,
предварительно ознакомить с ней участников, учесть предложения.
• Перед собранием распространите данные о выполнении проекта за последний
период.
• Раздайте, также предварительно, другие справочные материалы по темам
обсуждения.
• Ограничивайте затянувшиеся дискуссии. Требующие глубокой проработки
перенесите на отдельное собрание.
• Начинайте и заканчивайте собрание строго по расписанию (повторяю еще раз!).
• Подготовьте и раздайте регламент выступлений.
Внеочередные совещания
Такие совещания проводятся для обсуждения неожиданно возникших обстоятельств,
поэтому не всегда нужно собирать всех участников. Рекомендации здесь такие.
• Определите лиц, которых это касается, и пригласите их.
• Укажите причину, по которой собрались, и как вы надеетесь с ней справиться.
• Тщательно запишите все предложения и оцените возможность их реализации.
Встречи с руководством
Пользуйтесь возможностями скромно напомнить высшим руководителям о своем
проекте и его значении для организации. Они хоть и утвердили его, скажем, месяц
назад, но в организации, вероятно, много и других дел.
Комиссии по проверке хода выполнения проекта обычно состоят из представителей
различных специализированных подразделений и возглавляются директором. А
проводите встречу вы, на правах хозяина. Основное ее назначение — ознакомить
начальников функциональных подразделений с процессом выполнения проекта и
вопросами его обеспечения, а также заручиться поддержкой высшего руководства.
Руководители организации оценивают соответствие выполняемых задач высшим
приоритетам организации, особенно если последние изменились.
Вот советы, как сделать встречу с руководством полезной для
вас.
• Определите, что их интересует в первую очередь, и начните с этого.
• Ваше выступление должно быть непродолжительным, только основные
темы.
• Будьте готовы дать подробные ответы на возможные вопросы.
• Выделите время на эти вопросы.
• Дайте оценку рискам проекта на текущий момент и информацию о
действиях по их уменьшению.
• Раздайте листки с перечислением основных тем выступления.
• После встречи подготовьте и раздайте небольшие отчеты о проведенной
встрече.
Нечего обсуждать, когда нечего обсуждать
Несколько лет назад в начале своего трехдневного курса лекций по руководству
проектами я, как обычно, спросил слушателей, чего они ожидают от этих лекций. Один
мужчина заявил, что он и так хорошо разбирается во всем, а здесь находится по
распоряжению руководства и не ожидает услышать ничего нового, только теряет
время.
Я поинтересовался, почему он так настроен, и в ответ услышал историю. Год назад
этот человек участвовал в большом важном проекте. Дела шли так плохо, что
организация была вынуждена нанять консультанта. Тот, после нескольких дней
расспросов и наблюдений, пришел к выводу, что причина — низкий уровень общения в
коллективе. Все были настолько загружены, что не могли выкроить минутку, чтобы
поделиться мнениями, соображениями и впечатлениями.
Тогда руководство распорядилось проводить часовые совещания каждый
понедельник. Отложив свои дела, неохотно, участники собрались первый раз. Несмотря
на все сомнения, они продуктивно провели совещание. Наконец-то участники проекта
смогли поговорить друг с другом и обсудить проблемы. На втором им уже почти нечего
было сказать друг другу. А после третьего они, разгневанные бессмысленной тратой
драгоценного для проекта времени, отправились к руководству требовать отмены
совещаний под угрозой массового увольнения! На том совещания и закончились.
Не только я, но и все присутствовавшие в аудитории согласились с рассказчиком.
Незачем проводить совещания только потому, что вам или кому-то кажется это
полезным. Выясните, что нужно обсудить и решить, тогда и проводите. А если
совещание становится бесполезным, прекратите его.
Do'stlaringiz bilan baham: |
