Предложите провести собрание вне работы. Вне рабочей обстановки
люди чувствуют себя комфортнее и раскованнее.
Предложите такую повестку дня.
• Введение.
• Обзор выполнения проекта.
• Какие
результаты достигнуты, насколько выдержан график работ и как
израсходованы ресурсы.
• Подходы к планированию.
• Система и методы сопровождения проекта.
• Система обмена информацией.
• Работа коллектива.
• Обсуждение особых достижений.
• Заслушивание комментариев руководства и заказчиков.
• Обсуждение наработанного опыта и путей его применения в будущем.
Ведите
протокол
совещания.
Прозвучавшие
дельные
предложения могут пригодиться в будущем.
Использование материалов совещания по итогам проекта в
будущем
Часто из-за ожидающих своей очереди новых проектов трудно найти время для
анализа и изучения только что полученного опыта. Однако
положительные наработки
должны быть использованы в новых проектах, а ошибки — осмыслены и исключены из
практики.
Слушательница моих лекций поделилась своей озабоченностью по поводу
одной сложной ситуации. Какое-то время назад она руководила проектом
продолжительностью в год. Поставленные цели были в основном достигнуты, но ценой
перерасхода бюджета, срывов графика, морального и
физического истощения
участников из-за работы в условиях длительного кризиса.
Как раз за месяц до нашего разговора она посвятила целый день анализу только что
выполненного проекта. На совещании подробно обсуждались удачи и промахи, а также
возможности использования полученного опыта в будущем.
Все получили новые назначения, но вскоре она стала замечать,
что бывшие
участники ее проекта повторяют те же самые ошибки, которые обсуждали целый день и
клялись больше не допускать! Это ее огорчило и озадачило: что же она сделала не так,
почему полученные уроки не идут впрок?
Пытаясь ей помочь, я задал такой вопрос: а как реагировали участники на
розданные после совещания копии рекомендаций. Ее это ошеломило.
Она вспомнила,
как больше десятка руководителей высшего и среднего звена целый день обсуждали
план и стратегию улучшения делопроизводства, но
никто не догадался записать
результаты этих дискуссий. Не удивительно, что потом люди забыли,
как именно
следует поступать.
Так что не забудьте после подведения итогов проекта подготовить и раздать
памятки, содержащие:
• наработки, рекомендуемые для применения в следующих проектах;
• мероприятия по их внедрению;
• методы, которые нужно исключить из практики;
• мероприятия
по их искоренению;
• альтернативные методы, которые можно применить.
Do'stlaringiz bilan baham: