Практические занятия 11-12

1.3. Подготовьте письменное сообщение «Специфика организации приема заграничной делегации. Правила проведения переговоров, подготовка к беседе».

Формирование делегации − первый формальный шаг в рамках проводимых подготовительных мероприятий. Здесь действуют следующие правила.

1. Встречающиеся делегации должны быть по составу равночисленны или, во всяком случае, не должны существенно друг от друга отличаться.
2. Глава принимающей делегации должен соответствовать по своему служебному статусу главе иностранной делегации.
3. Если в состав иностранной делегации входит женщина, то весьма желательно включить женщину и в состав принимающей группы.
4. Весьма желательно, чтобы члены принимающей делегации владели языком, на котором будут идти переговоры, или был организован синхронный перевод выступления гостей.
Свою работу созданная переговорная группа начинает с составления программы пребывания делегации и плана проведения переговоров. На основе этих документов разрабатывается бюджет организации встречи.
После того как утвержден бюджет встречи, прежде всего, решаются хозяйственные вопросы: определяется место для размещения иностранной делегации, вопросы материального обеспечения и обслуживания (питания, автотранспорта и т.д.) участников переговоров, подбирается и оборудуется помещение для переговоров. Здесь действуют следующие обязательные требования:
• в отношении места размещения гостей. Номера должны быть достаточно удобны ми, обязательно оборудованными телевизором, телефоном, холодильником (в холодильнике должна быть минеральная вода, соки) и находиться на внешней стороне гостиницы. При этом пи в коем случае не допустимо поселять двух человек в один номер;
• в отношении обеспечения автотранспортом. Лучшим вариантом для делегации, конечно, является микроавтобус, но если предоставить его возможности нет, то даже для делегации из трех человек желательно иметь под рукой два легковых автомобиля (один для руководителя делегации);
• в отношении помещения для переговоров. Желательно, чтобы комната для переговоров была достаточно удалена от производственных помещений, была комфортабельна и эстетично оформлена и имела прихожую, в которой размещается холодильник, буфет с посудой, а также все необходимое для сервировки чая и кофе. Очень полезно в переговорной комнате иметь наглядную информацию (стенды, образцы продукции, сведения о связях принимающей компании в России и за рубежом). Для того чтобы в полной мере донести до сведения партнера нужную позитивную информацию о принимающей компании и ее продукции, нужно иметь представительские папки со снимками, буклетами и текстовыми материалами.
Для успешного ведения переговоров и во избежание досадных недоразумений, как рабочего, так и бытового характера весьма желательно собрать хотя бы минимальные сведения о приезжающих на встречу членах делегации (личные качества, национальные особенности, увлечения и привычки, уровень компетентности, знание русского языка, отношение к России, политические симпатии).
Совершенно необходимо также иметь к началу переговоров данные о:
• курсах валют на ближайшую дату;
• транспортных тарифах и фрахтовых ставках;
• стоимости переработки товаров в портах и на железнодорожных станциях;
• действующих ставках таможенных пошлин и т.д.
Отдельную группу подготовительных задач составляют вопросы разработки стратегии и тактики проведения переговоров, распределения обязанностей между участниками переговорной команды и выработки сценария хода переговорного процесса. Обсуждается также список вопросов, которые желательно выяснить у представителей инофирмы. Как правило, зарубежные партнеры бывают очень хорошо информированы о ситуации на рынке, имеют большой опыт ведения переговоров. Следует помнить, что информация должна быть взаимной, поэтому стоит заранее подумать о том, что могло бы заинтересовать иностранцев как собеседников. Намечаются желательные результаты переговоров, назначается ответственный за ведение протокола. Устанавливается регламент хода переговоров. Обычно представители инофирмы приезжают на сравнительно короткий срок (примерно на 5 дней). Целесообразно ограничивать время проведения единичных переговоров 2-3 часами. Например, с 10.00 до 12.30 или с 15.00 до 18.00. Назначение встречи позднее 12.30 может быть расценено партнерами как приглашение по окончании беседы на обед, а позднее 18.00 − на ужин. После того как выяснены все перечисленные вопросы и назначены лица, которым предстоит встречать зарубежную делегацию, подготовка переговоров переходит в плоскость практических действий.