Самоучитель Microsoft Access 2013

Глава 3 
Рис. 3.18. 
Окно построителя с выражением для проверки данных в поле 
Помимо проверки поля можно выполнить проверку записи. Выражение, в ко-
тором проверяются ограничения на значения, которые могут быть введены
в запись, заносится в соответствующую строку свойств таблицы. Например, 
для проверки записи некоторой таблицы можно записать выражение 
[Год
поступления в вуз]< [Год окончания вуза]
. Это ограничение будет прове-
ряться при вводе или изменении значения как в поле 
[Год поступления 
в вуз]
, так и в поле 
[Год окончания вуза]
. В режим таблицы также можно за-
дать правила проверки поля и записи. Для этого предназначены соответст-
вующие команды на ленте 
Работа с таблицами | Поля
в группе 
Проверка 
поля | Проверка
(Field Validation | Validation); 
для полей с числовыми данными 
ЦЕНА
и 
СТАВКА_НДС
задайте свойство 
Значение 
по умолчанию
(Default Value), например, равное 
0
. Это позволит правильно вы-
полнять арифметические операции с этими полями; 
дополните таблицу ТОВАР вычисляемым полем, которое будет содержать цену 
с НДС. Для этого задайте имя поля, например, 
Цена с НДС
, выберите тип данных 
Вычисляемый
(Calculated). Откроется построитель выражений, где выбирая 
поля, имеющиеся в таблице ТОВАР, и знаки операторов, постройте выражение 
ЦЕНА+ЦЕНА*СТАВКА_НДС
. Это же выражение будет записано в соответствующую 
строку общих свойств поля. Можно записать или откорректировать выражение в 
этом свойстве, не прибегая к помощи построителя. Выберите для свойства поля 
Тип результата
(Result Type) значение 
Денежный 
(Currency).
З
АМЕЧАНИЕ
Если в некоторых записях таблицы не будет введено значение цены или ставки НДС, 
а для значения по умолчанию не было указано никаких числовых данных, результат

---

Создание базы данных 
117 
в вычисляемом поле не отобразится. Это связано с тем, что при отсутствии значения 
в поле оно получает значение 
Null
, с которым не могут производиться вычисления.
Теперь определим первичный ключ таблицы. Выделим поле 
КОД_ТОВ
, щелкнув 
кнопкой мыши на области маркировки слева от имени поля, и нажмем кнопку 
Ключевое поле 
(Primary Key) на вкладке ленты 
Конструктор
(Design) в группе 
Сервис
(Tools) (см. рис. 3.16). Признаком установки ключа является изображение 
ключа слева от имени поля. Определим свойства ключевого поля в соответствии 
с табл. 3.1. 
З
АМЕЧАНИЕ
Для инвентарных номеров и других номеров или кодов, которые часто выступают в 
качестве ключей и не используются в математических вычислениях, вместо числового 
целесообразно выбрать текстовый тип данных. 
Сохраним созданную структуру таблицы и присвоим имя новой таблице — 
ТОВАР
. 
Для этого выполним команду 
Сохранить 
(Save) на Панели быстрого доступа
(Customize Quick Access Toolbar) или на вкладке 
ФАЙЛ
. В окне 
Сохранение
(Save 
As) введем имя таблицы (рис. 3.19). 
Рис. 3.19. 
Окно ввода имени сохраняемой таблицы 
При сохранении таблицы происходит обновление файла базы данных, в которую 
помещается созданная таблица. Таблица ТОВАР появится в списке объектов 
Таб-
лицы
(Tables) в области навигации открытой базы данных "Поставка товаров". 
После сохранения структуры таблицы переходите ко второму этапу создания
таблицы — созданию записей. Для этого переключитесь в режим таблицы нажати-
ем кнопки 
Режим
(View) на ленте конструктора или выбором нужного режима
при открытии списка данной кнопки (рис. 3.20). Если сохранение таблицы не было 
выполнено ранее, при переходе в другой режим откроется окно сохранения таб- 
лицы.
В Access, начиная с версии 2007, появились разнообразные средства для добавле-
ния и определения свойств полей таблицы в режиме таблицы. Все таблицы в режи-
ме таблицы, если в них определен ключ, содержат пустой столбец с заголовком 
Щелкните для добавления 
(Click to Add). Для определения некоторых полей
в таблице достаточно ввести данные в первую пустую ячейку под этим заголовком, 
и Access сам определит тип данных и некоторые свойства поля. Можно также ско-
пировать и вставить данные в пустой столбец. Можно самостоятельно выбрать 
нужный тип данных для поля и установить многие его свойства. В Access 2013 на 

---

118