Самоучитель Microsoft Access 2013

Глава 3 
ние гиперссылки
(Edit Hyperlink). Кроме того, адрес может формироваться путем 
выбора ранее просмотренных страниц. 
Удалить гиперссылку из поля можно командой контекстного меню поля 
Гипер-
ссылка | Удалить
гиперссылку
(Hyperlink | Remove Hyperlink) или простым нажа-
тием на выделенной гиперссылке клавиши . 
Использование данных типа 
Дата-время
В таблице ДОГОВОР для сохранения даты заключения договора предусмотрено 
поле 
ДАТА_ДОГ
. Выберите для этого поля тип данного 
Дата-время
(Date/Time). Для 
отображения данных этого типа может быть выбран один из следующих форматов 
поля: 
Полный 
(General Date), 
Краткий 
(Short Date), 
Средний
(Medium Date) или 
Длинный формат даты
(Long Date). В режиме конструктора образцы дат в каждом 
из форматов показаны в строках списка при выборе формата. 
В Access 2007/2013 с полем даты автоматически связывается элемент управления 
Календарь
, отображаемый при переходе в поле даты значком справа от него. Для 
ввода даты щелкните на этом значке и в открывшемся календаре выберите нужную 
дату (рис. 3.26). 
Рис. 3.26. 
Выбор в календаре 
значения даты для ввода
в поле 
Маска ввода для даты и текста 
Для управления вводом даты в таблице ДОГОВОР в свойствах поля 
ДАТА_ДОГ
может 
быть определена маска ввода. Маска ввода задает формат, состоящий из постоян-
ных символов (таких как скобки, точки или дефисы) и специальных символов мас-
ки, указывающих, в какие позиции, в каком количестве и какого типа данные могут 
быть введены. Например, маска для ввода даты в кратком формате имеет вид 
00.00.0000
, в среднем формате — 
00\->L. Воспользуйтесь значком по-
строителя в конце строки свойства 
Маска ввода
(Input Mask) для вызова мастера, 
который позволит без труда сформировать маску ввода. 
О
БРАТИТЕ ВНИМАНИЕ
При определении для поля даты маски ввода календарь не отображается. 
Для ввода номера телефона в поле 
ТЕЛ
таблицы ПОКУПАТЕЛЬ определите маску 
[phone]
, также воспользовавшись мастером. Эта маска позволит вводить но-

---

Создание базы данных 
125 
мера телефонов с кодами городов и без них. Число цифр в номере телефона не мо-
жет быть менее 5 и более 7. Символ 
9
означает, что вместо цифр кода можно ввести 
пробелы, а последние две цифры номера вводить не обязательно. 
Непосредственный ввод данных в таблицы 
Определив структуру, можно приступить ко второму этапу создания таблицы — 
вводу в нее данных. 
Непосредственный ввод данных в таблицу производится в 
Режиме таблицы
(Datasheet). Переход в режим таблицы из режима конструктора осуществляется на-
жатием кнопки 
Режим
(View) на ленте 
Главная
(Home) или 
Конструктор 
(Design), выполнением команды контекстного меню, вызываемого правой кнопкой 
мыши на заголовке таблицы, или щелчком мыши на соответствующей кнопке в 
строке состояния. Если таблица закрыта, выберите ее в области навигации и вы-
полните команду контекстного меню 
Открыть
(Open) или просто выполните на 
таблице двойной щелчок. 
В этом режиме отображается лента 
Главная
(Home) (рис. 3.27), предназначенная 
для работы с записями таблицы, их сортировки и фильтрации, поиска в таблице 
конкретных значений и их замены, определения ряда параметров макета. Кроме 
того, при переходе в режим таблицы делается доступной лента 
Работа с таблица-
ми 
(Table Tools), предназначенная для изменения параметров структуры таблицы 
без перехода в режим конструктора. Лента 
Работа с таблицами | Поля 
(Table 
Tools | Fields) представлена ранее на рис. 3.13.
Рис. 3.27. 
Лента 
Главная
при открытой таблице в режиме таблицы 
По умолчанию база данных открывается для работы в многопользовательской сре-
де для совместного доступа с возможностью чтения и записи в базу данных для 
всех пользователей. 
В режиме таблицы предоставляется возможность вводить новые записи в таблицу 
путем заполнения значениями ее полей. 
Очевидно, вводимые в поля таблицы значения данных должны соответствовать ти-
пам данных, определенным в структуре, а способ их записи — установленным 
форматам данных. Значения должны удовлетворять накладываемым ограничениям. 
После ввода значения в ячейку поля при попытке перейти к другой ячейке Access 
проверяет, является ли введенное данное допустимым для этого поля. Если введено 
значение, не соответствующее типу данных поля, Access пытается преобразовать 

---

126 
Глава 3 
его в правильный тип данных. Если значение не является допустимым и преобразо-
вание невозможно, например, нельзя преобразовать текст в число, появляется пре-
дупреждающее сообщение. Для того чтобы выйти из ячейки, следует ввести пра-
вильное значение или отменить внесенные изменения клавишей . 
Обязательно должны вводиться значения в поля первичного ключа и поля связи, а 
также в поля, для которых заданы свойства 
Обязательное поле
(Required), 
Прави-
ло проверки
(Validation Rule) или в свойстве 
Пустые
строки
(Allow Zero Length) 
выбрано значение 
Нет
. 
При заполнении связанных таблиц необходимо обеспечить правильность связей 
между записями этих таблиц. Так, при одно-многозначных связях таблиц и вводе 
записей в подчиненную таблицу необходимо отслеживать наличие в главной таб-
лице записей с соответствующими значениями ключевых полей. При изменении 
или удалении ключевых полей в записях главной таблицы нужно изменять или 
удалять связанные с ними записи в подчиненных таблицах. 
Макет таблицы 
Для удобства работы с таблицей можно изменить ее представление на экране. При 
этом можно менять ширину столбца, высоту строки, шрифт данных таблицы, цвет 
текста, линий сетки и фона, оформление, которое может быть обычным, приподня-
тым или утопленным. Можно выводить на экран только те столбцы, которые нуж-
ны для текущей работы, можно зафиксировать столбец при просмотре широких 
таблиц. Эти параметры отображения таблицы на экране называются 
макетом
таб-
лицы и сохраняются вместе с ней. 
Настройка макета выполняется в режиме таблицы. При этом могут быть использо-
ваны команды ленты
Главная
(Home). 
Многие операции настройки макета можно выполнить непосредственно в таблице 
с помощью мыши. 
Изменение ширины столбца.
Для изменения ширины столбца курсор мыши
устанавливается на линию, разделяющую имена столбцов. При этом он превра-
щается в планочку со стрелками в обе стороны. Далее границу столбца можно 
перетащить в нужное место. 
Изменение высоты строки.
Для изменения высоты строки курсор мыши уста-
навливается в области маркировки записи, расположенной слева, на границе 
между записями. Граница строки перетаскивается на требуемое расстояние. При 
этом изменяется высота всех строк таблицы. 
Скрыть/отобразить столбец с экрана.
Убрать столбец можно, перетащив его 
правую границу влево до исчезновения столбца. Для восстановления отображе-
ния скрытого столбца следует установить курсор чуть правее границы столбцов, 
между которыми размещен скрытый (двунаправленная стрелка при этом имеет 
разрыв), и перетащить ее вправо. 
Изменение порядка расположения столбцов на экране.
Столбец выделяется 
щелчком кнопки мыши на его имени. Протащив курсор мыши поперек столб-

---

Создание базы данных 
127 
цов, можно выделить несколько столбцов. Выделенный столбец перетаскивается 
в новое место при установке курсора на его имени (области маркировки столбца). 
Изменить ширину столбца, высоту строк,
скрыть/отобразить столбцы
, не 
нужные для текущей работы, 
закрепить/освободить столбцы
можно с по- 
мощью соответствующих команд, доступных в контекстном меню выделенного 
столбца и в списке команды 
Дополнительно
(More), размещенной на 
вкладке ленты 
Главная
(Home) в группе 
Записи
(Records). 
Сохранение макета таблицы
выполняется командой 
Сохранить 
(Save) на 
вкладке ленты 
Главная
(Home) в группе 
Записи
(Records), в меню вкладки 
Файл
или при закрытии таблицы после утвердительного ответа на вопрос 
Со-
хранить изменения макета таблицы '
<имя таблицы>
'?
(Do you want to save 
changes to the layout of table 
<имя таблицы>
?). 
Ввод данных в таблицы базы данных 
Рассмотрим ввод данных на примерах таблиц базы данных "Поставка товаров". 
В режиме таблицы введем несколько записей в таблицу ТОВАР. В области навига-
ции, представляющей все объекты базы данных "Поставка товаров",
установим 
курсор на таблице ТОВАР и в контекстном меню выберем команду 
Открыть
(Open) или просто щелкнем двойным щелчком на имени таблицы. Таблица откро-
ется в режиме таблицы (Datasheet View). Заполним записи (строки) открывшейся 
таблицы (рис. 3.28) в соответствии с названиями полей (столбцов). 
Корректность вводимых данных (соответствие заданному типу поля, размеру и ус-
ловию на значение, которые определены в свойствах полей в режиме конструктора)
Маркер записи, в которую
вносятся изменения
Кнопки перехода
по записям
Маркер строки, в которую
вносится новая запись
Рис. 3.28. 
Непосредственный ввод записей в таблицу ТОВАР 

---

128 
Глава 3 
проверяется автоматически при их вводе. Отслеживается уникальность значений 
ключевых полей. 
Отменить ввод значения в поля текущей записи можно, нажав клавишу или 
выполнив команду 
Отменить
(Undo) на панели быстрого доступа.
Переход от од-
ного поля к другому можно выполнить клавишами , <Тab> или переводом 
курсора. 
Завершение ввода новых значений записи или редактирования осуществляется при 
переходе к любой другой записи (при смене текущей записи). После перехода
к другой записи можно отменить ввод (редактирование) всей записи, также выпол-
нив команду 
Отменить
(Undo) на панели быстрого доступа. 
В
НИМАНИЕ
! 
Команда 
Отменить
(Undo) в зависимости от контекста приобретает различный смысл. 
По этой команде могут быть отменены только изменения, касающиеся одной послед-
ней записи. 
Добавление
записи
в таблицу начинается с заполнения пустой строки, разме-
щенной в конце таблицы и помеченной звездочкой (*). Переход к этой записи 
можно выполнить также по команде 
Создать
(New) на вкладке ленты 
Главная
(Home) в группе 
Записи
(Records). При создании новой записи должны быть за-
полнены ключевые поля, поля связи, если установлены связи таблицы с другими 
таблицами, а также поля, требующие обязательного заполнения в соответствии 
со свойствами поля.
Сохранение
новой
записи происходит после перехода к другой записи или вы-
полнения команды
Сохранить 
(Save) на ленте
Главная
(Home) в группе 
Запи-
си 
(Records). 
Для удаления записи
в таблице ее нужно выделить и в списке кнопки 
Удалить
(Delete) на ленте
Главная
(Home) в группе 
Записи 
(Records) выбрать соответ-
ствующую команду. Для исключения ошибочного удаления в Access преду-
смотрен запрос на подтверждение удаления. После подтверждения на удаление 
восстановление удаленной строки невозможно. 
Изменение значений
в полях записи осуществляется непосредственно в ячейках 
таблицы. Введенное значение проверяется Access при попытке перевода курсора 
в другое поле. Если значение не является допустимым, появляется предупреж-
дающее сообщение. Для того чтобы выйти из поля, следует ввести правильное 
значение или отменить внесенные изменения. Отмена изменения значения про-
изводится нажатием клавиши или выполнением команды 
Отменить
(Undo) на панели быстрого доступа.
Откорректированная запись сохраняется 
после перехода к другой записи или принудительного сохранения командой
Сохранить 
(Save) на ленте
Главная
(Home) в группе 
Записи 
(Records).
Корректируемая запись
помечается в таблице слева символом карандаша 
(см. рис. 3.28). 

---

Создание базы данных 
129 
Режим ввода записи 
При дополнении таблицы новыми записями может быть использован режим ввода 
записи, при котором видны только записи, введенные после открытия таблицы. Для 
реализации этого режима может быть применен фильтр, например, по ключевому 
полю, в котором отмечается вывод только пустых записей. Откройте таблицу в ре-
жиме таблицы, кнопкой списка на заголовке ключевого поля откройте меню и в 
области перечисления уникальных значений оставьте помеченным только значение 
Пустые
(Blanks). В результате в таблице будет отображена только одна строка но-
вой пустой записи, с которой можно начать ввод нужного числа записей. При этом 
в свойства таблицы будет записан созданный фильтр. 
Если необходимо, чтобы при открытии таблицы применялся сохраненный фильтр и 
устанавливался режим ввода новых записей, выберите в свойстве таблицы 
Фильтр 
при загрузке
(FilterOnLoad) значение 
Да
. Открывается окно свойств таблицы в ре-
жиме конструктора кнопкой 
Страница свойств
(Property Sheet). 
Чтобы вернуться к отображению без фильтра, необходимо удалить фильтр, напри-
мер, нажав кнопку 
С фильтром
(Filtered) на панели переходов по записям в ниж-
ней части окна таблицы или выполнив команду 
Удалить
фильтр
(Filter) на вкладке 
Главная
(Home) в группе 
Сортировка и фильтр
(Sort & Filter). При этом фильтр 
удаляется временно, сохраняя возможность вернуться к исходному представлению. 
Для повторного применения фильтра служат команда 
Применить фильтр
(Toggle 
Filter) или кнопка 
Без фильтра 
(Unfiltered). 
Для окончательного удаления фильтра необходимо очистить его командой 
Очи-
стить все фильтры
(Clear All Filters), размещенной в списке кнопки 
Параметры 
расширенного фильтра
. 
Вывод строки итогов в таблице 
Для подсчета числа товаров в таблице или средней, минимальной или максималь-
ной цены товара выберите на ленте
Главная
(Home) в группе 
Записи 
(Records)
команду 
Итоги
. Строка 
Итог
будет отображена под строкой со звездочкой. В стро-
ке 
Итог
щелкните в столбце 
ЦЕНА
и нажмите кнопку со стрелкой вниз. В открыв-
шемся списке выберите 
Количество
значений
. Также просмотрите среднее, мини-
мальное и максимальное значение для цены. Повторным выполнением команды 
Итоги
скройте строку 
Итог
из таблицы. Если выполнить команду 
Итоги
еще раз, 
отобразится строка
Итог
с последним выбранным значением. 
Размещение объекта OLE 
Рассмотрим размещение объекта OLE на примере поля 
ФОТО
в таблице ТОВАР. 
Пусть фотографии хранятся в формате графического редактора Paint в файлах 
с расширением 
png
. 
Рассмотрим вариант внедрения объекта в файл базы данных. Установим курсор
в соответствующем поле таблицы (см. рис. 3.28). Выполним команду контекстного 
меню 
Вставить объект 
(Insert Object). В открывшемся окне (рис. 3.29) в поле 
Тип

---

130