|
.
Biroq uning katta
bo‗lmagan absolyut qiymati
kengashning samarasi pastligini ko‗rsatadi.
5.5- rasmda
samarali, samarasiz va past samarali ish yuzasidan kengashlar zonalari shartli
ravishda ko‗rsatilgan.
71
Kengash faoliyatining natijalari (N)
samarali
kengashlar past samarali
zonasi
kengashlar zonasi
samarasiz kengashlar
zonasi
Kengashlarni tayorlash va o‗tkazish harajatlari(H)
5-rasm. Ish yuzasidan kengashlarning samaradorligi
Ish yuzasidan kengashlarni tayyorlash va o‗tkazish chiqimlarini quyidagi
formula tarzida ifodalash mumkin:
bunda 3 – kengashlarni tayyorlash bilan shug‗ullanuvchi xodimlarning o‗rtacha
soatbay ish haqi, so‗m hisobida;
kengash qatnashchilarining o‗rtacha soatbay ish haqi, so‗mda;
T – kengashni tayyorlash uchun ketgan vaqt, soat hisobida;
- kengashda qatnashish uchun, shu jumladan, majlisda o‗tirish vaqti,
kengash o‗tkaziladigan joyga borish va undan qaytish vaqti, soat hisobida;
I=1,2,…, H – kengashni tayyorlash bilan band bo‗lgan xodimlar soni;
j=1, 2,…, M – majlis qatnashchilarining soni;
K – har bir ishtirokchining xizmat safariga sarflagan mablag‗i, so‗mda;
O – qo‗shimcha harajatlar, so‗mda.
Kengashlarni tayyorlash va o‗tkazish harajatlarini kamaytirish maqsadida:
72
-
majlislarning davom etadigan vaqtini, ularning o‗tkazilish davomiyligini
qisqartirish;
-
majlis ishtrokchilari sonini kamaytirish;
-
kengashlarni o‗tkazish tartib-qoidalarini soddalashtirish;
-
kengashlarning muqobil turlari(norasmiy uchrashuv, selektor aloqasi,
Internet, Intranet) dan iloji boricha foydalanish tavsiya etiladi.
Ish yuzasidan kengashni tayyorlash tartibi quyidagicha. Avvalo kengashning
maqsadi va vazifalari tanlab olinadi. Odamlarni bevosita yig‗ish:
-
axborot almashishga;
-
fikrlarni aniqlashga;
-
murakkab vaziyat va muammolarni tahlil etishga;
-
kompleks masalalar yuzasidan qarorlar qabul qilishga zarurat tug‗ilgan
taqdirda lozim bo‗ladi.
Ana shundan keyin kengashni tayyorlash uchun mas‘ul shaxslar tayinlanadi va
ularning vazifalari aniq belgilanadi. (Ba‘zan) kengashni tayyorlash va o‗tkazish
smeta tuziladi.
Kengashni o‗tkazish kuni va soatlari belgilanadi (qatnashchilarga qulayligi va
tayyorgarlik ko‗rish imkoniyati hisobga olinadi). Mazkur vaqt boshqa tadbirlar
o‗tkaziladigan vaqtga to‗g‗ri kelib qolmasligi e‘tiborga olinishi lozim.
Qulay binoni tanlash va uni band qilib qo‗yish.
Kengashning aniq kun tartibini belgilab, tasdiqlash, ma‘ruzachilarning nomini
ko‗rsatish, har bir masalani muhokama qilish zarur bo‗ladigan vaqtni aniqlash. Har
bir masalaning muhimligiga qarab, unga qancha vaqt ajratishni belgilash. Masalalar
tartibini belgilashda har birining ahamiyati va murakkabligini hisobga olish.
Kengash qatnashchilarining ro‗yxatini tuzish. Bunda eng zarur kishilarnigina
taklif etish, qatnashchilar sonini imkoni boricha qisqartirish.
Kengashga taklifnoma va zarur materiallarni tayyorlab, ishtirokchilarga
jo‗natish, bu ishni kengashga tayyorgarlik ko‗rish uchun zarur bo‗ladigan
muddatlarda bajarish. Majlisning kun tartibi va maqsadlari to‗g‗risida ishtirokchilarni
73
imkon qadar batafsilroq xabardor qilish(agar ayrim ishtirokchilar muayyan masala
muhokamasigagina chaqiriladigan bo‗lsa, soat va daqiqalari aniq ko‗rsatilishi kerak).
Kengash o‗tkaziladigan binoni tayyorlash, ko‗rgazmali axborot, texnik va
yordamchi vositalar, ko‗rsatkichlarni shay qilib qo‗yish. Kengash ishtirokchilari
uchun ish materiallari, bloknotlar, ruchkalar, va shu kabilarni tayyorlab qo‗yish.
Boshqa
shaharlardan
keluvchi
ishtirokchilarning
yashashi
uchun
mehmonxonalarda joylarga buyurtma berib qo‗yish. Kengash qatnashchilariga xizmat
qilish uchun transport vositalarini tayinlash va umumiy ovqatlanishni uyushtirish.
Kengashni o‗tkazishda:
-
majlisni aniq belgilangan vaqtda boshlash;
-
uni samarali o‗tkazish niyati borligini aytish;
-
majlis muvaffaqiyatli borishiga ishonch bildirish;
-
birgalikdagi ishning tartib-qoidalarini: har bir ma‘ruza va nutqqa,
tanaffuslarga qancha vaqt ajratilishini, kengashning tugash vaqtini, qarorlar qabul
qilish tartibi va shu kabilarni ishtirokchilar bilan kelishib olish;
-
ishtirokchilardan biriga yoki kotibga bayonnoma yuritishni topshirish;
-
munozara davomida begona mavzuga o‗tib ketish, shoshma-shoshar
xulosalar chiqarish va noto‗g‗ri qarorlarni taklif qilish hollarini ilg‗ab olib, bunday
xatti-harakatlarga yo‗l qo‗ymaslik;
-
majlis davomida o‗rtaga qo‗yilgan maqsadlarga qanday erishilayotganligi:
muammoning muhokama qilinishi, muqobil qarorlar taklif etilishi, yakuniy
qarorlarga kelish yo‗llari izlanishi qanday borayotganligini sinchiklab kuzatib
borish tavsiya etiladi.
Shu narsa aniqlanganki, ko‗p sonli kishilarning birgalikdagi aqliy faoliyatida
eng samarali faollik, odatda, 40-45 daqiqa davom etadi. SHundan keyin ko‗pchilik
kengash qatnashchilarining diqqat-e‘tibori susayadi, shovqin, turli harakatlar, gap-
so‗zlar boshlanadi. Ana shunday holat 30-40 daqiqa davom etadi, keyin munozara
avj oladi va ―salbiy faollik davri‖ boshlanadi. Bu davrda odamlarni boshqarib
bo‗lmay qoladi, ular hamma narsaga ishonchsizlik bilan asabiylashib qaraydilar.
Odatda, bu vaqtda oqilona qarorlar qabul qilib bo‗lmaydi. Agar kengash
74
tanaffussiz 2 soatdan ortiq davom etsa, ishtirokchilarning 90 foizidan ko‗prog‗i
tezroq qutulish uchun har qanday qarorga rozi bo‗lib qoladi.(5.6-rasm)
45 60 75 90 120 135
Kengashning davomiyligi, daqiqa
Do'stlaringiz bilan baham: |
