Особенности официально-делового стиля. Виды деловых писем

Список использованных источников
1. Голуб И.Б. Стилистика русского языка. - М.: Айрис- Пресс, 2004.
2. Горшков А.И. Русская стилистика. - М.: АСТ, 2004.
3. Григорьева О.Н. Стилистика русского языка. - М.: НВИ, 2003.
4. Дерягин В.Я. Беседы о русской стилистике. - М.: БЕК, 2002.
5. Кожина М.Н. Стилистика русского языка. - М.: Просвещение, 2003.
6. Плещенко Т.П. Стилистика и культура речи. - Минск: Тетра-Системс, 2002.
7. Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов. - М.: Высшая школа, 2003.
8. Розенталь Д.Э. Практическая стилистика русского языка. - М.: Оникс 21 век, 2003.
9. Солганик Г.Я. Стилистика современного русского языка и культура речи. - М.: Академия, 2003..
10. Шустрова Л.В. Практическая стилистика русского языка. - М.: Новая школа, 2003.
1.2 Понятие интенции.
Специалисту любой сферы деятельности постоянно приходится решать
коммуникативные задачи посредством действий других людей. Способность
устанавливать и поддерживать контакты с людьми в разных областях профессиональной деятельности называется коммуникативной компетентностью, которая проявляется в умении уловить и понять в процессе коммуникации интенцию говорящего или пишущего.
Любое общение – это прием, обмен, передача информации различной тематики.
Различная информация содержится в текстах разных стилей: научного, делового, публицистического, художественного. В рамках реальных коммуникативных отношений формируются различные формы реализации конкретных речевых ситуаций: общение, сообщение, воздействие.
Каждая функциональная разновидность языка располагает богатым арсеналом языковых средств и способов их организации, которые дают возможность строить соответствующие тексты разнообразно, проявляя языковую индивидуальность.
Творческий подход к подготовке речи предполагает особое проявление языковой индивидуальности, что отражается в авторской интенции.
Понятие «интенция» (лат. «намерение, замысел») означает коммуникативное
намерение говорящего. Интенция, как правило, словесно не выражается в текстах.
Интенция определяет и организует содержательный материал текста, отсюда даже цели общения не всегда декларируются коммуникатором – в силу разных причин, а мотивы общения – тем более, поскольку последние относятся к эмоционально-экспрессивно- образной сфере личности и в процессе коммуникации далеко не всегда оказываются достоянием сознания.
Некоторые исследователи коммуникацию приравнивают к диалогу именно тогда, когда коммуниканты поняли интенции друг друга, сумели выявить целеполагания и мотивацию автора текста, т.е. смогли понять, зачем и с какой целью создан текст.
«Интенция организует и выстраивает материал, ее роль при общении главенствующая» (см. работы Т.З. Адамьянц).
Авторская интенция по характеру информации определяет выбор типа речи, в котором реализуется коммуникативная задача: рассказать, сообщить, констатировать – повествование; описать, изобразить, констатировать - описание; обосновать, доказать, опровергнуть, разоблачить - рассуждение.
Повествование - это динамический функционально-смысловой тип речи, который содержит рассказ о прошедших или текущих событиях, участником которых, возможно, является/был автор текста или он передает информацию о произошедшем со слов третьего лица. Ярким примером повествовательных текстов могут служить исторические тексты, повествующие о тех или иных исторических событиях, которые отражают динамику происходящих процессов, здесь коммуникативная интенция носит информирующий, констатирующий характер.
Текст-описание также является констатирующим, но в нем раскрываются свойства, качества, признаки объектов внимания. Авторская интенция реализуется за счет констатации, описания, информация о предмете передается путем перечисления его признаков. Описательными текстами являются, например, технические характеристики предмета, схемы, точно и достоверно характеризующие предмет, объект, здесь коммуникативная интенция проявляется на уровне констатации, изображения. В функционально-смысловом типе речи отсутствует движение, для него характерна статичность.
В текстах-рассуждениях, которые считаются текстами аргументирующего типа, реализуется движение мысли автора, его логические шаги, доказательства и выводы.
Ярко проявляется авторская интенция в этом типе речи как в устной, так и в
письменной форме. Интенция в письменном тексте отражается в текстовых скрепах типа «я думаю», «мне кажется», «это мы поддерживаем, а это непозволительно», «скорее», «почти», «откровенно говоря» и др. Большое значение этих слов заключается в том, что они создают сигнал и дают информацию об истинной позиции говорящего. В.Гумбольдт писал: «Люди понимают друг друга не вследствие того, что они будто бы в самом деле передают друг другу знаки вещей, и также не вследствие того, что они будто бы уговариваются между собой точно и полной мере воспроизводить в себе одно и то же понятие, а лишь путем того, что они дотрагиваются друг в друге до одного и того же звена в цепи их чувств, представлений и внутренних понятийных образований, ударяют по одной и той же клавише их духовного инструмента, вслед за чем в каждом из них всплывают сходные, но не вполне тождественные понятия».
Смена типов речи позволяет автору полнее выразить свою мысль и донести ее до адресата.
Авторская интенция зависит и от личностного содержания автора. Любое сообщение содержит не только информацию, но и выражает отношение автора к сообщаемому. Так, создавая учебники, деловые бумаги или художественные тексты, автор прежде всего рассчитывает представить информацию познавательную, фактологическую или эмоциональную.
Например, можно сравнить: технические характеристики (описание) какого-либо агрегата в научно-техническом тексте и описание пейзажа, словесное рисование, тексты несут разную авторскую интенцию - реализуют когнитивную и эстетическую функции языка. Или рассказ (повествование) о научных разысканиях в какой-либо отрасли знания и история какого-то открытия интенционально разные. Или рассуждения в научном стиле и рассуждения о психологическом портрете персонажа с авторской оценкой, эксплицитно или имплицитно представленной в художественном тексте. Таким образом, функционально-смысловой тип речи в рамках текста соотносится с категориями мыслительными и коммуникативными.
Цель любой коммуникации – привлечь внимание адресата к какой-либо ситуации, вопросу, проблеме и т.п., побудить его к действию. Это явные цели, лежащие на поверхности, но в любом общении есть скрытые интенции, которые и определяют тайну воздействия с целью побуждения к действию.
В профессиональной деятельности в качестве инструмента побуждения кого-либо используется умение составлять тексты определенной смысловой отнесенности, деловые письма или устное слово. Риторические знания помогают специалисту обозначить свои интенции в различных сферах коммуникации. По-особому авторские интенции проявляются в письменных текстах. Отсюда и предоставляется возможность создавать пособия и справочники по составлению текстов разных функциональных стилей, т.е. набор интенций для каждого стиля речи предсказуем. Например, коммуникант, выбравший в официально-деловом стиле жанр «письмо-предложение о сотрудничестве», обычно не ограничивается простым замыслом и решает несколько коммуникативных задач: информировать о фирме и товарах, их качестве, оценить качество продукции и авторитет фирмы, выразить мнение, предложить, убедить и т.д. Так, техника написания письма о сотрудничестве должна отвечать следующим требованиям: привлекать внимание адресата, устанавливать контакт с адресатом, создавать интерес к предлагаемому товару вызывать желание приобрести товар, убедить адресата в необходимости ответить на предложение, давать четкие инструкции, как получить товар, побудить адресата к быстрому ответу. Рассмотрев данные требования, с определенной долей точности можно предположить наличие группы речевых актов, которые необходимо использовать при составлении текста данного жанра: приветствие, утверждение, описание, убеждение, способ обратной связи.
В устной речи посредством невербальных средств коммуникативная интенция прослеживается и определяется почти сразу. В разговоре можно – часто и не намеренно – высказать свои мысли, идеи, сомнения, желания. Когда же вы излагаете мысли на бумаге, происходит что-то, что побуждает нас вникнуть в конкретные детали. Человеку легче объясниться в словах, чем выражать свои мысли письменно. Однако современные взаимоотношения в различных сферах жизни доказывают, что пренебрегать письменной речью невозможно, профессиональная коммуникация требует, чтобы все устное общение при официально-деловом контакте было зафиксированы письменно. В связи с этим и встает острая проблема четкого разграничения текстов в соответствии с их функционально-смысловой принадлежностью и отражением коммуникативной интенции автора текста.
Иногда приходится слышать о вольностях в трактовке законов, правовых норм, из-за которых реально страдают люди. Проблема адекватного восприятия и интерпретирования в таких случаях стоит особенно остро. Будучи «овеществленной» в тексте, авторская интенция становится фактом реальности. Навыки адекватного понимания авторской интенции помогают избежать негативных проблем.
Проблема выделения текстовых типов с учетом интенциональности оказывается актуальной не только сама по себе, но и потому, что выдвигает тезис о различении языковой и коммуникативной компетенции. Языковая компетенция предполагает способность построения и понимания грамматически правильных предложений, язык избыточен словами, значения которых дополняют друг друга так, что одни и те же мысли могут быть выражены по-разному, тогда как речевая компетенция представляет собой способность понимания и правильного построения разных типов текста с учетом специфики конкретной речевой ситуации.
Лингвистика конца XX начала XXI века характеризуется антропоцентричностью и, следовательно, смещением исследовательских интересов в сторону выявления законов функционирования языка, закономерностей употребления языковых единиц в соответствии с определенными целями говорящего, его интенцией.
2.1 Общая характеристика исследуемых писем
Побуждение к действию (так же как и информирование) является одним из тех намерений, с необходимостью реализовать которое пишущий сталкивается довольно часто. Суть этого намерении заключается в том, что, как очевиден из его высказывания, отправной позицией пишущего является передача адресату определенной установки на выполнение каких-либо действий. Мы обнаружили, что наиболее часто необходимость в побуждении адресата к совершению какого-либо действия возникает у пишущего, когда он просит что-то или запрашивает о чем-либо, заказывает что-то, приглашает кого-либо или договаривается о встрече. При этом входе нашего исследования были выделены следующие стереотипы текстов делового письма с коммуникативным намерением «побуждение к действию»: письмо-просьба, письмо-запрос, письмо-заказ, письмо-приглашение, письмо-договоренность о встрече.
В каждой из этих ситуаций возникает конкретный текст – ситуативный вариант делового письма определенного типа, в котором прослеживается общая схема реализации коммуникативного намерения побуждения. Эта схема выглядит следующим образом: 1. выражение побуждения к совершению определенного действия, 2. обоснование этого побуждения, 3. завершение письма, содержащее предварительное выражение благодарности.
Данная схема конкретизируется в планах ситуативных вариантов перечисленных стереотипов текстов деловых писем. Исходя из общей схемы реализации коммуникатиного намерения, предоставляется возможным выявить план изложения каждого из указанных ситуативных вариантов, с тем, чтобы учитывать это факт при отработке специфических умений в курсе профессионального обучения коммерческому переводу текстов делового письма.
Письмо-просьба: 1. изложение сути просьбы, 2. аргументирование просьбы, 3. выражение благодарности.
письмо-запрос: 1. изложение сути запроса, 2. изложение необходимых объяснений или комментариев, 3. выражение благодарности.
Сфера применения «просьбы» настолько широка, что она фактически охватывает и «запрос», который на деле означает просьбу прислать или сообщить сведения, как правило, связанные с внешнеэкономической деятельностью организации (например, сведения о наличии какого-либо товара, его качестве и др.). Именно это обстоятельство, определяющее специфику данного коммуникативного намерения, т.е. связь с конкретной областью деятельности ( например, с внешнеэкономической), и обусловило выделение «запроса» как отдельного ситуативного варианта, в отличие от «просьбы», имеющей скорее «общечеловеческую», нежели «производственную» профессиональную» значимость.
Письмо-заказ: 1. изложение заказа, 2. комментирование положений заказа, 3. выражение благодарности.
Посылая заказ, пишущий побуждает партнера по переписке к целой серии разнообразных действий, целью которых является подписание контракта или другого документа, на основе которого осуществляется дальнейшее производственное взаимодействие партнеров. Широко распространенным в деловой практике является заказ на приобретение товаров. В этом случае в письме-заказе обычно указываются параметры требуемых товаров (цвет, форма, размер), их количество, упаковка, а также условия возможной сделки – цена, условия поставки, платежа, сроки и др.
Письмо-приглашение: 1. изложение приглашения (официально или неофициально) 2. выражение благодарности
Специфика приглашения заключается в возможности варьировать тон изложения, который в письме может быть официальным, полуофициальным и неофициальным. Строго официально обычно выглядит приглашение на торжественную церемонию, прием или банкет, оно пишется на специальном, особо оформленном бланком.
Текст подобного письма строго клиширован, вариативность содержания крайне низка. На такие мероприятия как семинар, совещание, выставку и др., может быть выслано полуофициальное приглашение. Его текст более произволен и может по мимо указания на место и время проведения мероприятия , содержать также его характеристику (например, сообщать тематику семинара или вопросы. которые будут обсуждаться на совещании). Написание неофициального приглашения может быть предназначено только такому лицу, с которым пишущий находится в неформальных, дружеских отношениях.
Письмо-договоренность о встрече: 1. выражение просьбы о встрече, 2.аргументирование просьбы, 3. выражение благодарности.
Эти письма являются наименее клишированными среди ситуативных вариантов, выражающих побуждение к действию. Языковое наполнение таких писем варьируется от текста к тексту в зависимости от желания пишущего, что, однако, не сказывается на общей логике письма, отраженной в предложенном плане. Именно это обстоятельство способствовало вычленению в рамках группы писем-просьб отдельного ситуативного варианта, выражающего договоренность о встрече.
ДОБАВИТЬ КОММУНИКАТИВНОЕ НАМЕРЕНИЕ ИНФОРМИРОВАНИЕ
Письмо-просьба: 1. изложение сути просьбы, 2. аргументирование просьбы, 3. выражение благодарности.
письмо-запрос: 1. изложение сути запроса, 2. изложение необходимых объяснений или комментариев, 3. выражение благодарности.
Сфера применения «просьбы» настолько широка, что она фактически охватывает и «запрос», который на деле означает просьбу прислать или сообщить сведения, как правило, связанные с внешнеэкономической деятельностью организации (например, сведения о наличии какого-либо товара, его качестве и др.). Именно это обстоятельство, определяющее специфику данного коммуникативного намерения, т.е. связь с конкретной областью деятельности ( например, с внешнеэкономической), и обусловило выделение «запроса» как отдельного ситуативного варианта, в отличие от «просьбы», имеющей скорее «общечеловеческую», нежели «производственную» профессиональную» значимость.
Письмо-заказ: 1. изложение заказа, 2. комментирование положений заказа, 3. выражение благодарности.
Посылая заказ, пишущий побуждает партнера по переписке к целой серии разнообразных действий, целью которых является подписание контракта или другого документа, на основе которого осуществляется дальнейшее производственное взаимодействие партнеров. Широко распространенным в деловой практике является заказ на приобретение товаров. В этом случае в письме-заказе обычно указываются параметры требуемых товаров (цвет, форма, размер), их количество, упаковка, а также условия возможной сделки – цена, условия поставки, платежа, сроки и др.
Письмо-приглашение: 1. изложение приглашения (официально или неофициально) 2. выражение благодарности
Специфика приглашения заключается в возможности варьировать тон изложения, который в письме может быть официальным, полуофициальным и неофициальным. Строго официально обычно выглядит приглашение на торжественную церемонию, прием или банкет, оно пишется на специальном, особо оформленном бланком.
Текст подобного письма строго клиширован, вариативность содержания крайне низка. На такие мероприятия как семинар, совещание, выставку и др., может быть выслано полуофициальное приглашение. Его текст более произволен и может по мимо указания на место и время проведения мероприятия , содержать также его характеристику (например, сообщать тематику семинара или вопросы. которые будут обсуждаться на совещании). Написание неофициального приглашения может быть предназначено только такому лицу, с которым пишущий находится в неформальных, дружеских отношениях.
Письмо-договоренность о встрече: 1. выражение просьбы о встрече, 2.аргументирование просьбы, 3. выражение благодарности.
Эти письма являются наименее клишированными среди ситуативных вариантов, выражающих побуждение к действию. Языковое наполнение таких писем варьируется от текста к тексту в зависимости от желания пишущего, что, однако, не сказывается на общей логике письма, отраженной в предложенном плане. Именно это обстоятельство способствовало вычленению в рамках группы писем-просьб отдельного ситуативного варианта, выражающего договоренность о встрече.
2.2. Специфика каждого из типов каждой интенции
Опираясь на вышеизложенную теорию все деловые письма можно разделить на интенции. Как в английском, так и в русском языках их большое количество. Для практической части были выделены следующие интенции деловых писем в английском языке: коммуникативное намерение – «побуждение к действию»: письмо-заказ и письмо-просьба, коммуникативное намерение – «информирование»: письмо-уведомление.
Таким образом, в ходе исследования были проанализированы 3 вида деловых писем (150 текстов писем). Анализ состоял из следующих пунктов:

1. 
   определение цели письма, т.е. ее интенции
   
2. 
   формальные особенности текста письма - определение общей схемы текста письма
   
3. 
   лексические особенности деловых писем – использование стандартных клишированных выражений, аббревиатур, терминов, сокращений
   
4. 
   грамматические особенности деловых писем – постановка предложений.
   

Письмо-просьба
Формальные особенности текста письма на примере одного из писем данной интенции: