Организационно-экономическая характеристика организации

3 Возможные направления совершенствования системы контроля и внедрения контроллинга


3.1 Совершенствование контроля производственно-хозяйственной деятельности
Проведенный анализ существующей системы принятия управленческих решений и контролем за их выполнением в ОАО «Гродненский консервный завод» выявил много положительных сторон по данному вопросу, таких как:
- технически грамотное оформление решений;
- принятие решений не одним человеком, а группой специалистов;
- установление ответственных исполнителей и сроков исполнения;
- грамотно ведется делопроизводство, имеется номенклатура дел;
- фиксирование всех документов в специальных журналах;
- выдача документов, строго под роспись;
- оформление отчетов или актов выполненных работ и т.д.
Но наряду с положительными сторонами используемой системой контроля за выполнением управленческих решений существуют и недостатки:
- принятие решений с необъективно установленными сроками исполнения;
- на документе пишется резолюция ответственному исполнителю, хотя решение данного вопроса зависит не только от него;
- не ведется анализ причин, по которым вовремя не выполняются решения директора;
- не учитываются результаты невыполнения в установленный срок решений и указаний директора;
- контроль за выполнением бывает поверхностным.
1. В целях устранения выявленных недостатков системы контроля предлагается комплекс мероприятий:
- проводить анализ причин, по которым решения и указания директора не выполняются в срок;
- проводить анализ последствий, которые возникают из-за несвоевременного выполнения решений и указаний директора;
- ужесточить контроль за выполнением поставленных задач.
2. Проводить диагностику рассматриваемых ситуаций. Необходимо руководителю более правильнее и точнее оценивать состояние ситуации в процессе принятия решения, возможный характер ее изменения с тем, чтобы были приняты решения и предприняты действия, обеспечивающие достижение желательного состояния ситуации.
3. Руководителю для более адекватного понимания ситуации необходимо:
- четко определять основные возникающие проблемы
- определять закономерности, в соответствии с которыми происходит развитие ситуации
- определять механизмы и действия, с помощью которых может быть оказано целенаправленное воздействие на развитие ситуации
- определять каких и сколько ресурсов необходимо для приведения этих механизмов в действие.
4. Необходимо, чтобы решения, принимаемые руководителем организации, были более реализуемыми. Для каждого решения необходимо предусматривать организацию его выполнения, стимулирование (мотивацию), контроля за его выполнением.
Организация выполнения решения может включать два аспекта:
- во-первых, это организация новой системы при решении крупной новой проблемы;
- во-вторых, это изменение функций, структуры, параметров уже существующей системы. В данном случае я считаю важным избежать в организации линейно-функционального конфликта, который может возникнуть в результате несоответствия административного деления организации (перераспределение обязанностей) и используемых технологий. При этом происходит перераспределение функций подразделений, их специализации, соответственно, власти, ответственности, ролей отдельных менеджеров в организации, со всеми вытекающими отсюда последствиями.
5. Необходимо, чтобы при принятии решений руководитель в ситуации неопределенности имел возможность получить и использовать дополнительную информацию и еще раз проанализировать проблему. Этим действием удастся уменьшить новизну и сложность проблемы. Во-вторых, действовать в точном соответствии с прошлым опытом, суждениями или интуицией и сделать предположение о вероятности событий. Это необходимо, когда не хватает времени на сбор дополнительной информации или затраты на нее чересчур высоки.
6. Руководителю и менеджерам, участвующим в процессе разработки и принятия решений, постоянно рассматривать и анализировать ранее принятые ими решения и результаты этих решений
7. Всем сотрудникам организации, принимающим участие в процессе разработки и принятия управленческих решений, необходимо более внимательно изучить существующие модели принятия решений, существующие на практике. Для чего необходимо проведение в офисе организации курса лекций с рассмотрением моделей принятия решений и возможности более активного их применения в повседневной деятельности организации.
8. С целью восполнения пробелов в знаниях по теории управленческой деятельности и повышения квалификации необходимо порекомендовать руководителю и менеджерам организации принимать участие в семинарах, конференциях по вопросам управления.
В настоящее время интенсивно развиваются компании, ключевым направлением деятельности которых и является организация бизнес-семинаров и корпоративных тренингов.