Namangan davlat universiteti jahon tarixi kafedrasi arxivshunoslik

Mavzu №7: HUJJATLAR QIMMATINI eKSPERTIZA
QILISH DAVLAT ARXIVLARIGA HUJJAT
LAR QABUL QILISH VA HISOBGA OLISH

Reja.
1.Kirish.

2.Davlat arxivining xisob xujjatlari.
3.Xujjatlarning kelishini xisobga olish.
4.Xujjatlarni ketishini xisobga olish.
5.Xulosa.

1.Hujjatlar qimmatini ekspertiza qilishning umumiy qoidalari

Hujjatlarni ekspertiza qilishdan maqsad ularni saqlash muddatini aniqlash va davlat arxivida saqlash uchun tanlab olishdir. Davlat arxivlarida saqdash uchun ilmiy, amaliy ahamiyatga ega bulgan va kelajakda tarixchilar tomonidan tarixiy asarlar ezish uchun foydalaniladigan hujjatlar tanlab olinadi. Xo`jalik idoralarining amaliy, kundalik ishi uchun vaqtincha, masalan, 1—15 yil kerak buladigan hujjatlar muddati bitganidan keyin yuq qilinadi.
Hujjatlar ekspertizasi utkazilishining, ya`ni hujjatlarni ilm va fan uchun kerak eki kerak emas hujjatlarga ajratishning qoidalari bor. Ular quiidagalardir:

1. 
   Ekspertiza o`tkazishda hujjatlar mazmunining ahamiyati hisobga olinadi.
   
2. 
   Arxiv jamgarmasini tashkil hilgan idoraningahamiyati ham ekspertiza o`tkazshtsda muhimdir. Masalan;, Madaniyat ishlari vazirligi yoki pochta bulimi va.ularvdshg faoliyati natijasida vujudga keladiganhujjatlar ahamiyati, o`zo`zidan ma`lumki, har xil
   emas
   

3. 
   Hujjatlarning paydo bo`lgan vaqti, joyi va voqeaning ahamiyati. Masalan, Buxoro, Xeva, quqon xonliklari tarixiga oid xujalik hujjatlari va ularning vujudga kelgan vaqti, urta asrlarga oidligi hisobga olinib, arxivda saqlashga qoldiriladi. Keyingi davrda vujudga kelgan xuddi shundayhujjatlar. ikkinchi darajali sifatida yo`q qilinadi.
   
4. 
   Hujjatning qaysi muallifga tegishpi ekanligi. Buyuk shaxslarga tegishli hujjatlar, masalan,Amir Temur, Ulugbek, Navoiy eki sovet davri ezuvchi laridan Fitrat, A. Qodiriy va boshqalarga tegishlihar qanday hujjatlarning ikkinchi darajalilari
   ham arxivda saqlash uchun ajratiladi.
   
5. 
   Ma`lumotning takrorlanishi. qaror, buyruq,hisobot va boshqa hujjatlar bir necha idoralarda takrorlanadi. Bunday holda shu hujjatni tayerlagan idora hujjati qoldirilib, boshqa idora-lardagi xuddi shunday hujjatlar takrorlanganligi uchun yuq qili-nishi mumkin. qaror, buyruq va boshqa hujjat bir arxiv jamgarma-sida — asl nusxa va bir necha kuchirma holqtsa takrorlansa, asl nusxa tanlab olinadi, qolganlari yuq qilinadi.
   

6. 
   Arxiv jamgarmasi hujjatlariping qanday darajada saklan-ganligi. Jamg`armada hamma keraklihujjatlar tula saqlanmagan bulsa, yo`q qilinishikerak bulgan ikkinchi darajali hujjatlar ham arxivda saqlash uchun qoldiriladi. Masalan, idoraning yillik rejasi, hisoboti yuq bulsa, choraklikeki oylik reja, hisobotlari ularning urniga qoldiriladi.
   
7. 
   Hujjatlarniyag ahvoli ham hisobga olinadi.yomon saqlash eki tabiiy ofat natijasida hujjat larning uqib bulmaydigan darajaga kelib qolganligi, qog`ozning chirib, siehlarning uchib ketganligi va
   boshqa hollarda ikkinchi darajali hujjatlarni yuq qilmay saqlab qolish talab qilinadi.
   
8. 
   Hujjatlarning ezilgan materiali, tili va badiiy xususiyat-lari. Hujjatning mazmuni ikkinchi darajali, saqlashga arzimas bu-lsa ham, lekin qimmatli rasmlar chizilgan bulsa, yoki qog`ozga emas, teriga ezilgan qadimgi hujjat bulsa, arxivda saqlash uchun qoldirish kerak buladi.
   

Idoralar arxivlarida ekspertiza utkazilishi
2.Idora bulimlari, ish yurituvchilar hujjatlarni2—3 yil utgandan keyin idora arxiviga topshiradilar. Bu arxivda doimiy va vaqtincha saqlanadigan
hujjatlar jamlanadi. Davlat arxiviga doimiy saqlanadigan qimmatli hujjatlarni topshirish uchun hujjatlar ekspertizasi utkaziladi. Bu ishga ijodiy endashish talab .kilinadi. YUqorida ta`kidlab utilganidek, arxiv jamg`armalari tarkibidan kelib chiqib,ayrim hollarda vaqtincha saqlanadigan ikkinchi darajali hujjatlarni xam doimiy saqlash uchun qoldi
rishga tug`ri keladi. ekspertiza hujjatlarini saqlash muddati kursatilgan ruyxat (perechen’) asosidabelgilanadi.
Hujjatlarni saqlash muddatlari ko`rsatiltan ruyxatlar
Hujjatlarni saqlash muddatini aniqlash juda murakkab ish. SHuning uchun respublika tashkilotlari, odatda vazirliklar, yuqori malakali mutaxassislar hujjatlarni saqlash muddatlarini belgalab quyadilar. Bu ma`lumotnoma hujjatlarni saqlash muddati ko`rsatilgan ruyxat deb ataladi. Bu ruyxatlar kitob shaklqtsa kupaytirilib, barcha tegishli idoralarga, arxivlarga tarqatiladi. Ular davlat idoralarining ayrim sohalari, xalq xo`jaliga korxonalarining tarmoqlari bo`yicha ham bo`ladi. Masalan, har bir vazirlik o`z sohasidagi hujjatlarni saqpash muddatini belgilovchi ruyxat ishlab chiqishi kerak.
Bunday hujjatlar ruyxatlari idora arxivlarida davlat arxivlari tomonidan ekepertiza o`tkazilishini osonlashtiradi. SHu ruyxatlarga qarab hujjatlar ekspertizasi o`tkaziladi, ya`ni ular doimiy va vaqtincha saqdanadigan hujjatlarga ajratiladi. Doimiy eaqlanadigan hujjatlar idora arxivlaridan, ya`ii joriy arxivdan davlat arxiviga topshiriladi.
Hujjatlar qimmatdorligi ekspertizasi utkazishni tashkil qilish va ekspertiza tekshiruv1 hay`atlari
Hujjatlar ekspertizasini utkazish uchun idoralarda ekspertiza komissiyasi tuziladi. Bu komissiya idoraning arxivga aloqador xodimlaridan idora boshlig`ining buyrug`iga asosan tashkil qilinadi. Ular hujjatlar ekspertizasini, ya`ni hujjatlarni saqlash muddatini ruyxat erdamida va ekspertiza qoidalariga asosan aniqlashadi. Doimiy saqlanadigan hujjatlar uchui alohida ruyxat tuziladi. Saqlash muddati tugagan, ikkinchi darajali hujjatlar yuq qilishga ajratiladi. Yo`q qilinishi kerak bo`lgan bu hujjatlar uchun maxsus dalolatnoma tuziladi. Bu hujjatlarni yuq qilish dalolatnomalari Davlat arxivlari huzurida mavjud bo`lgan ekspert^gekshiruv hay`atiga tasdiqlash uchun topshiriladi. Bu tekshiruv komissiyasi yuqori malakali arxivchilardan tuzilgan bo`ladi; U idora ekepertiza komissiyasi tuzgan dalolatnomani sinchiklab o`rganib, taxlil qilib chiqadi. Xatolarga yo`l quyilgan bulsa, tasdiqlamay, ularni bartaraf etishni talab qiladi. Masalan, arxiv jamg`armasi tula saqlanmagan bo`lsa, ikkinchi darajali hujjatlarni ham doimiy saqlanadigan hujjatlar ruyxatiga utkazishni talab qiladi. Davlat arxivining ekspertiza tekshiruv hay`atlari ekspertiza qoidalari nuqtai nazaridan kelib chiqib idora ekspert komissiyasi dalolatnomasini tasdiqlaydi.
SHunday qilib, idoralar uz hujjatlarini yuq qilish huquqiga ega emas. Bunday huquq faqat Davlat arxivlariga berilgan.
3.Hujjatlarni hisob qilish
Davlat arxivlarida saqlanadigan hujjatlar hisob qilinadi. Uzbekiston Reepublikasi davlat arxiv jamg`armasi tarkibiga kirgan hujjatlar bir qancha majmualardan tashkil topadi. Bu hujjatlar majmualari quyidagilar: yig`ma jild,^! arxiv jamg`armasi,davlat arxivi, viloyat hududidagi davlat arxivlari va O`zbekiston Respublikasi davlat arxiv jamg`armasi. Mana shu majmualar bo`yicha hujjatlarni hisob qilish ularni tashkil etish va saqlashni mustahkamlaydi. Hujjatlarni hisob qilish shuningdek ularning yuqolmay saqlanishini ta`minlaydi va arxiv materiallarini qidirib topishga yordam beradi.
«Davlat arxiv ishining asosiy qoidalari»da (M., 1962 yil) belgilanganidek, hisob jamg`armalar va jamg`arma ichidagi ruyxat buyicha olib boriladi. Davlat arxivlarida hisob hujjatlari tuziladi:

1. 
   kirim daftari; 2.jamg`armalar ruyxati;
   
2. 
   jamg`arma varaqalari;
   
3. 
   ruyxatlar;
   
4. 
   yig`ma jildlarning ichki ruyxati;
   
5. 
   yig`ma jildlarning yakunlovchi ezuvi;
   

7) hujjatlar mikrofotonusxalarining kirim
daftari;

8. 
   arxiv pasporti;
   
9. 
   jamg`arma yig`ma jildi.
   

Hujjatlarning kirim daftariga arxivga qabul qilish uchun tushgan arxiv jamg`armalari xronologik tartibda ezib boriladi. Tartib raqamidan tashqari kirim daftarida arxiv jamg`armasi qachon, kimdan, qanaqa hujjat asosida materiallar topshirilganligi, jamg`armaning nomi, yillari, hajmi va ahvoli, jamg`armaga qanday tartib raqami berilganligi kursatiladi.
Jamg`armalar ruyxatida davlat arxivida saqlanaetgan arxiv jamg`armalari ularning tartib raqami buyicha eziladi. YAngi arxiv jamgarmasi davlat arxiviga qabul uchun topshirilganda jamg`armalar ruyxatiga ezilib, unga navbatdagi tartib raqami beriladi.
Jamgarma varaqasi arxiv jamg`armasi davlat arxiviga qabul qilish uchun topshirilib, jamg`armalar ruyxati daftariga ezilgandan keyin tuziladi. Bu muhim hisob hujjatli hisoblanadi va jamgarmaning tarkibi haqida qisqacha ma`lumot beradi. Undagi uzgarishlarni eritib boradi.
Yigma jildlar ro`yxati (opis’) — muhim arxiv ma`lumotnomasi bulib, arxiv jamg`armasidagi yigma jildlar sarlavhasi, uning tarkibi va mazmuni haqida va boshqa ma`lumotlar beradi.
Arxiv pasporti har yili 1 yanvarda tuzilib Arxiv boshqarmasiga (bo`limiga) topshiriladi. Bunda arxivda saqlanaetgan jamg`armalar va yig`ma jildlar soni haqida ma`lumot beriladi.
4.Idoralar, korxonalar arxivlarida ham jamg`armalar va yig`ma jildlar hisobi olib boriladi. Asosiy hisob hujjatlari bu — yig`ma jildlar ruyxati, jamg`armalar ruyxati, jamg`armalar varaqalari, arxiv pasportidir. Har bir jamg`arma uchun jamg`arma yig`ma jildi ochiladi.
Respublika Arxiv bosh boshqarmaei va viloyat arxiv bulimlari «jamg`armalar katalogi»ni tuzadilar. Bu kataloglar respublikadagi va viloyatlardagi barcha arxiv jamg`armalarin» hisobga oladi.
SHunday qilib, hisob hujjatlari har bir davlat arxividagi, har bir viloyatdagi va umuman butun respublikadagi arxiv hujjatlari soni, tarkibi, mazmuni tug`risida aniq ma`lumotlar beradi va hujjatlardan foydalanishda muhim rol’ o`ynaydi.


Tayanch so`z va atamalar
Arxiv xujjatlarini xisobga olish,Arxiv fondi,Arxiv kollektsiyasi,
Sug`urta fondi,Foydalanish fondi,Yig`majild,Fond varaqasi.
Nazorat savollari
1.Arxiv xujjatlarining davlat xisobi deganda nimani tushunasiz?
2.Asosiy xisob birliklarini aytib bering?
3.Davlat arxividagi asosiy xisob xujjatlari qaysilar?
4.Sug`urta fondi nima?


Foydalanilgan adabiyotlar:
1.Karimov I.A. O`zbekistonning o`zistiqlol va taraqqiyot yo`li.
-T.; O`zbekiston,1992.
2.Alimov I. Arxivshunoslik. –T.; SHarq,1999.
Bo`taev A.
3.Osnovno`e pravila raboto` gosudarstvenno`x arxivov. –M.;1984.
4.Azarov A. Gosudarstvenno`e arxivo` i arxivnoe delo v soyuzno`x
respublikax. –M.;1971.
5.Dremenev D.A Gosudarstvenno`e arxivi i arxivnoe delo v soyuzno`x
respublikax. –M.;1972.
6.Kozlitin I.P. Gosudarstvenno`e arxivi respublik Sredney Azii.
-M.;1961.
7.Krayskaya J.V. Organizatsiya arxivnogo delo. –M.;1980.
8.Tilekulov G.S. Rol’ arxivov Uzbekistana v nauchnom,issledovatel’skoy
i kul’turnoy jizni respubliki(1918-1980gg.)
-T.;1985.
9.O`zbekiston Respublikasi Qonuni.Arxivlar to`g`risida. –T.;Adolat,1999.
10.Turg`unov J. Arxiv xujjatlari- bebaxo xazina. CHust.;1997.