Namangan davlat universiteti jahon tarixi kafedrasi arxivshunoslik

Mavzu№13: SHaxsiy tarkib hujjatlarini davlat saqloviga qabul qilish.

Reja.
1.Kirish.

2.SHaxsiy tarkib xujjatlarini davlat saqloviga ajratish.
3.Xujjatlar qimmatini aniqlash mezonlari.
4.Xulosa.
1.Amaldagi normativ hujjatlar talabiga muvofiq shaxsiy tarkibga taalluqli hujjatlar muassasa, tashkilot va korxonalarda kupi bilan 50 yil, eTH (ekspert tekshiruv hay`ati) qarori bilan esa 75 yil saqlanadi. Ana shu muddat o`tganidan keyin ma`lumotlilik mohiyatini yuqotgan, biroq ilmiy tarixiy qimmatga ega bulgan shaxsiy tarkibga oid hujjatlar davlat saqloviga topshiriladi. Amaliy ahamiyatini yuqotmagan hujjatli materiallar, arxiv muassasalarining qaroriga kura muassasalarda amaldagi hujjatlarning saqlanish muddatlari kursatilgan Ruyxat buyicha yana tegishli muddatlarga qoldirilishi mumkin.
SHaxsiy tarkib buyicha materiallar davlat saqloviga odatda davlat arxivlari uchun hujjatlar tuplovchi manba tashkilotlardan tanlab olinadi.
SHaxsiy tarkibga taalluqli hujjatlarni davlat saqloviga ajratish ishi manba muassasalar doirasini belgilab olishdan, bu muassasalarda hujjatli materiallarni ajratib olish navbatini belgilovchi jadval ro`yxatini tuzishdan boshlanmog`i kerak. Buning uchun idoralarning hujjatli materiallari hisobi haqida davlat arxivlarida qanday ma`lumotlar mavjud bulsa, ularning hammasidan foydalaniladi. Arxivning statistik hisobot shakli, jamg`arma va nazorat kartotekasi, jamg`arma tarkibidagi uzgarishlar haqida ma`lumotlar, hujjatli materiallarning qushma vedomosti kabilar ana shu ma`lumotlar sirasiga kiradi. Bu ishlar asosan aniq muassasaning hujjatlari davlat saqloviga topshirish uchun tayerlanaetgan jaraenda olib boriladi.
SHaxsiy tarkib buyicha hujjatlarni davlat saqloviga ajratish ishi bu guruhdagi materiallarning, umuman jamgarma materiallari bilan, shuningdek jamg`armani tashkil etuvchi muassasaga tobe bulgan idoralarning faoliyatida tuzilgan materiallar bilan uzaro uygunlikda olib borilishi kerak.
Ish avvalida albatta jamg`armani tashkil etuvchi tashkilot va jamg`armaning uzi haqidagi, umumiy ish yuritishning ro`yxatlar buyicha bulgani kabi hujjatlarning uzi, tarkibi va shaxsiy tarkibga taalluqli hujjatlar mazmuni buyicha hujjatli materiallar haqidagi tarixiy ma`lumotlar diqqat bilan urganilishi kerak.
Bu hol jamg`armani tashkil etuvchi tashkilot eki muassasa tuzilmasi, vazifasi, faoliyat kulamini, hamda uning boshqa muassasalar tizimida tutgan urnini belgilash boshqa muassasalar materiali mavjudligini aniqlash, umumiy ish yuritish hujjatlarining tuliqligini, shaxsiy tarkib buyicha etmagan ma`lumotlarni to`ldirish mumkin eki mumkin emasligini aniqlashga imkon beradi.
Asosiy hujjatlarga quyidagi ta`rifni berish mumkin: mazmuni fuqarolar (ishchi va xizmatchilar, ilmiy xodimlar, muhandislar, fan va san`at arboblari, uqituvchilar, nafaqaxurlar va hokazo)ning davlat, jamoat va kooperativ muassasalar va tashkilotlar bilan uzaro huquqiy, mehnat, xizmat va boshqa aloqalarini tula ochib beradigan hujjatlar asosiy hujjatlar deb ataladi.
2.Davlat saqloviga asosiy hujjatlar deb ataluvchi hujjatlar ajratib olinadi. Yig`ma jildlar tizimning etakchi muassasasi jamg`armasidan yillar doirasida ajratib olina boshlanadi. Uning tuzilma bulinmalaridan esa shaxsiy tarkibga oid asosiy miqdordagi hujjatlar (masalan, rahbariyat, kadrlar bulimi, buxgalteriya, uquv bulimi) ajratib olinadi. Tobe (qaram) tashkilotlarda hujjatlarni davlat saqloviga olish bu ishlar etakchi muassasada tugatilganidan sung amalga oshiriladi.
Hujjatli materiallarning qimmatini aniqlab ajratish uchun har bir saqlov birligi varaqma varaq diqqat bilan kurib chiqiladi. Ularning ilmiy va amaliy qimmatdorligi quyidagi mezonlarda ulchanadi:

1. 
   Hujjatli materiallar mazmuni.
   

1. 
   Hujjatli materiallar yuritilgan shaxs faoliyatining mavqei va ahamiyati.
   

3 Jamg`armani tashkil etuvchi muassasaning moxiyati,materiallar tuzilgan davr, joy.
Biroq shaxsiy tarkibga oid hujjatlarni davlat saqloviga ajratib olishda xodimlar har bir holatda ham u eki bu hujjatni baholashga individual yondashuvi, ularning uzaro aloqasi va bir biri bilan bog`liqligining barcha mezonlarini hisobga olishlari zarur.
SHaxsiy tarkibga taalluqli hujjatlardan ilmiy foydalanish imkoniyatlarini belgilashda bu hujjatlar mazmunining tulaqonli bulishiga e`tibor berish kerak. CHunki kup hollarda bu guruhdagi hujjatlar mazmuni maqsadi doirasidan ancha keng axborotni qamrab olgan buladi. Masalan, shaxsiy tarkib buyicha buyruqlarda, ishchi va xizmatchilarning shaxsiy yigma jildlarida, metrikulyar, formulyar, xizmat va mehnat harakati ruyxatlarida, yig`ilishlar, attestatsiya komissiyalari baenlarida, attestatsiya varaqlari, talabalarning hisob_; varaqlari va boshqa materiallarda aksariyat hollarda mehnatkashlarning xizmat va ijtimoiy huquqiy ahvolidagi uzgarishlargina emas, kup hollarda jamiyatning ijgimoiy, siesiy, iqtisodiy va madaniy haetiga oid masalalar eritilganini, boshqa shaxslar haqidagi muhim ?ma`lumotlarii, muassasa, tashkilot, korxona tarixiga doir qimmatli xabarlar berilganini kurish mumkin. Masalan, Toshkent temir yuli xizmlatchilari shaxsiy yig`ma jildlarida ularning xizmat faoliyatini tavsiflab beradigan xizmat va formulyar ruyxatlar, tarjimai hollardan tashqari ularning arizalari, bildirishlari, xatlari, ezishmalari, avariyalarni tekshirish buyicha dalolatnomalar ham saqlanadi. Bu turfa hujjatlarni urganish oqibatida temir yul transportining ishi va ahvoli haqida yaxshi tasavvurga ega bulish mumkin.
Ijodning u eki bu turida, jamoat, siesiy ishda, xalq xujaligining biron sohasi, madaniy va harbiy ishlarda uzini ko`rsattan shaxslar hayoti va faoliyatini urganishda shaxsiy tarkibga taalluqli hujjatlar asosiy biografik manba hisoblanadi. SHuning uchun ham hujjatlarni ajratishda ekspertizaning vazifasi mashhur va mashhur bulmagan shaxsligidan qat’i nazar, tarixiy ahamiyatga molik hujjatlarni davlat saqloviga ajratib olishdir. Respublika, viloyat va tuman taraqqietiga salmoqli hissa qushgan etakchilar istiqlolchilar kurashi yillarining yirik harbiy arboblari, jamoat arboblari, davlat qurilishining faol ishtirokchilari, ishlab chiqarish ilgorlari va novatorlari. olimlar, ezuvchilar, akterlar, yirik mutaxassislar, oliy va urta maxsus, urta umumta`lim uquv yurtlarining uqituvchilari, zielilar namoyandalari haqidagi hujjatli materiallar qimmatli hisoblanadi.
Bu toifadagi hujjatlarni davlat saqloviga ajratishda shaxsning huxjatlarda o`z aksini topgan faoliyati haqidagi ma`lumotlar alohida oliigan muassasa uchungina emas, balki respublika va viloyat miqesida ham ahamiyatli ekaniga e`tibor qaratish lozim.
Voqealarning tulaqonli eritilishi uchun uzini u eki bu jihatdan salbiy kursatgan shaxslar (xoinlar, sotqinlar, provakatorlar va boshqalar) haqidaga shaxsiy tarkibga oid hujjatlarni ham saqlab qolish kerak.
3.Hujjatlarni ajratishda asosiy mezon qilib hujjat tuzilgan «shaxs faoliyatining roli va ahamiyati» belgilanar ekan, xodimlar birinchi navbatda shu muassasada ishlagan, ishlaetgan eki jamgarmani tashkil etgan tashkilot e uning bulinmalarida ishlaetgan shaxslar bilan bog`liq kishilar ichidan nisbatan taniqlilarini aniqlab, tanlab olishlari kerak. Bu maqsadda xodimlar «davlat arxivlarida» nomli kartotekani, tegishli davrga oid vaqgli matbuotni, Uzbekistonning qomusiy nashrlarini, tarixiy va ulkashunoslik adabietlarini urganadilar, muassasa, tashkilot, korxonaning` faxriy xodimlari,tajribali mutaxassislaridan maslahat oladilar.
Biroq zinhor «SHaxs faoliyagining roli va ahamiyati» mezonini boshqa mezonlardanu xususan hujjatlar mazmunidan ayri kurib bulmaydi. SHaxsiy tarkib buyicha hujjatli materiallar qimmatdorligini aniqlash buyicha ekspertiza paytida jamg`armani tashkil etuvchi muassasaning ahamiyatini, uning ma`lum idora tizimidagi muassasalari orasidagi qeini ham e`tiborga olish kerak.
SHu munosobat SHBIXHAlardan davlat saqloviga hujjatlar ajratib olinaetganda davlat arxivlarini tuldiruvchi manba hisoblangan muassasa, tashkilot va korxona hujjatlarini olish bilangana cheklanib bulmaydi. Bunda u eki bu tizimdagi barcha muassasalar xujjatlarini birdek urganib chiqish kerak.
SHuning uchun ham muayyan tizimdagi muassasalardan tarkib buyicha hujjatlarni davlat saqloviga ajratib olishga kirishishdan oldin tugatilgan muassasalar jamg`armasi boryuqligini, bor bulsa ularning usha davrda muassasalar tizimida tutgan roli va mohiyatini belgilash, zarur bulsa saralab olish yuli bilan hujjatlarni ajratib olish kerak buladi.
Hujjatlarni davlat saqloviga ajratib olaetganda hujjatlar qachon va qaerda tuzilganiga ham ahamiyat berish kerak. Oktyabr’ tuntarishi va istiqlolchilar kurashi yillari, ya`ni yangi hukumatning ilk yillariga oid bulgan madaniy va xujalik qurilishi haqidagi, xalq ta`limi va tabobatga oid bulgan hujjatli materiallar diqqat bilan urganilishi lozim. Bu davrga xos epishqoq hujjatlar va yirtilib ketgan materiallargina, agar ular endi ilmiy tadqiqotchilarga qushimcha manba bulib xizmat qilmasa, ajratib olinmaydi. Jamoa xujaliklari, MTS, RTS va boshqalarning birinchi raislari shaxsiy yigma jildlarini muddatidan oldin davlat saqloviga qabul qilish haqidagi masalani quyish vaqti etdi.
Aynan bir shaxsning uziga jamgarmada bir nechta hujjatli material - shaxsiy yigma jipd, shaxsiy hisob qogozi va attestatsiya komissiyasi yigilishining baennomasi, formulyar, mehnat va xizmat ro`yxatlari tuzilgan bulishi mumkin.
Buidan tashqari shaxsiy yig`ma jildda bir necha formulyar ruyxat, kadrlar bo`yicha shaxsiy varaqalar va hokazolar bulishi mumkin. Bunday hollarda doimiy saqlovga mavjud hujjatlarning hammasi emas, balki eng oxirgisini ajratib olish maqsadga muvofiqdir. Faqat bunda shu hujjat avvalgi hujjatlarning hamma asosiy ma`lumotlarini qamrab olganmi, shaxsning xizmatni utashi, ma`lumoti, ijtimoiy kelib chikishi va boshqalar haqidagi barcha ma`lumotlar kiritilgan eki yuqligi tekshirib kurilishi kerak. Masalan, agar bir shaxsga bir necha xizmatni utash ruyxati tuzilgan bulsa, unda ilgari tuzilgan ruyxatlardagn barcha ma`lumotlarni o`z ichiga olgan, nisbatan tula bulgan keyingi ruyxat tanlab olinadi va doimiy saqlovga qoldiriladi.
Ayni bir davrga oid ham attestatsiya varagi, ham atgestatsiya komissiyasi yig`ilishi baennomasi mavjud bulgan hollarda birinchi hujjat - attestatsiya varag`ini qoldirgan ma`qul, chunki u o`z ichiga atgestatsiya haqidagi ma`lumotlarni nisbatan tularoq qamrab olgan bo`ladi.
Biroq alohida bir shaxsning xizmat o`tashini aks ettiradigan bir necha xil hujjat (formulyar, xizmat o`tash varag`i, shaxsiy hisob varag`i va hokazo) mavjud erda bu hujjatlarning hamma turi ham saqlangani ma`qul, chunki ularning har biri o`sha shaxs haqida qo`shimcha ma`lumotlar beradi.
SHaxsiy tarkib bo`yicha hujjatlarni davlat saqloviga ajratishda umuman ish yuritish hujjatlari tarkibining to`liq bo`lishiga alohida ahamiyat berish kerak bo`lganidek, shaxsiy tarkib bo`yicha hujjatlarning to`liqligiga ham jiddiy e`tibor qaratish kerak. Ana shu maqsadda hujjatlarni davlat saqlovi uchun ajratishga kirishishdan avval umumiy ish yuritish hujjatli materiallari va shaxsiy tarkib bo`yicha hujjatlar diqqat bilan o`rganiladi va^gqibslanadi. Ammo bu o`rganish faqat ro`yxatlarni ko`zdan kechirish bilan cheklanmasligi kerak. Hujjatlarning tarkibi va mazmuni bilan batafsil tanishish zarur.
Hujjatlarning bu davrga tegishli talaygina qismi davlat saqlovida ekanini nazarda tutgan holda xodimlar tanlov paytida bu hujjatlar tarkibi bilan ham tanishib chiqishlari kerak.
Jamg`arma tarkibida umumlashma tarzidagi hujjatli materiallar (muassasaning tuzilishi va tugatilishi paytiga oid ma`lumotlar, ishchi va xizmatchilarning ma`lumoti, eshi, jinsi, ijtimoiy tarkibi^! hokazo) yuq bulgan taqdirda yuqori tashkilotlar bilan shaxsiy tarkib bo`yicha ezishmalar,ishchi va xizmatchilar ro`yxatlari,ishchi,xizmatchi,talabalarning shaxsiy yig`ma jildi va shaxsiy varaqalari, oylik maosh; vedomostlari va boshqalar
saqlanib qolishi kerak.
Dastlabki yillar shaxsiy tarkib buyicha buyruq va farmoyishlar umumiy ish yuritish bilan birgaliqda tuzilgani uchun ham hujjatlarning bu turida muassasa tarixi, uning tuzilishi, vazifalari, faoliyati, shuningdek alohida shaxslarning tarjimai holini tadqiq qilish uchun ma`lumotlar jamlangan. Bunday hollarda davlat saqlovi uchun shaxsiy tarkibga oid buyruq va farmoyishlarning hammasi ajratib olinishi maqsadga muvofiqdir.
SHaxsiy tarkib buyicha buyruq va farmoyishlar u eki bu shaxsning ishga tayinlanishi, ishdan ishga kuchirilishi, ishdan bushatilishi hamda lavozimi haqidagi, uning ishdan ishga utkazilishi va bushatilishi sabablari haqidagi axborotlarni beradi. Bunday axborotlar shaxs anketalarida^shaxsiy tarkib hisobi varaqalaridagi tarjimai hollarda va boshqa hujjatlarda ham mavjuddirki, shaxsiy yigma jildlar asosan shunday hujjatlardan tarkib topadi. Ayni paytda shaxsiy yig`ma jildlarda buyruq va farmoyishlar (ulardan olingan nusxa va kuchirmalar) bulmasligi ham mumkin,, SHuning uchun ham agar shaxsiy yig`ma jildlar saqlanmagan^bo`lsa^ shaxsiy tarkib buyicha buyruq va farmoyishlar davlat saqloviga olinishi kerak.
Ayrim hollarda shaxeiy tarkib hisobi buyicha mufassal kitob (jurnallar, ro`yxat daftari)lar tutilgan. Ularda ishchi (xizmatchi)ning familiyasi, ismi, otasining ismi, uyi va tug`ilgan joyi, ijtimoiy kelib chiqishi, ma`lumoti, partiyaviyligi, ish staji, lavozimi va bu lavozimga tayinlangan sana kursatiladi. Bunday kitob (jurnal, ruyxat daftar)lardan ijtimoiydemografik tadqiqotlarda, shuningdek u eki bu shaxsning tarjimai holini urganshtstsa foydalanish mumkin. SHuning uchun ham hujjatlarning bu turlari davlat saqloviga qabul qilinishi kerak.
1940-1950 yillargacha bulgan shaxsiy tarkib hisobi varaqalari (kartochkalar^), agar ulardaga axborot uta oz va tuliq bulmasa, davlat saqloviga olinishi maqsadga muvofiq emas. Bunday hujjatlar shaxsiy tarkib buyicha saqlanib qolgan yagona manba bulsa, istisno tariqasida davlat saqloviga olinishi zarur. 1940 yildan keyin tutilgan va ilmiy xodim haqida tuliq axborotga ega bulgan ilmiy xodim hisob varagidan iborat kartotekalarni davlat saqloviga olish masalasi nomenklatura xodimlarining shaxsiy yig`ma jildi bor eki yuqligiga qarab hal etiladi. Nomenklatura xodimlarining shaxsiy yig`ma jildlari yuq bulgan taqdirda shaxsiy varaqlar davlat saqloviga olinadi.
qator korxonalarda ishga qabul qilish va bushatish haqidagi xatlar konvertlarda -shaxsiy yig`ma jildlarda tuplanadi. Bunday hollarda ularni davlat saqloviga ajratish shaxsiy yig`ma jildlar bilan bir xil utkaziladi.
Agar ishga olish va ishdan bushatish haqidagi «xatcha»lar alohida yig`ma jildlarda tuplansa, ularni davlat saqloviga qabul qilish masalasi ishchi va xizmatchilar hisob varaqalarining nechog`li saqlangani va ularning davlat saqloviga qay darajada qabul qilinishiga bog`liq. CHunki bu varaqalarda «xatcha»lardagi axborot tula takrorlanadi.
Agar arxivlarda talab qilib olinmagan mehnat daftarchalari mavjud bulsa, davlat saqloviga ularning tarixiy biografik tadqiqotchilar uchun ahamiyatli bulgan qismigina ajratib olinishi mumkin. Bunda shaxsiy yig`ma jildlar uchun urnatilgan mezonlar nuqtai nazaridan endoshiladi. SHaxsiy jamg`arma tarkibiga kiradigan mehnat daftarchalaridan boshqa mehnat daftarchalarini davlat saqloviga qabul qilish ma`qul emas.
SHaxsiy yig`ma jildlar va odatdagidek ular tarkibiga kiradigan hujjatlar (formulyar, xizmatni utash va mehnat ruyxatlari, rag`batlantirish, bildirishlar, ta`til berish haqidagi buyruqlar, obuna, tarjimai hol, tavsifnoma, kafolatnoma va boshqalar) quyidagi hollarda saqlovga qoldirilishi mumkin:
a) agar shaxsiy yig`ma jild faoliyatning u ekibu turida uzini kursata olgan alohida mashhur shaxsga eki mazkur muassasadagi xizmatlari salmoqli
bulgan shaxsga tegishli bulsa;
b) agar ular hech bir tomondan uzini kursatmagan shaxsga tegashli bulgani holda bu shaxsiy jildda boshqa mashhur kishilar haqida ma`lumot bo`lsa;
v) agar shaxsiy yig`ma jildda usha davr voqealarini sharhlaydigan, boshqa muassasalar ishiniko`rsatadigan faktik axborotlar bulsa.
SHaxsiy yig`ma jildlarni davlat saqloviga ajratayottanda, yuqorida qayd qilib utilganidek, ular birmabir ekspertiza qilinadi, ya`ni varaqmavaraq uqib urganiladi. SHaxsiy yig`ma jildlarda ikkinchi darajali, qaytariq va yaroqsiz hujjatlarning kuplab uchrashi uzuzidan ularni «ichki ekspertiza» natijasi bilan eqib yuborish maqsadga muvofiqligani kursatadi.
Agar ishdan bushatilgan xodimlarning shaxsiy yig`ma jildi birbiridan alohida tarzda emas, balki alifbo buyicha eki davriyligiga qarab yalpisiga tikilgan bulsa, bunday yigma jildlarni birbiridan ajratish mumkin.
SHaxsiy yig`ma jildlar alifbosi, fikrimizcha, ma`lumotnoma ahamiyatiga ega bulgani uchun ham davlat saqloviga qabul qilinadi.
Ishchi va xizmatchilarning alifboli va nommanom ruyxati tadqiqotlar (ularda xizmatchilarning millati, savodxonligi, jinsi, eshi va hokazolar haqida ma`lumot borligi tufayli) uchun qimmatli manba bulib xizmat qilishi mumkin. SHuning uchun ham ularni davlat saqloviga kabul qilish kerak. Zero, bu masalalar buyicha kup hollarda umumlashma ma`lumotlar bulmaydi.
Mehnat ruyxatlaridagi axborot bilan shaxsiy yigma jilddarda tuplangan hujjatlardagi ma`lumotlar birbirini qaytaraetganga uxshaydi. SHu' ning uchun ham mehnat ruyxatlarining davlat saqloviga olinishi masalasi mehnat ruyxatlari va shaxsiy yig`ma jildlarnyng qay darajada saqlanganligiga qarab hal etiladi.
Oylik ish haqi miqdorini tasdiqlaydigan hujjatli materiallar (hisobkitob, tulov, talab vedomostlari) faqat muassasa jamgarmasida kasblar buyicha urtacha ish haqi, ishchilarning eshi, jinsiga qarab bulinishi haqida statistik toifadagiumumlashma materiallar bo`lmagan taqdirdagina davlat saqloviga qoldirilishi mumkin.
Jamoat tashkilotlari a`zolarining qabul, uchetdan chiqish masalalarini qayd qiluvchi shaxsiy tarkib bo`yicha materiallarni ajratish masalasini hal etshtstsa bu tashkilotlarning xarakteri va faoliyati kulamini aniqlash muhimdir. Noommaviy va tor professional jamoat tashkilotlari a`zolarining shaxsiy yigma jildlari davlat saqloviga maksimal hajmda qabul qilinishi kerak. CHunki ularda saqlanaetgan hujjatlar (anketalar, tarjimai hollar, xotaralar, nashriy mahsulotlardan qirqmalar va hokazolar), materiallar shaxslarni tasniflashdagina qimmatli bulib qolmay, respublika, viloyat, tuman xalq xujaligi, madaniyati, ilm-fani taraqqietini urganishda ham muhim ahamiyatga egadir.
Umumta`lim maktablarida uqitish masalasi uqituvchilarning shaxsiy yig`ma jildlari (1917 yildan boshlab), etuklik guvohnomalarini berish ruyxat daftarlarida (1933 yildan boshlab), imtihon komissiyasi baennomalarida, oltin, kumush medallarini berish haqidagi ruyxatlarda (1945-1996 yillar), direktorning uquvchilarni qabul qilish va maktabni bitirish haqidagi buyruqlarida (1968 yildan beri hamma joyda ham yuritilavermaydi) uz aksini topgan. qabul qilish va sinfdan sinfga kuchirish, uquvchilarning bitirishi va ularga guvohnoma (attestat) berilishi, uquv ishlarining boshqa masalalari qatorida maktab uqituvchilarining kengashlari (1917 yildan boshlab) baennomalarida uz aksini topgan. Amaldagi normativ hujjatlar talabiga kura ular davlat saqloviga qabul qilinishi kerak.
Davlat saqloviga uqituvchilar kengashi baennomalaridan tashqari uquvchilarning 1917-1942 yillarga oid shaxsiy yig`ma jildlari ham qabul qilinish lozim. qayd etilgan bu davr uquvchilarning urta umumiy ta`lim olishi majburiyligi joriy qilinganini aks ettiradigan muhim va asosiy hujjatlar ekanligi inobatga olinib shunday qarorga kslindi.
Urta maxsus o`quv yurtlari o`quvchilarishshg yig`ma jildlari hujjatlarini tanlab olish tavsiya qilinadi. Biroq trixiybiografik tadqiqotlar uchun qimmatlilari uchraganda tulaligicha qabul qilinishi ham mumkin.
Uquvchilarning modtsiy va ijtimoiy ahvolini tekshirish baennomalari, kasbiy va davlat kasbiy komissiyalari (ular faoliyat kursatgan hamma davr uchun) baennomalari ham davlat saqloviga utkaziladi.

Attestatsiya komissiyalari baennomalari ham davlat saqloviga o`tkaziladigan hujjatlardir. Bu hujjatlarda attestatsiyadan utkaziladigan u eki bu idora xodimlari kontingenti, ular tarkibidagi sifat uzgarishlar, ularning ishchanlik va kasbiy malakasi haqidagi ma`lumotlar jamuljamdir. Attestatsiya varaqlari va xizmat attestatsiyasiga tayerlanadigan hujjatlar davlat saqloviga shaxsiy yigma jildlar tarkibida qabul qilinadi. Bunda shaxsiy yig`ma jildlarni davlat saqloviga qabul qilish me`erlariga amal qilinadi.

Mukofotlash hujjatlari sirasiga shaxsiy mukofotlash yig`ma jildlari, mukofot varaqlari, mukofotni topshirish baennomalari, mukofotlash ruyxatlari va mukofotlanganlarning hisob varaqlari kiradi.
4.Tarixiy biografik va ijtimoiy tadqiqotlarda foydalanish mumkin bulgani uchun shaxsiy mukofotlash yig`ma jilddari va mukofotlash qog`ozlari davlat saqloviga qabul qilinishi lozim.
Mukofotlash uchun takdim etilgan shaxslar ruyxati ularni mukofotlaetgan idora tasdig`i bilan davlat saqloviga ro`yxat tasdiqlangan joydan qabul qilinadi.
«Mukofotlanganlarning shaxsiy hisob varaqlari» nomli kataloglarga solish va ilmiyma`lumotnoma apparati sifatida foydalanish uchun davlat arxivlariga qabul qilinishi mumkin. Mukofotlanganlarning shaxsiy hisob varaqlari ijtimoiy va boshqa ilmiy tadqiqotlar uchun katta ilmiy qimmatga ega bulgani tufayli ham ularni doimiy saqlash tavsiya etiladi.
Davlat saqloviga birinchi navbatda shaxsiy nafaqaxurlarning pensiya yig`ma jildlari ajratib oldaishi kerak. Ular uzida jamiyat va davlat oddida alohida xizmat qilgan shaxslar haqida qimmatli ma`lumotlar mujassam etgani bilan ham tarixiybiografik tadqiqotlar uchun foydalidir. Ulardan davlat va jamoat arboblari, madaniyat va san`at xodimlari, kuplab tarixiy voqealarning bevosita ishtirokchilari haqida bebaho ma`lumot olish mumkin. SHaxsiy nafaqaxo`rlar oila a`zolarining pensiya yig`ma jildlari ham doimiy saqlashga molik.
SHaxsiy nafaqaxurlar oila a`zolarining pensiya yigma jildlari kupincha shaxsiy nafaqaxurlarning yig`ma jildlaridagi ma`lumotlarga nisbatan boyroq va qimmatliroq ma`lumotlar beradi.
Davlat saqloviga ajratib olingan yig`ma jildga doimiy saqlashga molik yig`ma jildlar ro`yxati shaklida ruyxat tuziladi.
Doimiy saqlov yigma jildi ro`yxati, ruyxatga kirish va shaxsiy tarkib buyicha yig`ma jildlarning avvalgi ruyxati arxiv bulimi eTH ixtiyoriga topshiriladi.
Foydalanilgan adabiyotlar:
1.Karimov I.A. O`zbekistonning o`zistiqlol va taraqqiyot yo`li.
-T.; O`zbekiston,1992.
2.Alimov I. Arxivshunoslik. –T.; SHarq,1999.
3.Osnovno`e pravila raboto` gosudarstvenno`x arxivov. –M.;1984.
4.Azarov A. Gosudarstvenno`e arxivo` i arxivnoe delo v soyuzno`x
respublikax. –M.;1971.
5.Dremenev D.A Gosudarstvenno`e arxivi i arxivnoe delo v soyuzno`x
respublikax. –M.;1972.
6.Kozlitin I.P. Gosudarstvenno`e arxivi respublik Sredney Azii.
-M.;1961.
7.Krayskaya J.V. Organizatsiya arxivnogo delo. –M.;1980.
8.Tilekulov G.S. Rol’ arxivov Uzbekistana v nauchnom,issledovatel’skoy
i kul’turnoy jizni respubliki(1918-1980gg.)
-T.;1985.
9.O`zbekiston Respublikasi Qonuni.Arxivlar to`g`risida. T.;Adolat,1999.
10.Turg`unov J. Arxiv xujjatlari- bebaxo xazina. CHust.;1997.