Namangan davlat universiteti jahon tarixi kafedrasi arxivshunoslik

Mavzu №14: O`zbekiston Respublikasi Milliy arxiv fondi hujjatlarini saqlashning ta`minlanishi.

Reja:
1. Kirish.
2.Saqlash uchun qulay sharoitlar, elektr jihozlar. YOng`inga qarshi jihozlar.
3..Namlikni ta`minlash, sanitariya gigiena rejimi.
4.Hujjatlarni foydalanishga berish tartibi.
5. Xulosa.
1.
1.O`zbekiston Respublikasi Milliy arxiv fondi hujjatlarining saqlanishini ta`minlash uchun davlat arxivlarida qo`yidagi bir-biri bilan bog`liq ishlar kompleksi o`tkazilishi lozim:
- hujjatlarni saqlanishi uchun qulay sharoitlarni tashkil qilish ;
- hujjatlarni xonalarga joylashtirish, topografiyalashtirish;
- yig`majildlarni arxivdan berilishi tartibiga rioya etish;
- yig`majildlar mavjudligini va holatini tekshirish;
- alohida qimmatga ega bo`lgan hujjatlarni sug`urta va foydalanish fondlarini tashkil etish;
- hujjatlarning fiziko-kimyoviy saqlanishini ta`minlash, yig`majildlarni labaratoriyaga tayyorlash .
Hujjatlar saqlovini ta`minlash majburiyatini direktor buyrug`i bilan bosh saqlovchi zimmasiga yuklatiladi.
Saqlash xonasi akt bo`yicha qabul qilib olinadi, akt ikki nusxada tayyorlanadi, topshiruvchi va qabul qiluvchi tomonidan imzolanadi, bir nusxasi fond saqlovchisida ikkinchi nusxasi saqlashni ta`minlash bo`limi mudiri yoki arxiv direktorida qoladi.
Saqlash xonasini qabul qilishda fondlar saqlovchisi hisob hujjatlari yordamida hujjatlarni sonini zarur bo`lganda xolatini tekshiradi.
Fond saqlovchisi unga topshirilgan fondlarni saqlanishi uchun to`la javobgardir.
Hujjatlarni saqlash uchun qulay qo`yidagicha ta`minlanadi:
- arxiv binolarini qurish, rekonstruktsiya va remont qilish bilan;
- saqlash xonalarini o`t o`chirish vositalari;yong`indan himoya va yong`inga qarshi signalizatsiya bilan jihozlash;
- saqlashning qulay xarorat va namlik rejimini hosil qiluvchi texnik vositalarni qo`llash, sanitariya-gigiena tadbirlarini o`tkazish;
- hujjatlarni saqlashning maxsus vositalarini qo`llash;
2. Davlat arxivlari uchun binolar maxsus qurilgan yoki moslashtirilgan bo`lishi mumkin.
Arxiv muassasalari qo`yidagi muassasalardan uzoqda joylashtirilishi kerak:
- havoni chang va agressiv gazlar (xlor, azon) bilan ifloslaydigan sanoat korxonalaridan tibbiy normalarda belgilangan masofalarda;
- yong`in xavfi bo`lgan, qurilish normalari va qoidalari talablariga javob bermaydigan ob`ekt va qurilishlardan,
Arxivlar quriladigan va faoliyat ko`rsatadigan hududlarda zararli aralashmalar miqdori (o`rtacha sutkalik) quyidagi normalardan oshmasligi kerak (mgm3):
Oltingugurt gazi - 0,05;
Azot oksidi - 0,085
Xlor gazi - 0,03
Sillikat changi - 0,05.
Hududni arxiv binosi qurilishi uchun yaroqli ekanligini aniqlashda mahalliy sanitariya epidomologiya stantsiyalarining xulosasi ham hisobga olinadi.
Arxivlar uchun yangi binolar qurish va eskilarini rekonstruktsiya qilishda qo`yidagi maxsus jihozlangan xonalarning mavjud bo`lishi oldindan ko`zda tutilgan bo`lishi kerak:
- hujjatlarni qabul qilish;
- hujjatlarni saqlash;
- ilmiy axborot apparatini va hisob hujjatlarini joylashtirish;
- hujjatlarni mikrofil’mlashtirish va foto nusxa olish;
- restavratsiya, dezinfektsiya.
- ko`paytirish texnikasini joylashtirish;
- ishchi kabinetlar;
- uquv zali;
- ko`rgazma zali;
- yordamchi xonalar (garderob, qabulxona va boshqalar).
Hujjatlarning ug`irlanishdan saqlash uchun erto`la xonalari, va past qavat derazalariga metall panjaralar o`rnatiladi.
Arxivlarning asosiy binolarida elektroprovodlarning yopiq montaji qo`llaniladi. Saqlash xonalarida gaz quvurlari orqali montaj qilishga ham ruhsat beriladi.
Asosiy arxiv xonalaridagi yoritgichlar, elektroshitlar va taqsimlash vositalari yopiq foydalaniladigan bo`lishi kerak. Saqlash xonalari umumiy va qavatlar uchun o`chirish rubil’niklari bilan jihozlanishi lozim. Taqsimlash shitlari, predoxranitellar, o`chirish moslamalari faqatgina saqlash xonalarining tashqarisida o`rnatiladi. YOritgichlar xujjatlar solingan karobkalardan 50 sm uzoqlikda bo`lishi kerak elektr rozetkalar qopqoqlik bo`lishi yoki yopiq qutilarda o`rnatilgan bo`lishi kerak. CHangyutgich va ko`chma yoritgichlar shnurlari rezina shlanglar orqali o`tkazilgan bo`lishi, yoritgichlar shisha qalpoq va setka bilan himoyalangan bo`lishi kerak.
Stellajlar tepasida yoritish poldan 1 metr balandlikda -20-30lk, hujjatlarni ko`rib chiqiladigan ish joyida -100lk; loyiha hujjatlarini ko`rib chiqishda -300lk bo`lishi kerak.
Saqlash xonalari derazalari shimol tomonga qaratilgan bo`lishi lozim, tabiiy yoritishga hujjatlarni quyosh nurini to`g`ridan-to`g`ri tushishdan saqlagan holdagina yo`l qo`yilishi mumkin.
Hujjatlarni yorug`lik ta`siridan saqlash qo`yidagicha amalga oshiriladi:
- hujjatlarni shkaflarda, yopiq tipdagi stellajlarda, shuningdek qutilarda, papka va muqovalarda saqlash;
- derazalarda yorug`lik tarqatuvchi oynalardan, yorug`lik o`tkazmaydigan pardalardan foydalanish.
Hujjatlarni tabiy yorug`likning emiruvchi ta`siridan asrash chora tadbirlari hujjatlar bilan ishlanadigan barcha xonalarda ko`zda tutilgan bo`lishi kerak.
Arxiv binolari yong`in xavfiga ko`ra «V» kategoriyaga mansub saqlash xonalari olovga bardoshliligi ikkinchi darajadan past bo`lmagan binolarda joylashtiriladi.
Bino yong`inga qarshi suv ta`minoti bilan jihozlanadi.
Arxivlarning asosiy yong`inga qarshi jihozlariga eng yangi konstruktsiyalardagi uglekislotali o`t o`chirish moslamalari bo`lib, har bir 50kv, erda bitta, har ikki honadan bittasiga o`rnatilishi kerak.
YOng`inga qarshi himoya maqsadida barcha elektr jihozlar er o`tkazgichlar bilan ta`minlanadi.
Saqlash xonasi va ishchi kabinetlar qo`riqchi va yong`inga qarshi signalizatsiya bilan ta`minlanishi lozim.
Saqlash xonasi va hujjatlar bilan ishlash xonalari shiftlarga, zinapoyalarga, koridorlarga hujjatlarni evakuatsiya qilish uchun qulay bo`lgan chiqish yo`llariga ega bo`lishlari lozim.
Hujjatlarni evakuatsiya qilish yo`llariga bo`lgan talablar:
- evakuatsiya yo`llarini turli xil buyumlar va uskunalar bilan to`sib qo`yish taqiqlanadi;
- evakuatsiya chiqishlarining barcha eshiklari binodan chiqish yo`nalishida erkin ochilishi kerak;
- erto`lalar alohida chiqish joylariga ega bo`lishlari kerak;
evakuatsiya yo`llaridagi koridorlarda «CHiqish», «Ochiq eshik» kabi yozuvlar bo`lishi kerak.
Saqlash xonalarida chiqish, elektr isitish asboblaridan foydalanish, begona buyumlarni (portfellar, sumka, oziq-ovqat mahsulotlari va h.k) saqlash ta`qiqlanadi.
3. Qog`oz asosidagi hujjatlarni uzoq muddat saqlanishi uchun saqlash xonalarida saqlashning optimal harorat rejimi o`rnatilgan. Harorat 17-19S, nisbiy namlik 50-55%.
Hujjatlarni saqlash rejimi havoning iqlimiy parametrlarini (harorat va nisbiy namlik) muntazam o`lchab borish yo`li bilan nazorat qilib turiladi:
- konditsionerlik xonalarida haftada bir martadan kam bo`lmasligi kerak;
- havo va suv bilan isitiladigan xonalarda haftasiga ikki marta;
Nazorat-o`lchov priborlarining ko`rsatkichlari maxsus jurnallarda qayd qilib boriladi. Jurnalda shuningdek priborlar ko`rsatkichini to`g`riligini tekshirish va harorat namlik rejimini me`yorga keltirish yuzasidan amalga oshirilgan tadbirlar ham o`z ifodasini topadi.
Nazorat-o`lchov priborlari stellajlarga asosiy kirish joylarida istish va ventilatsiya sistemalaridan uzoqroq o`rnatiladi. Priborlar barcha saqlash xonalariga, xona sistemasida har bir xonaga, ko`p yarusli sistemada har bir yarusga bittadan qo`yiladi.
Saqlash xonalari hashorotlar, is, kemiruvchilar, chang to`planishi paydo bo`lmaydigan darajada, namunali tartib va tozalikda bo`lishi kerak.
Hujjatlarni changdan saqlash uchun:
- saqlash xonasi binolarini maksimal germetik imkoniyatlarini ta`minlash va ventilyatsion sistemani changga qarshi fil’tlar bilan jihozlash;
vaqti-vaqti bilan hujjatlar solingan qutilar, stelljajlarni changini artish; sanitariya kunlarini o`tkazish.
Saqlash xonalari arxivlar uchun belgilangan tartibdao`rnatilgan metall stellajlar bilan jihozlanadi:
- Asosiy o`tish yo`laklarining kengligi(stellajlar qator orasi 120sm)
- polkalar o`rtasidagi masofa 40 sm.dan oz bo`lmagan, o`zgaruvchi.
- devor bilan unga parallel bo`lgan stellajlar orasidagi masofa - 75 sm.
Arxiv hujjatlari umumiy va maxsus saqlanadigan hujjatlarga bo`linadi.
Maxsus saqlanadigan hujjatlar uchun ajratilgan joy va maydon arxiv tomonidan arxivning hajmi va to`ldirib berish istiqbollaridan kelib chiqib belgilanadi.
Fondlarning arxivda joylashtirish tartibi, ularni joylashtirish sxemasi bilan aniqlanadi. Plan (sxema) fond komplekslarini har bir stellajda nomeri ko`rsatilgan holda taqsimlanishi ko`zda tutiladi.
Yig`majildlar stellajlarda vertikal yoki gorizontal xolatda qutilarda yoki papkalarda joylashtiriladi.
Barcha arxiv binolari (bino, korpus, etaj, yarus, xona) shuningdek stellaj, shkaf va polkalar nomerlanadi. Har bir xonada stellajlar va shkaflar chiqish eshigidan chapdan o`ngga qarab nomerlanadi. Stellajlardagi polkalar shkaflar bo`yicha chapdan o`nga, polkalar tepadan pastga nomerlanadi.
Saqlash joyini mustahkamlash va hujjatlarni izlash uchun arxivlarda fondlar bo`yicha va stellajlar bo`yicha topografik ko`rsatkichlar tuziladi.
Topografik ko`rsatkichlar kartochkalarda zarur bo`lgan miqdorda bo`ladi.
Fondlar bo`yicha topografik ko`rsatkich kartochkalari har bir fondga alohida tuziladi. Fondlar bo`yicha topografik ko`rsatkich kartochkalari fond nomerlari tartibida joylashtiriladi.
Stellajlar bo`yicha topografik ko`rsatkich kartochkalari har bir stellajga alohida tuziladi va stellajlar nomeri tartibida joylashtiriladi.
Saqlash xonalari ish vaqtida kalit bilan berkitilgan bo`lishi kerak. Xonalarning kaliti ish vaqtida fond saqlovchisida bo`ladi; pechat va plomba arxiv direktori tomonidan soqchilik organlari bilan kelishilgan holda belgilangan tartibda saqlanadi. Ish vaqti tugagach saqlash xonalarining eshiklari qulflanadi, muhrlanadi va plombalanadi. Muhrlashdan oldin saqlash xonasi uchun mas`ul shaxs xonaning holatini tekshirdi. Arxiv xodimlarining saqlash xonasiga kirishi tartibi direktort tomonidan belgilanadi. Begona kishi faqatgina direktor ruxsati bilan fond saqlovchisi hamrohligida kiritilishi mumkin.
4.Saqlash xonalaridan hujjatlar qo`yidagi holatlarda beriladi:
- foydalanish uchun (tadqiqotchilar uquv zalida, arxiv xodimlari ishchi kabinetlarida, muassasa va tashkilotlar vaqtinchalik foydalanish uchun) ;
- hujjatlar ustida arxiv ishlarini olib borish uchun (Ilmiy ma`lumot aparatini takomillashtirish, hujjatlar qiymatini aniqlash va ishchi kabinetlarda arxiv xodimlari tomonidan) ;
- sug`urta fondini tashkil etish yuzasidan tashkil etilgan ishlar, nusxa ko`chirish va hujjatlarni saqlanishini ta`minlash uchun maxsus ishlov berish.
Eski va xarflari tez buziladigan, shuningdek alohida qimmatga ega bo`lgan hujjatlar yig`majildlari foydalanishga berilmaydi, ularning nusxalari beriladi. Ayrim o`sha zaruriy holatlarda bunday hujjatlarning asl nushalari direktorning yozma ruxsatnomasiga asosan beriladi.
Hujjatlarni berish va ularni qayta qabul qilib olish fond saqlovchisi tomonidan amalga oshiriladi.
Yig`majildlar (asli yoki nusxasi) direktorning yozma ruxsati bilan alohida qimmatli hujjatlarni berilganda, arxivdan tashqarida vaqtinchalik foydalanish uchun berilganda, ko`rgazmaga qo`yilganda, restavratsiya uchun berilganda, nusxa ko`chirilganda tashqariga chiqarilishi mumkin.
Yig`majildlar qo`yidagi muddatlardan oshmagan holda berilishi mumkin:
- o`n kun- so`rovlarni bajarayotgan arxiv xodimlari uchun;
- bir oy- uquv zalida ishlayotgan tadqiqotchilar, ilmiy ish bilan shug`ullanayotgan arxiv xodimlari uchun;
- uch oy- hujjatlarni vaqtinchalik foydalanish uchun so`rayotgan muassasa va tashkilotlar uchun.
Hujjatlarni arxiv ishlarini bajarish uchun, sug`urta nusxasi ko`chirish va boshqa maxsus ishlarni bajarish uchun berish muddati arxiv va labaratoriya ish rejalari asosida belgilanadi. Foydalanish muddatini uzaytirishga ayrim hollarda arxiv rahbariyatining yozma ruxsatnomasi asosida yo`l qo`yiladi.
Hujjatlarni berilishi qo`yidagi hujjatlar bilan rasmiylashtiriladi:
- buyurtma (talabnoma) - uquv zalida ishlayotgan tadqiqotchilar va arxiv xodimlari uchun;
- yimajildlarni vaqtinchalik foydalanishga topshirish aktlari;
- labaratoriya ishlarini o`tkazish uchun buyurtma;
- arxiv ishlarini bajarish uchun berilishi aktlri.
Yig`majildlarni berilishi qo`yidagi kitoblarga qayd etiladi:
- yig`majildlarni ishchi kabinetlarga berish kitobi;
- o`quv zaliga berish kitobi;
- labaratoriyaga berish kitobi;
- vaqtinchalik foydalanishga berish kitobi.
Kitoblar alohida yuritiladi.
Tadqiqotchilarning bajarilgan buyurtmalari (talabnoma) hujjatlar bilan uquv zaliga jo`natiladi va tadg`ig`otchining shaxsiy delosida saqlanadi.
Boshqa barcha bajarilgan buyurtmalar fond saqlovchisida maxsus papkada saqlash muddati tugaguncha saqlanadi.
Har bir berilgan yig`majild o`rniga karta qo`yiladi, kartada fond nomeri, ro`yxati, soni, qachon va kimga berilganligi, bergan xodimning imzosi va qaytarilganligi haqidagi belgi bo`ladi.
Hujjatlar yig`majildini vaqtincha foydalanishga berilganda ikki nusxada akt tuziladi. Bir nusxasi arxivda qoladi, bir nusxasi foydalanuvchiga beriladi.
Akt arxiv rahbariyati, saqlash bo`limi mudiri, hujjatlarni qabul qilib olgan muassasa tomonidan imzolanadi. Imzolar muhr bilan mustahkamlanadi.
5. Hujjatlar yig`majildlarini restavrattsiyaga, muqovalashga, nusxa ko`chirishga jo`natish buyurtma bilan rasmiylashtiriladi. Buyurtma davlat arxivida zarur bo`lgan miqdorda tuziladi. Buyurtma labaratoriya buyurtmalar kitobida qao`d etilgach, unga qo`yilgan nomer qolgan barcha nusxalarga qo`yiladi, bittasi ishlarning bajarilishini nazorat qilib borish uchun arxivga qaytariladi, qolganlari labaratoriyada olib qolinadi.
Yig`majildlarni berishdan oldin shifr, muqovadagi sahifa, berishda va qabul qilishda varaqlarning nomerlanishi va yig`majildning holiga e`tibor beriladi.
Hujjatlarni har qanday masofalarga transport vositalarida tashishda ehtiyot choralarini qo`llash kerak. Hujjatlarni yog`ingarchilikdan, yorug`likdan va boshqa salbiy ta`sirlardan himoya qilish kerak. SHahar ichida usti yopiq avtomashinalarda, shaharlararo tashishda konteynerlarda tashiladi.

Tayanch so`z va atamalar

1.Restavratsiya.
2.Konservatsiya.
3.Dezinfektsiya.
4.Stellaj.
5.Saqlash xonasi.
6.Xarorat-namlik rejimi.
7.O`quv zali.
8.Nazorat-o`lchov priborlari.
9. Tiglatpalasar.
Nazorat savollari
1.Arxiv xujjatlarini saqlash deganda nimani tushunasiz?

2.Arxiv joylashgan xududda zaxarli gazlar miqdori qanchadan oshmasligi kerak?

3.Xujjatlarni saqlash uchun qulay sharoit deganda nimani tushunasiz?

4.Arxiv binosida qanday xonalar mavjud bo`lishi kerak?

5.Xarorat-namlik rejimi qanday bo`lishi kerak?

6.Stellajlar qanday joylashtirilishi lozim?

Foydalanilgan adabiyotlar.

1. 
   Azarov. A. I. Gosudarstvenniy arxivi i arxivnoe delo v soyuznix respublikax. Moskva; 1971,
   
2. 
   Osnovnie pravila raboti gosudarstvennix arxivov. Moskva.; 1984,
   
3. 
   Kozlitin. I. L. Gosudarstvennie arxivi respublik Sredney Azii. Moskva; 1961.
   
4. 
   O`zbekiston Respublikasi Qonuni. «Arxivlar to`g`risida». Toshkent; 1999.