Менежмент” фанидан маърузалар матни

7. 2- расм. Мажлис иштироқчиларининг ҳолатини унинг давомийлигига боғлиқлиги
Мажлисни охирида қабул қилинган қарорларни тақрорлаш, якунни чиқариш ва нима, ким томонидан ва кайси вақтга қадар қилиниши кераклигини аниқлаб олиш керак. Мажлис ижобий руҳда ва иложи борича маълум вақтда тугаши керак.
Агар мажлисни режалаштиришда устиворликлар тўғри маълум бўлсалар, унда энг муҳим вазифалар, қоидага кўра, мажлиснинг бошида мухокама қилинадилар, охирида эса фақат кам аҳамиятлилар.
Мажлисни якунлашда энг муҳим маълумотлар ва натижаларга эга қисқача баённома тузиш керак, мажлис охирида уни иштирокчиларга тарқатиш керак.
Вақти вақти билан бўлса ҳам мажлис натижаларига қайтиш зарур, шу жумладан иштирокчилари сўрови йўли билан:
Мажлиснинг мавзуи ва мақсади етарлича аниқ бўлдими?
Иштирокчилардан ҳар бири кун тартиби ва бошқа материалларни ўз вақтида олдими?
Мажлиснинг мақсадига эришилдими?
Қанча вақтдан самарасиз фойдаланилди?
Бундан ташқари, қабул қилинган қарорлар барча тегишли бўлганлар томонидан бажарилаётибдими ёки йўқми, назорат қилиш керак. Бажарилмаган вазифалар ва ҳал қилинмаган муоммолар кейинги мажлис кун тартибининг биринчи банди бўлиши керак.
Келувчилар оқимини бошқариш ҳам муҳим амиятга эга, у ҳаммадан аввал кераксиз ва маълум қилинмаган келувчилардан ўзини четга тартишга қаратилган. Раҳбарлар ишларни бегона масалаларга чалғитмасдан ўйлаб кўришлари учун вақтга эга бўлишлари керак. Агар ҳар кандай киши ва ҳафтанинг ҳар қандай кунида ва куннинг ҳар қандай вақтида шахсан ёки телефон бўйича менежер билан мулоқат қилишга даъвогарлик қилса, бу йўл қўйиб бўлмайдиган ортиқчалик ҳисобланади. Бу нарса содир бўлмаслиги учун қуйидагилар тавсия этилади:

• 
  котибга келишлар муддати ва санасини олдиндан мувофиқлаштириш ва унга риоя қилишни топшириш;
  
• 
  котибнинг ёзув столидан ўзига хос тўсиқ сифатида фойдаланиш, уни ҳеч ким “Мен Сизга нима қилишим мумкин?”, “У Сизга қўнғироқ қилиши мумкинми?” сўровларини олмасдан, четлаб ўта олмайди;
  
• 
  “осойишта соат”ни киритиш, масалан, иш кунининг бошида, бу вақтда сизни ҳеч ким безовта қилмаслиги керак;
  
• 
  умумий қабул соатларини, ҳамда алоҳида раҳбарлар учун қабулнинг маълум қабул соатларини белгилаш;
  
• 
  келувчиларни турган ҳолда қабул қилиш ва саломлашиш вақтида келишнинг устиворлиги ёки заруриятини белгилаш.
  

Маълум қилинмаган келувчилар билан мулоқат қилиш усуллари сиз- нинг етарлига вақтга эга бўлишингиз, келувчи билан қандай муносабатда эканлигингиз, унинг билан олдинги мулоқотлардан қандай тажриба олган -лигингизга боғлиқ бўлади. ҳаммадан аввал, унинг келишининг сабаблари ҳа- қида сўраш керак. Жавобга кўра у билан суҳбатни ўзингизнинг ходимингиз ёки бошқа бўлимга топширинг. Агар масалага камроқ вақт сарфлаш билан ҳал қилиш мумкин бўлса, суҳбатни давом эттиринг ёки учрашув ҳақида келишиб олинг. Аммо энг яхшиси- қатъий маълум қабул соатларига ўргатишдир.
Кабулга тайёргарлик кўриш учун қуйидагилар зарур:

• 
  келувчидан келишнинг мақсадини аниқлаш;
  
• 
  суҳбатнинг давомийлигини олдиндан белгилаш;
  
• 
  агар мўлжалланган мақсадга режалаштирилган вақт давомида эришишнинг иложи бўлмаса, суҳбатни бошқа вақтга кўчириш;
  
• 
  хусусий ахборотни қабул охирида баён қилиш;
  
• 
  суҳбатга тайёрланиш ва керакли ҳужжатларни тайёр ҳолда ушлаб туриш.
  

Шундай қилиб, менежернинг шахсий ишини рационналлаштириш унинг фаолиятининг самарадорлигини оширишга имкон беради,жамоани муваффақиятли бошқариш учун шарт-шароитлар яратади.