Менежмент” фанидан маърузалар матни

7.4. Менежер фаолиятини режалаштириш ва ташкил қилиш учун қуроллар
Менежер ишини режалаштириш ва ташкил қилишда махсус қуроллардан фойдаланилади.
Вақтнинг кундалиги – бу ишни бошқаришнинг уни соатлар бўйича бажарилишини режалаштириш, умумий мақсаднинг бир қисми сифатида кундалик вазифаларни белгилаш ва улардан энг муҳимларини ажратишга имкон берувчи воситадир.
Кундалик махсус папка – тез таққичдан ташкил топади, унга фойдаланувчининг истаги бўйича махсус варақачалар, графиклар, жадваллар ва молиявий ҳисобатлар солиб қўйилиши мумкин.Варақачаларда йиллик режалар (узок муддатли режалар ҳафталар бўйича киритилган катакларга ажратилган сетка) ва барча ишлар ярим саотгача аниқлик билан тақсимланган кунлик режалар мавжуд бўлади. Шундай қилиб, кундалик дастурнинг ҳар бир бандини кенгроқ вақтли вазафалар билан солиштириш мумкин. Аввал тегишли катакларни тўлдириш ва керакли ишларнинг рўйхатини тузиш учун қатъият ва интизом талаб қилинади. Аммо бу рўйхатни тузиш, олдинда турган вазифалар ва фаолият турларини ранжировкалаш меҳнатни ташкил қилишни яхшилаш ва вақтдан фойдаланишни рационаллаштиришга ёрдам беради.
Вақтнинг кундалиги шахсий ишчи картотекасидан иборат бўлиб, унга алоҳида варақлар тикилган ва у ўзининг кўргазмалилиги билан қулайдир.У бир вақтда стол календари, шахсий кундалик, ён дафтарга, ражалаштириш ва назорат қилиш қуроли, манзиллар рўйхати, маълумотнома ва ғоялар картотекаси бўлади.
Вақтнинг кундалиги яна ҳар куни фойдаланиладиган барча кунлик режалар, хизмат дафтари ва варақларнинг ишчи жамловчисидан иборат бўлади.
Вақтнинг кундалиги - бу шахсий мақсадларга эришиш, вақтдан самарали фойдаланиш учун қўшимча воситадир. Унинг ёрдамида нафақат барча қисқа ва узоқ муддатли вазифалар ҳақидаги, балки барча режалар ва лойиҳалар ҳақидаги тўлиқ тассаввурни олиш мумкин.
Вақтнинг кундалиги қуйидаги тузилишга эга. Календарь қисмида ойлик, ҳафталик ва кунлик режалар учун ҳар хил ишчи дафтарчалар жойлашади. Кунлик режага алоҳида аҳамият берилади: бир кунга бир варақ. Бу ерда яна тегишли ойлар ва хафталар бўйича мулоҳазалар учун варақлар ҳам бўлади, улар муддатларни бошқа даврларга кучиришни енгиллаштирадилар. Бу варақларни фойдалангандан кейин тикиш мумкин.
Янги “кирувчи” кундалик варақларда ҳафталик ва ойлик варақлардан барча муддатлар кўрсатилиши керак.Уларга тегишли варақлардан саналар-тўловлар, таътилга кетиш кунлари, туғилган кунлар, шу жумладан қўл остидагиларники ҳам кўчирилади. Шундай қилиб, кундалик мунтазам равишда тўлдирилган ҳолда ҳеч нима йўқолмайди ва эсдан чиқмайди.
Хизмат ва хусусий ишлар бўлимида(тегишли варақлар ва ишчи дафтарларда) қуйидаги ахборотларни ёзиш ва доимо ўзи билан олиб юриш мумкин:

• 
  ярмаркаларни ўтказилиши муддати;
  
• 
  китоблар рўйхати;
  
• 
  поездлар ва самалётларни ҳаракатланиш жадвали;
  
• 
  туғилган кунлар рўйхати;
  
• 
  режалаштириш учун универсал варақлар;
  
• 
  ғояларни ёзиш учун варақчалар ва х.к.
  

Манзиллар ва телефонлар бўлимида кўпинча фойдаланишга тўғри келадиган телефон рақамлари ва манзиллар ёзилади.
Яна умумий қисм мавжуд бўлиб, унга, ҳамён каби, почта маркалари, фото суратлар, чек дафтарчалари ва пулларни жойлаштириш мумкин.
Вақтнинг кундалигидан фойдаланган ҳолда ҳар кун(ҳафта, ой)ни муваффақиятли режалаштириш, ўз ишини ташкил қилиш мумкин. Уни қўллаш туфайли ишнинг сифати ошади, ҳар куни бир соатга яқин иш вақти тежалади.
Таймирлаш тизимига эга кундалик ҳам кундаликларнинг турли туманлиги бўлади, у ўз ичига йил, ой, ҳафталик кундаликни олувчи симли ҳалқалардаги буклетлардан иборат бўлади. Бундан ташкари ҳар бир кун ярим соат оралиғи билан ёзиб қўйилган. Бу тизим менежерга қуйидагиларга имкон берди:
-ҳаётий режалар ва узоқ давр(йил)га режаларни ўйлаб кўриш ва тизимлаштириш, уларни босқичма босқич (ойлар, ҳафталар ва х.к. бўйича) бажарилишини режалаштириш;
- бошқа ишларга чалғимасдан, қабул қилинган режаларга аниқ риоя қилиш.
Ушбу мақсадда яна маълумотларнинг ихчам базасидан иборат бўлган катта шахсий “Фолифакс”дан ҳам фойдаланиш мумкин. “Фолифакс” қўйидаги бўлимларни ўз ичига олади:

• 
  шахсий маълумотлар (счетлар, машиналар, суғурта ва х к .нинг рақам- лари);
  
• 
  кундалик;
  
• 
  йиллик (бутун календарь йилига);
  
• 
  ён дафтарча- блокнот;
  
• 
  ахборотлар;
  
• 
  шахсий молиялар;
  
• 
  манзиллар китобчаси;
  
• 
  визиткалар, ҳужжатлар ва пуллар учун пластикли ҳамён.
  

Шундай қилиб, “фолифакс” менежер ҳаётининг барча томонларини қамраб олади ва унга муаммоларни ҳал қилишда ёрдам беради. Шу билан бирга “фолифакс” ўзида жиддий хавфни яширади- агар менежер уни йўқотса, унда кўпгина ахборотларни йўқотади.
Жаҳонда кенг тан олинган менежер вақтини ражалаштириш ва бошқаришнинг бир неча аниқ тизимлари мавжуд. Улардан бири- бу Европада 1-рейтингга эга “Тайм Менежер” тизимидир. У биринчи марта Time Manager International компанияси томонидан ишлаб чиқарилган, бу компа- ния менежмент ва шахсий ривожланиш соҳасида Европада етакчи бўлиб, 1975 йилда Данияда ташкил топган.
Тайм Менежерда ҳамма нарса ҳам мазмуни ва ҳам шакли бўйича майда- чуйдасигача ўйлаб кўрилган. Бундан ташкари маҳсулотнинг кенг навлари туфайли Тайм Менежерни ҳар қандай шахсий сўровларга мослаштириш мумкин. Масалан, Тайм Менежернинг учта базавий вариантлари: стандартли, махсус ва “раҳбар” мавжуд. Уларга кирувчи бланкалар ва жиҳозлар мажмуасини ўзгатириб ва тўлдириб Тайм Менежернинг бу базавий вариантларни исталганини фаолиятнинг у ёки бу белгаланган турига махсус мўлжалланган турли туманлигига айлантириш мумкин. Масалан, савдо вакили, котиб, лойиҳа раҳбари, илмий ходим, юқори бўғин бошқарувчиси ва ҳ к.
Тайм Менежернинг ҳар қандай базавий варианти мажмуаси бешта асосий элементлардан ташкил топади:

• 
  ҳалқали қисқичларга эга папкалар;
  
• 
  бланкаларнинг стандарт мажмуасига эга қутилар;
  
• 
  Тайм Менежердан фойдаланиш бўйича “ Шахсий самадорликка калит” йўриқномалари;
  
• 
  компания маҳсулотлари катологи;
  
• 
  қўшимча бланкалар намуналари.
  

Тайм Менежер тизими қуйидагиларга имкон беради:

• 
  ишда юқори натижаларга эришиш;
  
• 
  устиворликларни белгилаш;
  
• 
  ҳолатни тўғри баҳолаш;
  
• 
  муҳим ишларни эсдан чиқармаслик;
  
• 
  вақтдан самарали фойдаланиш;
  
• 
  бошқа инсонлар билан яхши ҳамкорлик қилиш;
  
• 
  ўзининг ижодий солоҳиятини ошириш;
  
• 
  вазифаларни тўғри тақсимлаш;
  
• 
  ўзгаришларга эгилувчан ва хотиржам муносабатда бўлиш.
  

Кўриб чиқилган тизимлардан ташқари, режалаштириш учун ёрдамчи воситалар ҳам мавжуд: магнитли тахтачалар, модулли тахталар, ёпишқоқ тахталар ва бошқалар. Бу ёрдамчи воситалардан фойдаланишнинг диапазони жуда кенг. Улардан ҳисобот статистикаси, ишлаб чиқариш режалари, иш жадвалларини тузиш ва олиб бориш, ишлаб чиқаришнинг самарадорлигини назорат қилиш ва ҳар хил режаларни тузиш учун фойдаланиш мумкин. Уларда харидлар ва етказиб беришларни қайд этиш мумкин. Улар ёрдамида ташкилотнинг ташкилий тузилмасини такомиллаштириш, иш иншоатларининг чизмаларини тузиш мумкин. Аммо бу тахталар бирдан бир мақсад эмас. Ходимлар улардан ҳақиқатан ҳам ёрдамчи воситалар сифатида фойдаланишлари ва улар ходимларга ишда ёрдам беришлари муҳимдир.
Қуйидагилар менежернинг бошқа ёрдамчи воситалари бўладилар: электрон калькуляторлар, телекс, нусха кўчириш-кўпайтириш машиналари, назорат таблоси ва бошқалар.