Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту

Как насчет задач средней и низкой важности?
В предыдущих главах мы подробно описали, как защитить ваши 20
процентов главных задач. Но мы еще не говорили о судьбе задач,
которые не достойны такого обращения, как те, что в «красной зоне».
Это дела, которым медлительные сотрудники позволяют вытеснить
более высокие приоритеты. Их логика такова: «Почему бы сначала не
разобраться с множеством мелочей? А потом с чистой совестью я
займусь крупными делами».
Звучит разумно, но это заблуждение, рецепт того, как замедлить
работу с приоритетными задачами, оказаться неспособным завершить
задания, оказывающие большое влияние, и спровоцировать понижение
в должности, если не крах карьеры. Но некоторым служащим все еще
трудно это понять. Так, участники семинара рассказали следующее:
У меня множество приоритетов. Я буквально задыхаюсь. И
каждый из моих начальников настаивает: «Вот твое новое главное
дело. Брось все и позаботься об этом». Но все не может быть самым
главным. Обычно я записываю требования, пока заказчики стоят у
меня над душой, а потом иду пить кофе. Чаще всего я выполняю
много мелких дел, чтобы от меня отстали, а потом чувствую себя
слишком усталым, чтобы заняться чем-то крупным.
Раз и навсегда поймите разницу между важным и
срочным
В предыдущих главах, когда шла речь о сортировке, мы обсудили
это затруднение, но проведение различий между важностью и
срочностью до сих пор озадачивает большинство служащих.
Распознавание основывается на повторении.

---

• Важные задачи – те дела, на которые вы оглядываетесь по
окончании года (или карьеры) и понимаете, что были правы,
решительно вкладывая время, силы и чувства в их правильное
выполнение. Важные задачи обычно напрямую связаны с важными
целями, поставленными вашей компанией, командой и вами самими.
• Срочные задачи – это, наоборот, экстренные случаи или сжатые
сроки сдачи, имеющие важность для некоторых, но не всех
вовлеченных сторон:
• если экстренный случай угрожает жизни и здоровью или
существованию корпорации, то он имеет значение для всех, поэтому
вы должны реагировать быстро, но именно важность, а не срочность –
обоснование такой скорости ответа;
• наоборот, если единственная явная черта задания – сжатые сроки,
то вы должны поставить его в очередь последним, после всех более
важных дел, соревнующихся за этот временной промежуток, – следует
защищать приоритеты, как бы ни кричали те, кто обращается к вам с
запросами, надеясь прикрыть свою недальновидность.
• Важные и срочные задания заслуживают того, чтобы вы их
поместили в «красную зону», но эти две характеристики редко
совпадают. Обращающиеся с запросами люди должны заниматься
планированием и внимательно относиться к важным делам, чтобы они
не стали срочными на слишком поздней стадии рабочего цикла. Если
действительно важные задания выполняются в режиме срочности, то
ожидайте небрежности. Ответственные менеджеры постоянно держат
важные (обоснованные) задания «в процессе выполнения», чтобы не
упустить время.
Когда человек, обращающийся с запросом, подталкивает к
принятию решения, которое можно считать почти срочным, то многие
мудрые и влиятельные директора постановляют: «Хотите получить
ответ сейчас? Тогда он отрицательный».
Удивительно, как эффективно это усмиряет настойчивость
требующей стороны, давая возможность для более разумного
обсуждения и принятия ясного решения без всяких иррациональных
призывов к срочности. За исключением случаев, когда у кого-то
кровотечение из аорты, возможность уделить время оценке важности

---

есть всегда. При этом срочность пусть остается как фактор,
позволяющий выбирать между заданиями одинаковой важности.