Learning to Manage Supplemental Self-Study Presentation

Delegating Work

---

Learning to Manage
: Tools and Techniques for the New Manager
Don’t Delegate
•
Work that is clearly your responsibility: Confidential issues, personnel or disciplinary issues, or 
something your manager has asked you to handle (or check with your manager first before 
handing it off)
•
Work that is so disagreeable that you wouldn’t want to do it yourself
•
Work that is unnecessary, for example, reports that nobody reads—instead of delegating it, 
eliminate it
Delegating Work 
Part 2

---

Learning to Manage
: Tools and Techniques for the New Manager
Steps to Effective Delegation
1. Describe the task. In particular, focus on the results you desire. Provide context—why the 
task needs to be done and its importance in meeting department or organization goals. Be 
sure to discuss any potential obstacles.
2. Agree on how success will be measured, qualitatively and quantitatively. 
3. Establish a deadline and any interim milestones, if appropriate.
4. Determine the level of autonomy required—how much the employee can act and decide on 
his/her own, and when he/she needs to check with you first. Also, communicate this 
information to others who may be involved in the task.
5. Provide support. Determine the resources (money, tools, staff 
support, etc.) necessary to complete the task successfully.
6. Get commitment from the employee.
Delegating Work 
Part 3

---

Learning to Manage
: Tools and Techniques for the New Manager
Tips to Ensure Success
•
Provide an appropriate level of support. Not all tasks and employees will need the same level 
of guidance; some will need more, and some will need less.
•
Schedule frequent check-in meetings to head off any potential crises.
•
Work with an employee before taking back control of a project that seems like it is going to 
fail. 
•
Provide feedback during and after the delegation process. 
o
Focus on the desired results and how well the employee achieved 
them (give praise and credit); or if they didn’t achieve them, offer 
specific actions to change.
o
Ask employees to share lessons learned. For example, ask, “What 
would you do differently?” or “What were the most important factors 
that contributed to your success?”