Kontinental intellekt

6.4. Ҳужжатларнинг айланиши

Хўжалик жараёни содир этилганини исботловчи ёки жараён содир этилишига асос бўлувчи ҳужжатлар бир неча маъсул шахсларда, бўлимларда, корхоналарда харакатда бўлади ва ўз мўлжали бўйича хизмат қилиб бўлганидан сўнг, белгиланган тартибда архивга топширилади, яъни ҳужжат айланиши содир бўлади. Демак, ҳужжат айланиши-бирламчи ҳужжатларни тузилиб, уларни қайта ишлаб ва умумлаштириб, гуруҳлашдан сўнг, архивга топширилгунча харакатидир.

Бухгалтерияга келиб тушган ҳужжатлар мажбурий текширувдан ўтиши керак. Ҳужжатни текширишда қўйидагиларни эътиборга олиш керак бўлади:
Шакл нуктаи назаридан (ҳужжат тўғри тўлдирилганлиги, ҳамма реквизитлар мавжудлиги, тўлиқлиги).
Мазмун туктаи назаридан (ҳужжатлаштирилаётган жараён қонунийлиги, иқтисодий мазмунга эга эканлиги алоҳида кўрсаткичлар мантиқий боғлиқлиги, арифметик хатолар йўқлиги).
Иктисодий мантиқсиз, қонунга хилоф ҳужжат жараёнлари акс эттирилган ҳужжатлар расмийлаштиришга ва жараённи бажарилишига қабул қилинмайди. Бундай ҳужжатлар тегишли қарор қабул қилиш учун корхона бошқарма бухгалтерияларига топширилиши шарт.
Кайта ишланган ҳужжатларга албатта тегишли белги қўйилиши лозим. Бу билан ҳужжатни яна қайта ишлаш олди олинади. Агар ҳужжат қўлда қайта ишланса, ҳисоб регистрига ёзилган муддати, агар қайта ишлаш ҳисоблаш қурилмаси орқали амалга оширилса, уларни қайта ишлашга жавобгар назоратчи штамп орқали белги қўяди.
Касса жараёнларига асос бўлувчи касса кирим ва чиқим ордерларига, тўлов ведомотсларига жараён амалга оширилган заҳоти қўлда е штампда «олинди» ёки «тўланди» деган сўзлар муддатни (кун, ой, йил) кўрсатилиб акс эттирилиш шарт.
Бухгалтерия ҳисобида ҳужжатлар харакати, яъни ташкил этиш ёки бошқа корхоналар, ташкилотлар, муассасалардан ҳисобга, қайта ишлашга, архивга узатиш учун олиниши рўйхат билан тартибга солинади.
Ҳужжат айланиши рўйхатини тузиш ишларини бош бухгалтер ташкил этади ва ҳужжат айланиши рўйхати корхона раҳбари томонидан тасдиқланади.
Рўйхатни тузишдан мақсад, ҳисоб ишларини осонлаштириш, ҳужжат айланишини оқилона ташкил этишдан иборат. ҳужжат айланиши рўйхати схема кўринишида расмийлаштирилиши мумкин. Ёки жадвал кўринишида бўлиб, қўйидаги реквизитларга эга бўлади: ҳужжат номи, ҳужжатни тузиш (нусха сони, расмийлаштирувчи маъсул, бажарилишга маъсул, бажарилиш муддати) ҳужжатни текшириш (текширишга маъсул, ким келтириши, келтириш тартиби, келтириш муддати), ҳужжатни қайта ишлаш (ким бажариши, қайта ишлаш муддати) архивга бериш (ким беради, бериш муддати), ҳамда рўйхатни тасдиқлаш буйриғи тартиб рақами ва муддати, корхона муҳри, корхона бош бухгалтери ва раҳбари имзоси .
Корхона ходимлари ҳужжат айланиши рўйхатига асосан, улар фаолиятига тааллуқли ҳужжатларни тузади ва такдим этади. ҳужжатни ўз вақтида тўғри тўлдирилиши, белгиланган, муддатда такдим этилиши , улардаги маълумотлар ишончлилигига жавобгарлик шу ҳужжатни тузган ва имзо чеккан шахсга юклатилади.
Корхона бўйича ҳужжат айланиши рўйхати бўйича ишлар ўз вақтида бажарилишини бош бухгалтер назорат этиб боради.
Дастлабки ҳужжатлар, ҳисоб ведомостлари, бухгалтерия ҳисоботлари ва баланслари архивга топширилиши мажбурийдир.
Ҳужжатлар архивга топширилгунга кадар бухгалтерияда махсус бинода ёки корхона раҳбари тайинлаган моддий жавобгар шахс маъсуллигида бекитиладиган шкафларда сақланади.
Қатъий ҳисобдаги бланкалар эса , улар сақланишини таъминлайдиган сейфларда, металл шкафларда, махсус биноларда сакланади. Аниқ бир, ҳисоб ведомостига тааллуқли, жорий ойда қайта ишланган дастлабки ҳужжатлар хронологик тартибда йиғилиб архивга маълумотнома билан узатилади.
Касса ордерлари, ҳисобдорлик ҳисоботлари, банк кўчирмалари улар иловалари билан бирга хронологик тартибда йиғилади ва тахтланади. Баъзи бир ҳужжатлар тахтланмаслиги мумкин, аммо улар йўқотилиши ёки суйистеъмолликни олдини олиш мақсадида тикиб қўйилади.
Корхона архивида дастлабки ҳужжатлар, ҳисоб регистрларини, ҳисоботларни сақлаш тартиби Ўзбекистон Республикаси архиви бош бошқармасини материалларини саклаш кўрсатмасига кура, ўрнатилади.
Ҳужжатларни бухгалтериядан ва архивдан бошқа тармоқ хоимларига берилиши корхона бош бухгалетрия рухсати билан амалга оширилади.
Корхонадан ҳужжатларни фақат аниқлаш дастлабки тергов, прокуратура ва суд ташкилотлари томонидан амалдаги қонунчиликга жавоб берган холлардаги қарорларига асосан олиниши мумкин. ҳужжат олиниши баённома билан расмийлаштирилиб, уни бир нусхаси корхона тегишли маъсул ходимига имзо билан берилади. ҳужжат олган ташкилот рухсати ва вакили иштирокида, тегишли маъсул ходим олинган ҳужжатдан нусха олиши мумкин ва унда асосни кўрсатилиши ва олинган муддати кўрсатилиши керак.