Hujjatlarni sistemaga keltirish va saqlash

Hujjatlarni idoraviy arxivga topshirishga tayyorlash quyidagilarni o‘z ichiga oladi:

• hujjatlarning muhimlik qiymati ekspertizasini o‘tkazish;
• hujjatlar yig‘majildlarini rasmiylashtirish;
• hujjatlar yig‘majildlarining ro‘yxatini tuzish;
• hujjatlarni yo‘q qilishga ajratish to‘g‘risida dalolatnomalar tuzish.

Ekspert komissiyalari haqidagi nizomlar amaldagi nizomlar asosida ishlab chiqiladi, arxiv muassasalari bilan kelishiladi va tashkilot rahbari tomonidan tasdiqlanadi. Ekspert komissiyalari maslahat organlari hisoblanadi. Ularning qarorlari tashkilotlar rahbarlari tomonidan tasdiqlanadi.

Ekspert komissiyalari haqidagi nizomlar amaldagi nizomlar asosida ishlab chiqiladi, arxiv muassasalari bilan kelishiladi va tashkilot rahbari tomonidan tasdiqlanadi. Ekspert komissiyalari maslahat organlari hisoblanadi. Ularning qarorlari tashkilotlar rahbarlari tomonidan tasdiqlanadi.

hujjatlar yig’majildlarini rasmiylashtirish;

• Hujjatlar yig’majildlari varaqlari qora grafit qalam bilan yoki raqamlagich bilan varaqning yuqoridagi o’ng burchagiga, hujjat matniga tegib ketmasdan, «bet» (b) so’zisiz va tinish belgilarisiz tartibi bilan belgilanadi. Doimiy va uzoq vaqt saqlanadigan hujjatlar yig’majildi muqovasi belgilangan shakl bo’yicha rasmiylashtiriladi

hujjatlar yig’majildlarining ro’yxatini tuzish;

• Doimiy va uzoq vaqt saqlanadigan hujjatlar yig’majildlariga, shaxsiy tarkib bo’yicha hujjatlar yig’majildlariga va bir turdagi (mavzular bo’yicha hisobotlar va h-k) hujjatlar yig’majildlariga alohida-alohida ro’yxatlar tuziladi

hujjatlarni yo’q qilishga ajratish to’g’risida dalolatnomalar tuzish

• Hujjatlarni davlat saqloviga topshiruvchi tashkilotlar uchun dalolatnomalar, doimiy saqlanadigan hujjatlar yig’ma- jildlari ro’yxati arxiv muassasalarining ETK tomonidan tasdiqlangandan so’ng, tashkilot raxbari tomonidan tasdiqla nadi. Dalolatnomalar tasdiqlangandan keyin, yo’q qilishga ajratilgan hujjatlar va hujjatlar yig’majildlari hujjatlashtirishni ta’minlash xizmati yoki tashkilotning idoraviy arxivi xodimlari tomonidan ikkilamchi xom ashyo tayyorlovchi idoraga topshiriladi.