Hujjatlarni sistemaga keltirish va saqlash

Hujjatlarni sistemaga keltirish va saqlash

1.Hujjatlarni tartibga solish va uning usullari.

2.Hujjatlarni saqlash,ularni tashkilotlardan olish va berish qoidasi.

3.Arxivga topshirish.

Hujjatlar oqimini 3 turga ajratish mumkin:

• Kirim hujjatlar - boshqa tashkilotlardan keladigan hujjatlar.
• Jo‘natma hujjatlar - boshqa tashkilotlarga yuboriladigan hujjatlar.
• Ichki hujjatlar - tashkilotning ichida tuzilib, boshqaruv jarayonida odamlar tomonidan foydalaniladigan hujjatlar.

Olinma hujjatlar quyidagi jarayonlardan o‘tadi:

• qabul qilish;
• dastlabki ko‘rib chiqish;
• qayd etish;
• raqobat tomonidan ko‘rib chiqish;
• ijro uchun topshirish.

Hujjatlar yetishmasligi yoki yaroqsizlanganligi aniqlanganda, ikki nusxada dalolatnoma tuziladi. Ulardan biri devonxonada qoladi, ikkinchisi hujjat kelgan tashkilotga jo‘natiladi. Jo‘natilayotganda qaytarilish sababi ko‘rsatilib, ilova xat yoziladi.

• Hujjatlar yetishmasligi yoki yaroqsizlanganligi aniqlanganda, ikki nusxada dalolatnoma tuziladi. Ulardan biri devonxonada qoladi, ikkinchisi hujjat kelgan tashkilotga jo‘natiladi. Jo‘natilayotganda qaytarilish sababi ko‘rsatilib, ilova xat yoziladi.

Adashib jo‘natilgan hujjatlar, hujjatga birga kelgan konvertni ilova qilgan holda belgilangan joyiga yangi konvertlarda jo‘natiladi yoki yuboruvchiga qaytariladi.

• Adashib jo‘natilgan hujjatlar, hujjatga birga kelgan konvertni ilova qilgan holda belgilangan joyiga yangi konvertlarda jo‘natiladi yoki yuboruvchiga qaytariladi.

Hujjatlar yig‘ma jildlarini shakllantirishda quyidagi qoidalarga rioya qilish zarur:

• hujjatlar yig‘majildiga nomenklaturasi bo‘yicha hujjatlar yig‘majildi sarlavhalariga muvofiq faqat ijro etilgan, to‘g‘ri rasmiylashtirilgan hujjatlarni joylashtirish;
• bitta masalaning hal qilinishiga taalluqli barcha hujjatlarni birgalikda joylashtirish, ilovalarni asosiy hujjatlar bilan birgalikda joylashtirish;
• hujjatlar yig‘majildida bitta kalendarь yilning hujjatlarini guruhlash
• (yildan-yilga o‘tuvchi hujjatlar yig‘majildlari bundan mustasno);
• hujjatlar yig‘majildlarida doimiy va vaqtincha saqlanadigan hujjatlarni alohida guruhlash;
• hujjatlar yig‘majildiga mashina yozuvlarini umumiy asoslarda joylashtirish.