How to be Heard: Secrets for Powerful Speaking and Listening pdfdrive com

1. Listening
Make a list of the most important people to whom you listen. Choose one at a time
and decide that, next time they speak, you will stop everything else and give them
your full, undivided attention. Do this for a week for that one person and make a note
on your list against their name of any changes you detect in your relationship or how
they are with you. After a week, add the next person, and so on. When your list is
complete, sit and read through the notes to see the transformations you have effected
simply by giving people your time.
2. Speaking
Unless nonverbal information makes it clear there is an opening, always ask: “Do you
have a few minutes?” (or however long you know you need). Or you might say: “I want
to discuss x; is now a good time?” You are making a contract to buy their attention.
Not doing this and butting in without permission often lands as arrogant or selfish,
and yields far less returns than this explicit agreement.
3. Meetings
In meetings, always confirm a start time AND a finish time. I have lost count of the
number of meetings I have attended where only the start time was agreed and very
different expectations existed (unspoken) about the finish time. At the start of the
meeting, confirm that everyone agrees on the finish time and is clear to be present for
the whole meeting.
SEMANTICS

---

The S of AGENTS is about meanings. Semantics is another word that
comes to us from Ancient Greece, where 
sēmantikós
meant ‘significant’;
it is the study of meaning. It focuses on the relation between ‘signifiers’
like words, phrases, signs, and symbols and what they stand for – their
‘denotation’ and ‘connotation’.
Denotation of a word is its essential, central meaning: for example, dog, a
domesticated carnivorous mammal that typically has a long snout, an
acute sense of smell, non-retractile claws, and a barking, howling, or
whining voice.
Connotation describes the word’s implications and emotional
associations – the additional layers of meaning that we ascribe to it.
There was an advertising campaign in the UK recently that used the
slogan “Be more dog,” meaning be more enthusiastic, playful and excited
about life. This is a perfect example of connotation.
As we will discover in the next chapter, context and listening are critical
when it comes to connotations. We are meaning-making machines, and
we often collapse what happened with what we made it mean. It can be
very liberating to become conscious of the meanings you make, of your
ability to change them at will, and of the fact that others may construe
things very differently!
Semantics impair communication clarity more obviously when languages
get involved. Even English versions vary widely, as I found recently when
I was talking about the problem of noise from trolleys to a group from a
US hospital. Faces were blank until I showed a picture and the lightbulb
came on: “Oh, you mean 
carts
!”
If we can retain humility and realise that others may not make the same
meanings we do, communication is less likely to be derailed by
potentially destructive misunderstandings.

---