4-бўлим aрхив ишни ташкил етишнинг нaзaрий вa aмaлий мaсaлaлaри. Т. В. Соловёва

4-бўлим AРХИВ ишни ташкил етишнинг НAЗAРИЙ ВA AМAЛИЙ МAСAЛAЛAРИ.
Т.В. Соловёва
ТAСҲКИЛОТ AРХИВИНИ СAМAРAЛИ БОСҲҚAРИСҲ МУAММОЛAРИ Корхоналар учун ташкилот архиви - РФ AФни сотиб олиш манбалари - мажбурий таркибий бўлинма бўлиб, шунинг учун кўпинча давлат томонидан емас, балки давлат томонидан кўпроқ зарур бўлган бирлик сифатида қабул қилинади. ташкилотнинг ўзи. Aммо ҳозирги босқичда архив маълумотлари ташкилотнинг муҳим стратегик ресурси, бошқарув қарорларини қабул қилиш учун асос, ташкилот маданиятининг манбаи ва ички маркетинг воситасидир. Кўриниб турибдики, ташкилот архивини такомиллаштиришга нафақат услубий, балки ташкилий-бошқарув нуқтаи назаридан ҳам қараш керак. Бундан ташқари, бошқарув белгиланган вазифаларни бажариш учун ресурслардан (моддий ва инсоний) янада оқилона фойдаланишга қаратилган бўлиб, бу архив сифатининг ошишига ва харажатларнинг камайишига олиб келади. Шу билан бирга, ташкилотлар архивлари фаолиятида кўплаб бошқарув муаммолари мавжуд: - кадрларни танлаш; - архив ходимларининг ишини рағбатлантириш; - архив фаолиятини назорат қилиш (бир қарашда уни ҳужжатлар билан назорат қилиш осондек туюлади, лекин амалда, архивчи фақат ўзи тушунадиган тизимни яратганда ва усиз бу мумкин бўлмаган вазият юзага келади. битта ишни топиш учун.


AРХИВ ИШЛAРИНИ ТAШКИЛ ЕТИШ СAВОЛЛAРИ
ёки ундан ҳам ёмони: бу тизимни чалкаштириб юборади, шунинг учун ташқаридан архивда ҳамма нарса нормал бўлиб туюлади: ишлар қабул қилинади ва берилади, ва архив ходими ишдан бўшатилгандан сўнг, ҳужжатларнинг йўқолиши аниқланади ва ҳоказо); - иш ҳақи ва умуман архивни молиялаштириш; - бўлинмалар билан ишлашни ташкил етиш: ҳужжатларни тайёрлаш, ишларни шакллантириш ва расмийлаштириш, експерт комиссияси иши; битта архивчи ушбу тизимни ташкил ета олмайди ва ундаги вазифаларни тўғри тақсимлай олмайди. Ҳозирги босқичда бошқарув фаолиятини такомиллаштиришнинг енг истиқболли усулларидан бири 30-йилларда A.Фаёл томонидан таклиф қилинган ёндашувдир. ХХ аср, у ҳар қандай бошқарув жараёни беш функцияни ўз ичига олади: 1) режалаштириш, 2) ташкил етиш, 3) мотивация, 4) назорат, 5) мувофиқлаштириш1. Шу нуқтаи назардан архив ишини ташкил етиш жараёнини ҳам кўриб чиқишимиз мумкин. Бошқарувнинг биринчи функцияси - режалаштириш муҳим аҳамиятга ега, чунки архивнинг мавжудлигидан мақсад унинг ишига йўналтирилган воситалар ва у бажарадиган функцияларни белгилайди. Режалаштиришнинг асосий таркибий қисмлари миссияни белгилаш, архивнинг мақсад ва вазифалари тизимини, ушбу мақсадларга еришиш стратегиясини ишлаб чиқишдан иборат. Aрхив ишининг мақсадлари тизимини белгилашда қуйидаги қийинчиликларга дуч келиши мумкин: бошқа бўлимларга нисбатан архив иши анча статик ва енг муҳими, у келажакка емас, балки ўтмишга қаратилган. , шунинг учун архивнинг истиқболлари ва унинг ташкилотдаги роли, яъни миссияси ҳақида тасаввур йўқ ... Ушбу босқичда архив ҳужжатлар омбори, ҳужжатнинг архив сақланиши еса унинг мавжудлигининг якуний босқичи сифатида қаралади, бу еса ташкилот фаолиятидаги аҳамиятини йўқотишни англатади. Бундай қараш ишни рағбатлантира олмайди, бошқа бўлимларнинг ҳурматини кучайтира олмайди. Тўғри тузилган миссия ички маркетинг воситаси бўлиб хизмат қилади, ишнинг маъносини, ижтимоий аҳамиятини очиб беради. Aммо савол туғилади: архив ўз мақомини ошириш учун нимага интилиши керак, архивни ривожлантириш, унинг ходимларини рағбатлантириш мумкинми? Бунинг йечими сифатида ташкилотда архив билан бир қаторда кутубхона, ташкилот тарихи музейи, таҳлилий бўлим ва шу каби бошқа бўлимларни ўз ичига олган ахборот марказини ташкил етишни таклиф қиламиз. Aхборот хизмати автоматлаштирилган бўлиши, хизмат кўрсатиш сифатига йўналтирилган бўлиши, унинг асосида ходимларни ўқитиши, ташкилий маданиятнинг асоси ва рамзи бўлиши керак: ходимлар учун - компания тарихини билиш орқали, етказиб берувчилар учун - кўрсатиш орқали. ҳужжатларга ҳурмат. Ҳужжатга муносабат маданияти (айниқса архивга!)