4-бўлим aрхив ишни ташкил етишнинг нaзaрий вa aмaлий мaсaлaлaри. Т. В. Соловёва

AРХИВ ИСҲИНИ ТAСҲКИЛ ҚИЛИШ СAВОЛЛAРИ
Бошқариш тўртинчи назорат функциясидир. Ҳозирги босқичда назорат қилиш ёндашуви ўзгармоқда: 1) кўрсаткичларнинг оптимал сони кузатилиши керак (пулни тежаш учун жуда катта емас, лекин архив ҳолатини тавсифлаш учун етарли); 2) назорат кўрсаткичлари режалаштириш кўрсаткичларига (масалан, ходимларнинг шахсий режаларида ёки архивнинг йиллик иш режасида кўрсатилган) асосланиши керак; 3) назорат режалардан четланишларни аниқлайди ва уни амалга ошириш жараёнини (режа ёки бутун бошқарув тизими) тузатади; 4) назорат ходимларнинг тушуниши ва ижобий муносабати муҳитида амалга оширилиши керак; 5) назорат ташқарида ҳам амалга оширилиши керак, яъни архив маълумотлари истеъмолчиларининг функциясига айланиши керак (айниқса, давлат органлари томонидан РФ AФ ҳужжатларининг сақланиши устидан назоратни таъкидлаш керак). Назорат органига ега бўлишининг ижобий томони шундаки, архив бўлими ёки давлат архиви ташкилот архивига услубий ёрдам кўрсатиши, унинг сўровларига жавоб бериши, ходимларни ўқитиш ва ишларнинг ҳолатини текшириши, експерт ишида иштирок етиши шарт. комиссия. Мувофиқлаштириш функцияси бошқарув функциялари тизимини ёпади, у ташкилотнинг барча бўлимлари ва ходимларининг саъй-ҳаракатларини ягона самарали ҳаракатларга бирлаштиришга қаратилган. Шунинг учун мувофиқлаштириш барча бошқарув функцияларининг бир-бирига мувофиқлигини, уларнинг изчиллигини текшириш, бўлимлар ва бутун бошқарув тизими ўртасидаги муносабатларни яхшилашдан иборат. Ташкилотни бошқаришнинг замонавий усулларидан бири сифат менежменти тизимини (СМС) яратишдир. Қизиғи шундаки, СМС бошқарувда ПДCA цикли деб номланувчи, функсионал ёндашувга яқин бўлган методологиядан фойдаланишни тавсия қилади. Деминг сиклининг (ПДCA) асосий босқичлари режалаштириш (режа), амалга ошириш (до), текшириш (текшириш), созлаш (акт). Ушбу ёндашувнинг салоҳияти шундан иборатки, ҳар қандай жараён, ҳар қандай фаолият жараённинг ўзини назорат қилиш ва такомиллаштириш билан якунланади. СМС ташкилотни доимий такомиллаштириш учун асосдир, шунинг учун архивни ишлаб чиқиш сифат менежментининг концептуал асосида амалга оширилиши мумкин ёки уни корхонада СМС яратиш учун вақт ажратиш мумкин4. Биз архивларни бошқариш жараёнларига нисбатан замонавий бошқарув ёндашувларидан фақат биттасини кўриб чиқдик - функсионал. Шубҳасиз, ушбу ва бошқа бошқарув воситалари ташкилот архивини бошқаришда бундай муаммоларнинг ечимини топишга имкон беради,