The Coming into Force of the Contract

parties want the maintenance to be performed by the contractor, although this
may be for different reasons.
•
Differentially valued issues or logrolling issues
are any issues for which the
parties have different preferences, but for which further differences also exist,
such as with regard to their relative importance in the overall contract, the
associated risk tolerance or assessments of the future as well as the associated
skills and resources available to the parties.
The latter two types of negotiation issues can be used to enlarge the bargaining
pie, whereby the primary key to an efficient result, i.e. a true win-win situation, is a
good knowledge of internal priorities and preferences as well as the most accurate
Negotiation Management
225

---

possible assessment of the counterparty’s preference structure. A meta study shows
that even compatible negotiation issues are frequently not identified (Thompson
and Hrebec
1996
, p. 400). The parties instead agree on a partial solution that both
parties believe represents a compromise, even though both parties would have
preferred a different solution. With regard to logrolling issues, Moran and Ritov
(
2007
) show that not just the knowledge of the counterparty’s fundamental priority
structure, but also of minor differences in preferences improve the efficiency of an
agreement. Van Boven and Thompson (
2003
) demonstrate that the win-win
potentials are best exploited if both parties have a similar (correct) mental model
of the priority and preference structure of both parties in the negotiation. However,
a party frequently does not have a clear idea of the relevant counterparty’s prefer-
ence structure prior to the actual negotiation, so the relevant information has to be
acquired during the negotiation itself. If a party is able to achieve this for a certain
issue, this will have a positive effect on the relevant issue (Young et al.
2012
).
However, only very inexperienced counterparties provide one-sided information, as
this demonstrably leads to a poorer result for the party providing the information
(Murnighan et al.
1999
). The exchange of information regarding priorities as a type
of integrative negotiation is looked at in greater detail in Sect.
3.4.1
.
The types of negotiation issue are assigned greater relevance as a framework
parameter of the negotiation if a party decides to develop a formal negotiation
model. This idea, based on Raiffa’s (
1982
) analysis of a negotiation has been
included in the
Negotiation Support Systems
(NSS) of business information
specialists in the past few years (Vetschera
2006
). These NSS can help a party
ensure that no efficiency potentials remain unused by modeling the problem
structure of a negotiation (see Sect.
2.2
) and also to ensure that their own slice of
the bargaining pie is as large as possible.
3.1.3
Time: Final Deadlines and Time-Related Costs
Negotiations take time. As important agreements are generally negotiated and
concluded by busy and highly paid managers, the factor of time was assigned a
certain importance at an early stage in negotiation research and associated
investigations were performed. Conceptually, a distinction must be made between
at least two types of time influences on a negotiation: final deadlines and time-
related costs.
Final deadlines
arise if negotiations need to be concluded by a certain point in
time before they are deemed to have failed. Final deadlines are very similar to
situations in which one or both parties assume that the negotiation must conclude
within a certain, defined time window, because, for example, the relevant delega-
tion will then depart from the location in which the negotiation is being held. From
a negotiation analysis perspective, final deadlines apply for both parties, even
though they are sometimes forgotten in the actual negotiation.
Empirical research shows that final deadlines increase the perceived importance
of agreement for the negotiating parties. They also reduce the perceived room for
agreement and give negotiators a reason to make concessions (Pruitt and Drews
1969
, p. 57). They also limit the objectives of negotiators, reduce the level of
226
I. Geiger

---

demands and the tendency to bluff. Concessions are made more frequently and are
larger in size (Smith et al.
1982
, p. 882). The extent to which final deadlines help to
make a deal more likely, as suggested by the meta analysis by Stuhlmacher
et al. (
1998
), depends on certain framework parameters. A negative effect was
demonstrated for individualistic negotiators and those who are accountable to a
constituency, which includes more aggressive negotiating behavior, less exchange
of information and lower negotiation efficiency (Carnevale and Lawler
1986
,
p. 655; Mosterd and Rutte
2000
, p. 239). The effect seems positive if these
framework conditions are not present, i.e. final deadlines increase the probability
of agreement. Besides an altered, i.e. greater and faster, concession behavior, final
deadlines also seem to contribute to a change in information processing by
negotiators: Negative information is weighted more heavily, risk aversion rises,
information is processed more quickly overall and combined differently than
without time pressure (Stuhlmacher and Champagne
2000
, p. 471 et seq.). Perdue
(
1992
) also reported that the generation of time pressure by imposing final
deadlines was the second most often used means of applying pressure by purchas-
ing managers in order to obtain additional concessions from sellers (p. 48). How-
ever, Moore (
2004
) rightly points out that this kind of strategy can only be
considered successful if the relevant counterparty is subject to an egocentric bias
and does not recognize that the final deadline not only applies for themselves and
their concession behavior, but that it also applies equally for the counterparty
(p. 121 et seq.).
Time-related costs
, i.e. the costs that arise if the conclusion of a negotiation is
delayed, have a different impact. They frequently affect the negotiating parties in
different ways. For collective negotiations, this may relate to costs that arise as a
result of additional strike days on the employer side. For negotiations in the
industrial plant and project business this may relate to delayed future cash flows
from the plant for the principal, if the delays in the negotiations lead to further
delays, such as for approvals, during construction or commissioning. Considered
from an analytical perspective, increased costs of delays for a party represent a
genuine disadvantage, as they constantly have to weigh up whether quick
concessions are more cost-effective than increased time-related costs of delays.
3.1.4
Negotiation Medium
An aspect that has received greater attention, especially in the past 15 years, is the
issue of the
negotiation medium
. In principle, negotiations can take place face-to-
face, via video conference, telephone, email or other forms of electronic text-based
communication, such as designated Internet chats. Studies by Ambrose et al. (
2008
)
and Cano et al. (
2005
) show that several media are frequently used during a
negotiation process. As different media can impact on the negotiation process and
the result of a negotiation in different forms, this issue requires further discussion,
especially given the introduction of more recent communication technologies
(mobile phone, email, SMS, Skype, etc.) which has significantly changed our
media usage behavior.
Negotiation Management
227

---

In this line of research,
Media Richness Theory
(Daft and Lengel
1984
,
1986
) in
connection with the
Task/Media-Fit Hypothesis
(McGrath and Hollingshead
1993
)
initially attempted to predict the influence of media on the progress and outcomes of
a negotiation. The
media richness
of a medium depends on how many channels this
medium provides for transmitting information, how easy it is to provide feedback
and how personalized it is. According to this theory,
face-to-face
has the highest
media richness
, while email, for example, only displays a low
media richness
.
According to the
Task/Media-Fit Hypothesis
, particularly rich media are best suited
to implementing complicated communicative tasks such as negotiations. This
hypothesis was supported in several empirical investigations (Naquin and Paulson
2003
; Purdy et al.
2000
) in which, on average, rich media led to higher joint gains,
higher individual gains and increased satisfaction. In contrast, other studies came to
an opposite conclusion (Citera et al.
2005
; Croson
1999
; Geiger
2014
) or did not
find any difference with regard to the negotiated result (Galin et al.
2007
, p. 794).
Hence, the extent to which a general media influence in negotiations can be
assumed is unclear.
The overall only partially convincing predictions of
Media Richness Theory
and
the
Task/Media-Fit Hypothesis
are due to the fact that they do not precisely specify
what exactly a good task performance is (Dennis et al.
2008
, p. 577). As a result,
Dennis et al. (
2008
) propose assessing communication media based on how well
they enable the two tasks of
transmitting facts (
conveyance
)
and
establishing a
mutual, uniform understanding
of the problem discussed and its solution (
con-
vergence
). In order to describe how well various media are suited to these two
communication tasks they investigate different media characteristics, which then
determine the
media synchronicity
. They implicitly draw on the considerations by
Clark and Brennan (
1991
), who, in a very similar approach, show how different
media characteristics need to be considered in order to establish
grounding
, i.e. the
same understanding about the content of a communication between two different