The Coming into Force of the Contract

parties
Yes
Yes
Yes
No
Reviewability
: B can review the
messages sent by A
No
No
No
Yes
Revisability
: A can revise their
messages to B
No
No
No
Yes
Table 4
Media characteristics based on
Media Synchronicity Theory
(Dennis et al.
2008
, p. 581
et seq.)
Media characteristics
Face-to-Face
Video
conference
Telephone
Email
Symbol sets
: Number of ways in
which the medium enables
communication to be encoded,
i.e. the number of channels and
language diversity
Large
Medium
Small
Medium, by
attachments
Transmission velocity
, at which
the message can be sent to the
desired recipient(s)
High
High
High
High
Reprocessability
: Extent to
which the medium allows the
message to be reviewed or edited
Not possible
Possible if
recorded
Possible if
recorded
Possible
Rehearseability
: Extent to
which the medium allows the
sender to practice or perfect a
message before sending
Not possible
Not
possible
Not
possible
Possible
Parallelism
: Number of possible
parallel transmissions of a
message
Limited to
attendees
Strict
technical
restrictions
Medium
Very large
Total:
Media Synchronicity
Very high
High
Medium–
high
Low–
medium
Negotiation Management
229

---

3.2
Personal Context
The fact that negotiations between organizations and their outcomes are predomi-
nantly characterized by certain individuals and personalities is obvious at first
glance. However, much less obvious is the issue of which personality variables
have a stable influence on negotiations or the extent to which their possible
influence is displaced by situational factors (Lewicki et al.
2010
, p. 420). The
following section considers previously investigated general personality traits and
individual differences as well as gender, culture and motivation (which is more
unstable over time). The composition of negotiation teams and the use of
negotiators is naturally also important, especially in negotiations in an interorgani-
zational context. Finally, the issue of past history and the relationship between the
negotiating parties must be related back to the personal context.
3.2.1
Personality Traits
Personality traits
are measurable, stable tendencies of an individual to think, feel
and act in a certain manner. As a result, they are particularly suited to predicting
human behavior, even though there is a debate in psychology in relation to what
extent of the behavior is due to personality traits and situational factors (Funder
2001
, p. 199). Current approaches for investigating the influence of personality
traits on behavior are the global consideration of personality based on the “Big
Five” personality traits as well as the consideration of individual personality traits,
such as social value orientation or Machiavellianism.
The
Big Five
include the following personality traits (Barrick and Mount
1991
,
p. 3 et seq.), each with their independent attributes:
• Extraversion (vs. Introversion)—gregarious, confident, forthcoming, active
• Neuroticism (vs. emotional stability)—anxious, uncertain, apprehensive,
awkward
• Agreeableness—flexible, cooperative, friendly, cheerful, courteous, tolerant
• Conscientiousness—responsible, organized, foresighted, goal-oriented
• Openness to experience—curious, original, imaginative, open
The empirical findings on the influence of the Big Five on negotiation behavior
and the outcomes of a negotiation are significantly weaker compared to other
contexts (e.g. with regard to performance at the workplace). In one of the first
large-scale studies, Barry and Friedman (
1998
) were able to show that extraversion
and agreeableness have a negative influence on individual gains in distributive
negotiations, which they partially ascribed to the susceptibility of the respective
individuals to cognitive anchors due to extreme offers by the counterparty (also see
Sect.
3.4.2
). Agreeable people also tended to grant larger concessions (DeRue
et al.
2009
, p. 1040). However, the anchor effect was not identified in integrative
negotiations. An expected influence of conscientiousness, extraversion and agree-
ableness on the negotiation efficiency could also not be demonstrated, while the
cognitive abilities of the negotiator (which are not included as personality traits)
230
I. Geiger

---

displayed a positive influence on negotiation efficiency. A more recent study by
Dimotakis et al. (
2012
) was able to replicate and expand on the findings relating to
the negative impact of agreeableness on individual gain in distributive negotiations.
However, these authors also found a positive correlation between agreeableness and
negotiation efficiency in integrative negotiations and declared that their results
were linked to a higher state of arousal if the extent of agreeableness (low, high)
matched the negotiation situation (distributive, integrative).
With regard to integrative negotiations, the effects of
social value orientation
on a negotiation was identified as relatively stable. Negotiators with a pro-social
value orientation prefer an outcome that suits all parties, while pro-self negotiators
do not care about the other party and are only interested in their outcome (Van Kleef
and De Dreu
2002
, p. 60). Various empirical studies have shown that pro-social
negotiators show more trust, integrative negotiation behavior, make more conces-
sion and are more satisfied with their results than pro-self negotiators (De Dreu and
Boles
1998
; De Dreu and Van Lange
1995
; Olekalns et al.
1996
).
Another repeatedly investigated personality trait in negotiation research is the
Machiavellianism
of an individual. People with a high degree of Machiavellianism
are only interested in their objectives and are not afraid of using manipulation to
achieve this objective (Brooks and Rose
2004
, p. 126). They have a strategic,
opportunistic and, in some cases, unethical approach and also tend to tolerate this
type of behavior from others (Lewicki et al.
2010
, p. 428). Machiavellianism leads
to a distributive behavior in negotiations, but not necessarily to a higher individual
gain, as shown by the study by Dion and Banting (
1988
, p. 45).
3.2.2
Gender
The influence of
gender
on negotiations has long been an object of debate in
research, with no end in sight. Most researchers agree that men and women
experience negotiations differently (Stuhlmacher et al.
2007
, p. 329). In the major-
ity of studies, men achieved a higher average individual gain than women (Curhan
et al.
2008
; Neu et al.
1988
; Stuhlmacher and Walters
1999
). It has also been
repeatedly shown that the negotiation behaviors of men and women differ; women
negotiate more cooperatively and men more distributively (Kimmel et al.
1980
;
Walters et al.
1998
). However, in negotiations in which men and women negotiate
with each other the reason for the disadvantage for women may also lie in the fact
that the male counterpart introduces higher demands due to the gender of their
negotiating partner, than would be the case for a male counterpart (Kray and
Thompson
2005
; Stuhlmacher et al.
2007
, p. 330).
An important background to this finding is provided by the
social role theory
(cf. to this section Stuhlmacher et al.
2007
, p. 331 et seq.). According to this theory,
people develop an expectation of their own behavior and the behavior of other
people in certain roles. These expectations may be either of a descriptive or
normative nature, i.e. the relevant behavior could be either described as well as
prescribed. In addition, an individual can always fill several social roles in a certain
situation, such as an expert, manager, negotiator and man. The social roles are
linked to certain typical role attributes that describe how individuals behave, or
Negotiation Management
231

---

should behave, in the respective role. In most societies men and women have
different social roles and it is expected that they fulfill their respective social
roles. For example, with regard to communication, the social role of the woman
is characterized by the attributes of “friendly”, “warm”, “supportive” and “selfless”,
while the role of men tends to include traits such as assertiveness, self-confidence
and dominance.
The extent to which gender roles apply depends on the relevant situation. Some
authors argue that negotiations fundamentally represent a masculine situation (Kray
and Thompson
2005
) in which primarily male attributes and behavior lead to
success, although feminine and neutral behavior are naturally also required
(Stuhlmacher et al.
2007
, p. 332). This theoretical explanation is supported by a
range of empirical findings, whereby both gender as well as the stereotype
associated with gender develop predictive power for a negotiation. Kray and
coauthors were able to show that the activation of relevant male stereotypes
improved the negotiation performance of men, while the activation of relevant
female stereotypes (expressiveness, good listening ability) did the same for women
(Kray et al.
2001
,
2002
). However, if women were made aware of the male
stereotype, this led to reactance and their negotiation performance improved signif-
icantly (Kray et al.
2001
, p. 955). The clearly differentiated impact of gender
stereotypes in negotiations is displayed by a study by Curhan and Overbeck
(
2008
) which shows that more powerful negotiators behave precisely the opposite
to the gender-specific stereotype, if they want to impress the counterparty.
3.2.3
Culture
The aspect of negotiations that is probably responsible for the greatest number of
empirical studies is the
culture
of the negotiator. According to the GLOBE project
(
Global Leadership and Organizational Behavior Effectiveness
), culture can be
defined as “shared motives, values, identities, and interpretations or meanings of
significant events that result from common experiences of members of collectives
that are transmitted across generations” (House and Javidan
2004
, p. 15) This
definition already points to the complexity of the concept of “culture”, on which
the vast number of conceptualizations and measurement approaches of culture are
based.
Three approaches have been established in negotiation research for making
culture more tangible through operationalization and measurement and for deriving
hypotheses on the impact of certain cultural personality traits on negotiations.
Perhaps the most frequently quoted works are those of Geert Hofstede, who, in
his book “
Culture’s Consequences
”, filtered out four independent bipolar
dimensions to characterize the most important traits of a national culture. His
work is based on survey data from employees in the IBM group in 66 countries
(collected between 1967 and 1973) (Hofstede
1984
):
• Power distance: Expectation of members of a group that power is distributed
unequally in this group.
• Uncertainty avoidance: Intolerance towards uncertainty and ambiguity.
232
I. Geiger

---

• Individualism vs. Collectivism: Extent to which individuals are integrated into
groups.
• Masculinity vs. Femininity: Assertiveness and competitiveness versus modesty
and caring.
He subsequently supplemented these dimensions with long-term orientation
(Neun
2011
, p. 28). In addition to his endeavors to split the culture concept into
five dimensions, another reason for the proliferation of this approach may be that
Hofstede published values for individual culture dimensions for a total of
40 countries (McSweeney
2002
, p. 91). Subsequently, researchers could refer to
these values by using them for individuals from the relevant country. The
dimensions of “Individualism vs. collectivism”, “Power distance” and “Long-
term orientation” are frequently used as a predicator for negotiation behavior and
outcomes, whereby the empirical results of these negotiation studies are only
consistent to a certain extent.
Then again, Hofstede’s approach has also been strongly criticized for both
theoretical as well as methodological reasons (McSweeney
2002
). Criticism
includes the now advanced age of his comparative values and the exclusive
reference to members from a single global organization (IBM), which is also a
bearer of (corporate) cultural values.
The GLOBE project represents a much cleaner development in terms of both
content and method (House and Javidan
2004
). It initially attempted to develop a
measuring instrument for culture in 62 societies and then used this measuring
instrument among managers to investigate these cultures in greater detail. Table
5
shows the individual cultural dimensions that were identified as part of the GLOBE
project as well as the characteristics for Germany and China. The similarity of the
GLOBE dimensions to Hofstede is clearly visible, although they enable a
differentiated image of the concept of culture to be established.
Another approach for recording the influence of culture on negotiations is
defined by Hall (
1976
), who regards the cultural context of communication
(cf. Fig.
7
). In many Western cultures, communication norms provide for direct
communication, in which the message to be transmitted is clearly contained in the
words that are used and on the surface of the message (Adair and Brett
2005
, p. 37).
This is considered to be low context communication. By contrast, communication
in many East Asian countries is indirect and based on the context, which is why it is
referred to as high context communication. The subtle message transmitted in
correspondence often lies between the words used and can only be deciphered by
the individual receiving the message with knowledge of the context. Consequently,
a kind of translation ability is required to correctly understand the communication.
People from a
low context
culture do not tend to have this ability (Adair et al.
2007
,
p. 1064) and are frequently at a disadvantage when negotiating with negotiators
from
high context
cultures, as the latter also tend to understand low-context
communication (Adair and Brett
2005
, p. 38).
Negotiation Management
233

---

Besides these three theoretical approaches to recording culture and predicting its
impact on negotiations, many empirical studies also use characterizations of typical
country-specific behaviors in advice books (Campbell et al.
1988
; Salacuse
1999
).
A distinction between two types of studies can be made with regard to culture
and negotiations: comparative-intracultural and intercultural studies. Some studies
also combine both types (Adair et al.
2001
; Kamins et al.
1998
; Neun
2011
).
Important findings from the comparative-intracultural studies relate to cultural
differences in the negotiation process and the associated results. For example, Adair
et al. (
2007
) showed that early offers in US negotiations (
low context
culture with
direct communication) led to an anchor effect (see Sect.
3.4.1
), which impaired the
Table 5
Cultural dimensions of the GLOBE study and example values for Germany and China
(Neun et al.
2012
, p. 26)
Cultural value
Description
Germany
China
Assertiveness
The degree to which individuals are assertive,
confrontational, and aggressive in their relationships
with others
3.23
5.52
Uncertainty
avoidance
The extent to which a society, organization, or group
relies on social norms, rules, and procedures to
alleviate the unpredictability of future events
3.70
5.34
Gender
egalitarianism
The degree to which a collective minimizes gender
inequality
5.02
3.73
Performance
orientation
The degree to which a collective encourages and
rewards group members for performance
improvement and excellence
6.26
5.72
Future
orientation
The extent in which individuals engage in future-
oriented behaviors such as delaying gratifications,
planning, and investing in the future
5.21
4.70
Collectivism
I—Institutional
The degree to which organizational and societal
institutional practices encourage and reward the
collective distribution of resources and collective
action
4.97
4.52
Collectivism
II—In-group
The degree to which individuals express pride, loyalty,
and cohesiveness in their organizations or families
5.42
5.12
Power distance
The degree to which members of a collective expect
power to be distributed equally (R)
2.70
3.01
Humane
orientation
The degree to which a collective encourages and
rewards individuals for being fair, altruistic, generous,
caring, and kind to others
5.60
5.34
Comments
: The characteristics of the various cultural dimensions lie between 1 and 7 and
represent actual values (not target values). A higher value for power distance means a high power
distance, despite the reverse definition of the dimension