Таълим вазирлиги самарқанд иқтисодиёт ва сервис институти

Котиб-референтнинг фаолият соҳаси

Котиблик бу касбни танлаган кишидан юқори тайёргарлик даражаси, шахсий ва ишбилармонлик сифатларини талаб этади. Биринчи қараганда, котиблик ишида ҳамма нарса оддий ва алоҳида билимлар кераксиздек туюлади, лекин бу ундай эмас. Котиблик маъмуриятга хизмат кўрсатувчи касблардан бири ҳисобланади. Унинг вазифаси раҳбарни бошқарув фаолиятига бевосита боғлиқ бўлмаган, ижодий ёндашув талаб этмайдиган ёрдамчи–техник жараёнлардан озод этишдан иборат. Унинг мажбуриятига оғзаки ва ҳужжатли ахборотларни йиғиш, тузиш, расмийлаштириш, қайта ишлаш бўйича, шунингдек ташриф буюрувчиларни қабул қилишни ташшкил этиш, йиғилишларга тайёргарлик тадбирларини амалга ошириш, телефон бўйича хизмат кўрсатиш каби ката ҳажмдаги ишларни бажариш киради. Котибнинг раҳбар билан яхши хизмат муносабатлари, унинг раҳбар услубига мос ҳолда иш юритиши котиба фаолияти самарадорлигини белгиловчи муҳим омиллардан биридир.
Котиблар меҳнатини баҳолашда амалиётда қуйидаги хизмат сифатлари ажратиб кўрсатилади: касбий маҳорат, ташаббускорлик, ташкилотчилик, жавобгарлик ҳисси, ҳар доим ишни вақтида бажариш (пуктуаллик), зарур ахборотга ўз вақтида эга бўлиш, ҳаммага бир хилда муносабатда бўлиш, хизмат сирларини сақлай олиш, яхши хотира, ўз ишига фидойилик.
Юқоридаги хизмат сифатларини шакллантириш ва ривожлантириш учун котиба ўзида бир қатор шахсий сифатларни тарбиялаши керак. Бу сифатларнинг кўпчилиги инсоннинг мактабдаги, оиладаги тарбияси асосида вужудга келади. Котибага зарур бўлган энг муҳим хусусиятлар сифатида қуйидагиларни айтиш мумкин:
1. Зиёлилик. Бу сифат котибада суҳбатни моҳирона ва одоб билан олиб боришни назарда тутади; салбий муносабатларни очиқ ошкор этмаслик; жамиятда қабул қилинган мулоқот меъёрларига риоя этиш; ўзининг ташқи кўриниши ва иш жойи маданиятига эътибор бериш.
2. Меҳнатсеварлик.
3. Ҳар бир вазифани бажаришга жиддий ёндашиш.
4. Ҳозиржавоб бўлиш, вазиятга мослашувчанлик.
5. Камтарлик.
6. Ҳар бир ишни нуқсонларсиз бажариш. Ҳужжатлар билан ишлашда, кийинишда, иш жойини ташкил этишдаги ҳар қандай пала-партишлик котиба ҳақидаги салбий таасуратга сабаб бўлади. Шуни унутмаслик керакки, «котиба-ташкилот юзидир; котибанинг юзи бўлиб эса у бажараётган ишнинг сифати, иш жойи ва кийинишидаги маданият ҳисобланади.
7. Хушмуомалалик, ташриф буюрувчилар, ходимлар, раҳбар билан мулокотда котиба доим уларга ёрдамга тайёр бўлиши, уларнинг муаммолари ҳал бўлишигаижобий таъсир этиш керак.
Котиба учун керак бўлган барча санаб ўтилган хизмат ва шахсий сифатлар инсонга тайёр ҳолда берилмайди. Бунинг учун ҳар куни ақлий ва руҳий меҳнат, танланган касбга чин дилдан тайёргарлик кўриш лозим. Шу ўринда котиб-референтнинг ахборотлар билан ишлашга боғлиқ фаолиятини кўриб чиқиш мақсадга мувофиқ.
А.Ахборот цикли асосан раҳбар қошидаги шахсий аппарат ёрдамчи-маъмурий ходимларининг ҳужжатлар билан ишлаш фаолиятини акс эттириб, ахборотларни тўплаш ва саралаш, ва ижрочига етказилишини таъминлаш билан боғлиқ жараёнларни мужассамлаштиради. Бу цикл одатда қуйидаги босқичларни ўз ичига олади:

1. 
   Девонхонадан ҳужжатларни олиш, раҳбариятга ўзатиш, куриб чиқилгандан сўнг ижро учун тарқатиш;
   

2. 
   Кириш ҳужжатлари бўйича маълумот бериш;
   
3. 
   Ички ва ташки ҳужжатларни омзога тайёрлаш ва олиб кириш;
   
4. 
   Имзоланмаган ҳужжатларни изохлар билан кайтариш;
   
5. 
   Раҳбар топшириги билан ҳужжатларни тайёрлаш, кўпайтириш ва расмийлаштириш;
   
6. 
   Қабулдаги шахсларнинг шахсий ҳужжатларини қабул қилиш ва ҳаракатини кузатиш;
   
7. 
   Белгиланган руйхат бўйича ҳужжатлар йигмажилдларини шакллантириш, уларни сақлаш ва архивга топшириш;
   
8. 
   Раҳбар топшириғи билан тегишли маълумотларни қабул қилиш, қайта ишлаш ва тақдим қилиш;
   
9. 
   Раҳбариятга ходимларни чақириш;
   
10. 
    Қабул қилинадиган шахсларни руйхатга олиш;
    
11. 
    Телефонограммаларни олиш, руйхатдан ўтказиш ва тегишли бўлинмага етказиш;
    
12. 
    Телефондаги мурожаатларни ёзиб олиш ва раҳбарга етказиш;
    
13. 
    Раҳбарни ташқи абонентлар билан улаб бериш;
    
14. 
    Телефон мурожаатларини филтрдан ўтказиш;
    
15. 
    Раҳбарнинг қаерда ва қачон бўлиши тўғрисида маълумот бериш;
    
16. 
    Мажлис ва кенгашлар кун тартиби ва таркибини тайёрлаш;
    
17. 
    Ходимларга мажлис ва кенгашлар тўғрисида хабар етказиш;
    
18. 
    Баённомаларни юритиш, сақлаш ва қарорларни ижрочига етказиш.
    

В.Ўз навбатида қарорларнинг бажарилишини ташкил қилиш цикли ёрдамчи ходимлардан ташқари асосий маъурий ходимлар фаолияти билан ҳам боғлиқ бўлиб, ахборот сиклининг мантиқий давомини ташкил этади. Мазкур жараён қуйидаги босқичлардан иборат:

1. 
   Раҳбар бошчилик қиладиган кенгашларнинг иш режасини ишлаб чиқиш ва келишиш;
   
2. 
   Раҳбарнинг иш кунини белгилаш ва унинг бажарилиши таъминлаш;
   
3. 
   Кенгаш ва мажлислар графигини келишиш;
   
4. 
   Кенгашлар хонасини тайёрлаш;
   
5. 
   Раҳбар иш жойини керакли асбоблар билан таъминлаш;
   
6. 
   Юқори ташкилотнинг меъёрий ва фармойиш ҳужжатларини ҳисобга олиш;
   
7. 
   Топшириқларни ижрочига етказиш;
   
8. 
   Раҳбар ташаббуси билан тайёрланган хатларни расмийлаштириш ва жўнатиш;
   
9. 
   Қарор, буйруқ, топшириқлар бажарилишини назорат қилиш;
   
10. 
    Ходимлар қабулни ташкил қилиш;
    
11. 
    Раҳбарнинг ҳужжатлар билан боғлиқ алоҳида топшириқларини бажариш;
    
12. 
    Делегация ва меҳмонлар қабулини ташкил қилиш.