Самоучитель Microsoft Access 2013

Глава 7 
Рис. 7.11. 
Фильтр для столбца с датами 
Рис. 7.12. 
Настраиваемый фильтр
для столбца с датами 
Рис. 7.13. 
Выбор диапазона дат
для условия отбора строк отчета 

---

Отчеты 
301 
Для изменения, сохранения и загрузки ранее сохраненных фильтров используйте 
команду 
Расширенный фильтр
(Advanced) из списка кнопки 
Параметры расши-
ренного фильтра
. 
В зависимости от типа данных в выбранном столбце доступны различные фильтры. 
Установите курсор в столбец с суммой договора, и в окне фильтра вместо 
Фильт-
ры
дат
(Date Filters) отобразятся 
Числовые фильтры 
(Number Filters). Для столбца 
с текстом отобразятся 
Текстовые фильтры 
(Text Filters). 
Таким образом, использование фильтров позволяет, не создавая новых более спе-
цифичных отчетов, выполнять анализ данных, просматривая наборы записей, 
сформированные при различных условиях отбора. 
О
БРАТИТЕ ВНИМАНИЕ
Выполнение группировок, добавление итогов для групп, просмотр данных отчета с 
подробностями или без них невозможны в режиме представления отчета. Для выпол-
нения этих операций используйте режим макета. 
Предварительный просмотр 
Для предварительного просмотра страницы отчета и внесения в нее изменений перед 
печатью предназначен соответствующий режим. Предварительный просмотр по-
зволяет убедиться, что отчет будет напечатан правильно. Переход из режима маке-
та в режим предварительного просмотра отчета осуществляется с помощью кнопки 
Режим 
(View) на вкладке ленты 
Главная 
(Home). При этом все вкладки ленты ав-
томатически заменяются на вкладку 
Предварительный просмотр
(Print Preview). 
Для просмотра ранее созданного отчета выберите в области навигации нужный от-
чет и в контекстном меню выполните команду 
Предварительный просмотр 
(Print 
Preview). Отчет отобразится на экране таким, каким он будет напечатан. Для пере-
хода от одной страницы отчета к другой можно использовать стандартное поле но-
мера страницы в левом нижнем углу окна отчета. 
Прежде чем переходить к печати отчета, необходимо уточнить параметры его стра-
ниц. Команда 
Параметры страницы
(Page Setup), доступная в режиме предвари-
тельного просмотра отчета
в группе 
Разметка страницы
(Page Layout), открывает 
диалоговое окно 
Параметры страницы
(Page Setup) (рис. 7.14), в котором можно
выбрать принтер, задать формат и ориентацию (книжная, альбомная) бумаги, раз-
мер полей (вкладка 
Параметры
печати 
(Print Options)), а также число, размер и 
макет столбцов. Эти же параметры представлены в группе 
Размер
страницы
(Page 
Size) отдельными кнопками. Кнопки 
Поля
(Margins) и 
Размер
(Size) открывают 
наглядные коллекции возможных вариантов полей страницы и размера бумаги. 
З
АМЕЧАНИЕ
Окно 
Параметры страницы
(Page Setup) открывается, только если на компьютере 
установлен локальный или сетевой принтер. Причем установленный принтер может 
быть и недоступен. В противном случае выводится сообщение о необходимости уста-
новить его. 
В примере выбрана бумага формата А4, книжная ориентация страниц отчета и ис-
пользование принтера по умолчанию. Если для печати отчета нужно выбрать дру-

---

302 
Глава 7 
гой доступный принтер, отметьте соответствующий переключатель и нажмите 
кнопку 
Принтер
(Printer). В открывшемся окне выберите принтер из доступных 
принтеров в раскрывающемся списке 
Имя
(Name) (рис. 7.15) и установите необхо-
димые свойства выбранного принтера. Access сохраняет заданные параметры стра-
ницы вместе с отчетом.
Рис. 7.14. 
Выбор параметров страницы для печати отчета 
Рис. 7.15. 
Выбор принтера для печати отчета
Размещение разделов отчета на страницах регулируется их свойствами. Для вывода 
отчета по каждой группе с новой страницы в свойствах заголовка группы на вклад-
ке 
Макет
(Format) в строке 
Конец страницы
(Force New Page) выбирается значе-
ние 
До раздела
(Before Section). Сведения, которые необходимо отображать на
каждой странице, размещаются в верхнем и нижнем колонтитулах. Для вывода за-
головка отчета на отдельной странице в его свойстве 
Конец страницы
(Force New 
Page) выбирается значение 
После раздела
(After Section). 

---

Отчеты 
303 
Если в рассматриваемом примере требуется печатать отчет для каждого покупателя 
на отдельной странице, установите для заголовка группы 
КОД_ПОК
в свойстве макета 
Конец страницы
(Force New Page) значение 
До раздела 
(Before Section). 
Печать отчета 
Для вывода отчета на печать нужно в режиме предварительного просмотра нажать 
кнопку 
Печать
(Print). В диалоговом окне печати (рис. 7.16) можно выбрать прин-
тер, на который будет отправлен отчет, настроить его свойства, дополнительно 
проверить и при необходимости настроить параметры страницы, выбрать для печа-
ти отдельные страницы отчета, распечатать заданное число копий, вывести отчет
в файл, который может распечатываться в другое время. Установив нужные для 
печати параметры, отчет можно отправить в очередь печати выбранного принтера. 
Рис. 7.16. 
Диалоговое окно 
Печать
отчета 
Отчет печатается с использованием настроек, заданных в диалоговом окне 
Печать 
(Print). 
Чтобы напечатать отчет, его не обязательно открывать. Если нет необходимости 
проверить отчет, подправить его макет или убедиться, что будут напечатаны нуж-
ные данные, выберите отчет, который нужно напечатать, в области навигации. На-
жмите кнопку 
Файл
(File), а затем выберите пункт 
Печать 
(Print). Будет предос-
тавлена возможность быстро напечатать отчет на используемом по умолчанию 
принтере без внесения каких-либо изменений, или отобразить диалоговое окно
Печать 
для выбора принтера и параметров печати, или перейти к предварительно-
му просмотру отчета и внесению изменений. 
Изменение источника записей отчета 
В режиме макета Access обеспечивает не только форматирование, но и изменение 
источника записей отчета простыми средствами добавления полей из списка всех 
таблиц базы данных. 

---

304 
Глава 7 
Пусть необходимо в отчете о договорах покупателей вывести подробные сведения 
о покупателе. 
Откройте отчет "Договоры фирмы" в режиме макета. На вкладке ленты 
Конструк-
тор 
(Design) в группе 
Сервис
(Tools) выберите команду 
Добавить поля
(Add 
Existing Fields). В области 
Список полей
(Field List) отображены поля, доступные
в данном отчете. Щелкните в верхней части области на строке 
Показать все таб-
лицы
(Show all tables). В разделе 
Доступные поля в связанной таблице
(Fields 
available in related tables) найдите таблицу ПОКУПАТЕЛЬ, в которой содержатся 
все сведения о покупателе.
Чтобы отобразить список полей таблицы, щелкните знак "плюс" (
+
) рядом с ее 
именем. 
Для добавления нужного поля к отчету достаточно перетащить его из области 
Спи-
сок полей
(Field List) в нужный раздел отчета. Добавьте поле 
НАИМ_ПОК
в заголовок 
группы 
КОД_ПОК
. Чтобы поле попало в заголовок группы 
КОД_ПОК
, поместите его над 
значением поля с кодом покупателя (рис. 7.17) или справа от него.
З
АМЕЧАНИЕ
Двойной щелчок в поле приводит к его размещению в конце области данных. 
Линия вставки поля в
заголовок группы 
КОД_ПОК
Рис. 7.17. 
Добавление поля в отчет в режиме макета 
После перемещения поля в отчет Access создает соответствующий элемент управ-
ления, связанный с полем. Кроме того, создается присоединенная подпись. Оба 
элемента управления размещаются в заголовке группы. 
В списке полей таблица ПОКУПАТЕЛЬ переместится из раздела 
Доступные поля 
в связанной таблице
(Fields available in related tables) в раздел 
Поля, доступные

---

Отчеты 
305 
в данном представлении
(Fields available for this view). При этом автоматически 
изменяется источник записей отчета. В соответствующий запрос на выборку — 
представление 
— добавляется таблица ПОКУПАТЕЛЬ и перемещенное поле. 
Таким образом, поля текущего источника записей будут дополнены полем 
НАИМ_ПОК
. 
Из области полей можно продолжить перемещение нужных полей в отчет. При 
этом источник записей отчета будет автоматически подправляться. 
Просмотреть источник записей можно и в свойствах отчета. Откройте свойства от-
чета, щелкнув на кнопке 
Страница свойств
(Property Sheet) на вкладке ленты 
Кон-
структор 
(Design). В окне свойств на вкладке 
Данные
(Data) в строке 
Источник 
записей
(Record Source) будет записана следующая инструкция SQL: 
SELECT ДОГОВОР.*, ПОКУПАТЕЛЬ.НАИМ_ПОК 
FROM ПОКУПАТЕЛЬ INNER JOIN ДОГОВОР 
ON ПОКУПАТЕЛЬ.КОД_ПОК = ДОГОВОР.КОД_ПОК; 
Отчет в режиме предварительного просмотра после добавления в него поля из таб-
лицы ПОКУПАТЕЛЬ и незначительных изменений принял вид, показанный на 
рис. 7.18. 
Рис. 7.18. 
Первая страница отчета в режиме предварительного просмотра 
Многотабличные отчеты 
В предыдущем разделе отчет, автоматически созданный на одной таблице 
ДОГОВОР, был с помощью простого добавления полей из связанной таблицы пре-
вращен в отчет на основе запроса, объединяющего поля двух таблиц. Таким обра-
зом, было показано, как, не создавая заранее запрос, можно строить отчет на основе 
данных нескольких связанных таблиц непосредственно в режиме макета. 

---

306 
Глава 7 
В рассмотренном примере в отчет добавлялись поля из таблицы ПОКУПАТЕЛЬ — 
главной по отношению к таблице ДОГОВОР — источнику записей отчета. Причем 
в отчете предварительно была выполнена группировка по коду покупателя, поэто-
му задача сводилась к добавлению полей в существующий заголовок группы. 
В большинстве случаев создание отчета на основе нескольких таблиц, как путем 
перетаскивания полей таблиц в отчет, так и на основе ранее созданного запроса, 
требует значительной работы по настройке отчета. Некоторые операции по на-
стройке такого отчета могут быть выполнены только в режиме конструктора. 
Мастер отчетов позволяет в режиме диалога с пользователем создать многотаблич-
ный отчет путем выбора необходимых таблиц и полей, определения полей группи-
ровки, итоговых значений для записей. Создание отчета мастером является простой 
процедурой, а полученный отчет без больших усилий может быть приведен к же-
лаемому виду. 
Многотабличные отчеты, так же как формы, могут состоять из главного отчета и 
включаемого в него подчиненного отчета. Для каждого из этих отчетов в качестве 
источника данных выбираются своя таблица или запрос, построенный на несколь-
ких таблицах. Чтобы обеспечить соответствие записей, выводящихся в подчинен-
ном отчете, записям в главном отчете, устанавливается связь подчиненного отчета 
с главным. Однако мастер отчетов, в отличие от мастера форм, при выборе всех 
необходимых таблиц — например, для разработки и печати документа "Договор", 
не создает такого составного отчета. Мастер отчетов решает эту задачу с помощью 
группировки.
Решить эту задачу можно, воспользовавшись мастером сначала для создания глав-
ного отчета, а затем для создания подчиненного отчета. При создании мастером 
главного отчета следует выбрать макет в столбец, а при создании подчиненного — 
макет табличный. На последнем этапе, открыв главный отчет в режиме макета или 
конструктора, надо перетащить в него подчиненный и, открыв свойства данных 
подчиненного отчета, установить его связь с главным.
Настройка отображения полученного отчета выполняется такими же средствами, 
как и настройка форм, достаточно просто, хотя и требует понимания назначения 
каждого из разделов отчета. Например, чтобы убрать заголовок/примечание подчи-
ненного отчета, достаточно выполнить соответствующую команду контекстного 
меню. Чтобы отобразить названия столбцов в подчиненном отчете, достаточно в 
свойствах его макета для свойства 
Отображать колонтитулы страниц
(Show Page 
Header and Page Footer) выбрать 
Да
. Чтобы отчет содержал на одной странице све-
дения из одной записи главной формы и связанных с ней записей подчиненной 
формы, т. е. отображал один документ, — например, выводил данные об одном до-
говоре, достаточно установить для макета области данных главного отчета свойст-
во 
Конец страницы
(Force New Page) со значением 
До раздела 
(Before Section). 
Свойство 
Конец страницы
(Force New Page) со значением 
После раздела 
(Section) 
для заголовка главного отчета позволит отображать и печатать его на отдельной 
странице.
Рассмотрим создание многотабличного отчета сложной структуры с помощью мас-
тера, который создаст на основе выбранных пользователем таблиц запрос —

---

Отчеты 
307 
источник записей отчета, разместит в отчете поля, создаст необходимые группи-
ровки, итоги и т. д. При этом отчет за счет группировки, выполненной в нем, может 
приобрести такой же вид, как и отчет, состоящий из главной и подчиненной таб-
личной частей, т. е. группировкой можно заменить создание подчиненного отчета. 
Для придания отчету окончательного вида рассмотрим возможности инструмента-
рия Access, предоставляемого в режиме макета и конструктора. 
Разработка отчета с помощью мастера 
Пусть необходимо подготовить отчет, позволяющий распечатать документ "Дого-
вор" на основе данных, ранее сохраненных с помощью формы ДОГОВОРЫ 
С ПОКУПАТЕЛЯМИ 
(см. главу 6)
. 
Предположим, что макет отчета должен иметь вид, представленный на рис. 7.19.
В соответствии с проектом макета в отчете предполагается выводить данные по 
каждому договору, включая сведения о покупателе, заключившем договор. Эти 
данные содержатся в таблицах ДОГОВОР и ПОКУПАТЕЛЬ. В табличной части по 
каждому договору необходимо вывести построчно данные о заказанных товарах, 
которые содержатся в таблицах ПОСТАВКА_ПЛАН и ТОВАР. 
Наименование
товара
Срок
поставки
Мин.
партия
Количество Цена Единица
измерения
Ставка
НДС
Стоимость
Общая сумма
Покупатель
ИНН
Банк
Расчетный счет
Адрес
Телефон
Договор №
от
Рис. 7.19. 
Проект макета отчета для вывода данных по договору фирмы 
Выбор таблиц для отчета 
Для создания отчета мастером выберем в области навигации таблицу ДОГОВОР, 
необходимую для формирования источника записей отчета. Первая выбранная таб-
лица определит имя и заголовок отчета по умолчанию, а также вид представления 
данных в отчете. 

---

308