Самоучитель Microsoft Access 2013

Глава 7 
Основы конструирования отчетов 
Чтобы правильно создавать отчеты, необходимо понимать назначение каждого его 
раздела. Например, от выбора раздела, в который будет помещен вычисляемый 
элемент управления, зависит способ вычисления результата. 
Создание и изменение макета отчета осуществляется в расчете на структуру отчета. 
Пустые разделы отчета, открытого в режиме конструктора, показаны на рис. 7.1. 
Рис. 7.1. 
Разделы отчета 
в режиме конструктора 
Назначение каждого из разделов: 
Заголовок отчета
(Report Header) обычно включает эмблему (логотип) компа-
нии, название отчета, дату. Заголовок отображается перед верхним колонтиту-
лом только один раз в начале отчета; 
Верхний колонтитул
(Page Header) отображается вверху каждой страницы и 
используется в случае, когда нужно, чтобы название отчета и другая общая ин-
формация повторялись на каждой странице; 
Заголовок группы
(<имя поля> Header) используется при группировке записей 
отчета для вывода названия группы и однократного отображения полей, по ко-
торым производится группировка. Отображается перед каждой новой группой 
записей. Например, если отчет сгруппирован по покупателям, в заголовке груп-
пы можно указать название покупателя, а также адрес, телефон и другие рекви-
зиты. Допускается до 10 уровней группировки выводимых записей; 

---

Отчеты 
291 
Область данных
(Detail) отображает записи из источника данных, составляю-
щие основное содержание отчета; 
Примечание группы
(<имя поля> Footer) служит для отображения итогов и 
другой сводной информации по группе в конце каждой группы записей. Если 
поместить в примечание группы вычисляемый элемент управления, использую-
щий статистическую функцию 
Sum
, сумма будет рассчитываться для текущей 
группы; 
Нижний колонтитул
(Page Footer) применяется для нумерации страниц и ото-
бражения другой информации внизу каждой страницы; 
Примечание отчета
(Report Footer) служит для отображения итогов и другой 
сводной информации по всему отчету один раз в конце отчета. Если в примеча-
нии отчета поместить вычисляемый элемент управления, использующий стати-
стическую функцию 
Sum
, сумма рассчитывается для всего отчета. 
З
АМЕЧАНИЕ
В конструкторе 
Примечание отчета
(Report Footer) находится под нижним колонтиту-
лом. Однако при печати и в режиме предварительного просмотра оно помещается над 
нижним колонтитулом последней страницы. 
Вставка или удаление заголовка и примечания отчета могут быть выполнены
командой контекстного меню отчета 
Заголовок/примечание отчета 
(Report 
Header/Footer). Кроме того, заголовок и примечание отчета вставляются при добав-
лении в отчет элементов управления 
Заголовок
(Title), 
Эмблема
(Logo) или 
Дата и 
время
(Date & Time). Для включения или удаления колонтитулов можно восполь-
зоваться командой контекстного меню 
Колонтитулы страницы 
(Page Header/ 
Footer). 
Заголовок и примечание группы добавляются в отчет после определения его источ-
ника данных и выбора в области 
Группировка, сортировка и итоги
(Group, Sort, 
and Total) поля группировки и поля, по которому следует рассчитать итоги. Об-
ласть 
Группировка, сортировка и итоги
выводится под макетом отчета по коман-
де 
Группировка
(Group & Sort) на ленте 
Конструктор
или по команде 
Сортиров-
ка
и
группировка 
(Group & Sort) из контекстного меню режима конструирования. 
При создании отчета его разделы нужно заполнить элементами в соответствии
с разработанным пользователем макетом отчета. В
заголовок помещается текст из 
шапки макета отчета. В верхний и нижний колонтитулы обычно помещают надпи-
си с поясняющим текстом, в том числе заголовки столбцов отчета, номера страниц. 
При определении содержания этих разделов следует исходить из требований 
к оформлению отдельных страниц отчета. 
Поля таблиц базы данных или запросов с неповторяющимися значениями разме-
щаются в области данных, которой можно придать вид табличной части отчета. 
Поля с повторяющимися значениями, по которым производится группировка запи-
сей, целесообразно размещать в заголовке группы. Здесь же отображаются данные, 
которые позволяют идентифицировать группу. 

---

292 
Глава 7 
Элементами разделов отчета, кроме полей таблиц или запросов, на которых строит-
ся отчет, являются также тексты подписей, внедряемые объекты, линии, прямо-
угольники и т. п. 
Для каждого элемента, а также раздела и отчета в целом, могут быть уточнены 
свойства. Технология размещения элементов и определения их свойств практиче-
ски такая же, как и при разработке форм. 
Инструменты разработки отчетов представлены на вкладках лент, которые связаны 
с режимами изменения и просмотра отчетов, и появляются при переходе из одного 
режима в другой. 
В Access существуют два представления, в которых можно вносить изменения в 
отчет: режим макета и режим конструктора. Режим макета является наиболее удоб-
ным для внесения изменений в отчет, поскольку пользователь сразу видит данные 
отчета. В этом режиме доступны большинство инструментов, необходимых для его 
настройки. В нем можно изменить ширину столбцов, поменять их местами, доба-
вить или изменить уровни группировки и итоги. Можно также разместить в макете 
отчета новые поля, а также задать свойства отчета и элементов управления. 
В режиме конструктора отображаются разделы отчета и доступны дополнительные 
инструменты и возможности разработки. Переходите в режим конструктора, если 
не удается выполнить изменения в режиме макета. В определенных случаях в 
Access отображается сообщение о том, что для внесения изменений следует пере-
ключиться в режим конструктора. 
Просматривать отчет можно в режимах 
Представление
отчета
(Report View), 
Предварительный просмотр
(Print Preview) или 
Макет 
(Layout View). В режиме 
Представление
отчета
можно отфильтровать данные для отображения только за-
данных строк, найти нужные данные, скопировать текст отчета или его часть в бу-
фер обмена. Режим предварительного просмотра предназначен для просмотра
отчета перед печатью. В этом режиме можно увеличивать масштаб для просмотра 
деталей или уменьшать его для проверки размещения данных на странице, изме-
нять параметры страницы. Режим макета позволяет, просматривая данные отчета, 
изменять его макет. 
Однотабличные отчеты 
Наиболее простым способом создания отчета на основе таблицы или запроса явля-
ется использование команды 
Отчет 
(Report). С помощью этого средства отчет 
формируется без диалога с пользователем и выводит все поля выбранного источни-
ка. Рассмотрим создание однотабличного отчета о договорах покупателей фирмы. 
Пусть в результате проектирования макета отчета "Договоры покупателей фирмы" 
определены следующие требования к отчету: 
в отчете должны последовательно выводиться со своими заголовками списки 
договоров для каждого покупателя; 
список договоров каждого покупателя должен начинаться с новой страницы; 

---

Отчеты 
293 
записи о договорах должны выводиться в порядке возрастания их номеров; 
по каждому покупателю и фирме в целом должны выводиться итоговые суммы. 
Выберем в области навигации таблицу ДОГОВОР, данные из которой будут источ-
ником записей отчета. Чтобы сразу перейти к созданию нового отчета, на вкладке 
ленты
Создание 
(Create) в группе
Отчеты 
(Reports) выполним команду 
Отчет 
(Report). 
Access создаст отчет и отобразит его в режиме макета (рис. 7.2). В отчете будут 
представлены все записи таблицы ДОГОВОР. Размещение полей таблицы — ис-
точника записей отчета — в разделах отчета представлено на рис. 7.3. 
Рис. 7.2. 
Отчет, созданный соответствующей командой, в режиме макета 
Рис. 7.3.