Самоучитель Microsoft Access 2013

Глава 3 
ленте 
Работа с таблицами | Поля
(Table Tools | Fields)
можно определить множе-
ство разнообразных типов данных и их свойств.
Находясь в режиме таблицы, когда отображены значения в полях, удобно задавать 
такие свойства, как 
Правило проверки
(Validation Rule) и 
Сообщение об ошибке
(Validation Text), а также сопоставить значения полей записи, например, 
[ЦенаПро-
дажи]>[ОптоваяЦена]
. Для этого следует выбрать поле и открыть список кнопки 
Проверка
(Validation) в группе 
Проверка поля
(Field Validation). Если в списке 
выбрать 
Правило проверки поля
(Field Validation Rule), откроется 
Построитель
(Expression Builder), в котором надо ввести выражение для проверки вводимых в 
поле значений. Выбрав 
Сообщение проверки поля
(Field Validation Message), 
можно ввести текст, который будет выводиться при отклонении вводимых значе-
ний от допустимых. Другие команды списка позволят задать выражение для срав-
нительной проверки значений в полях записи и подготовить сообщение при нару-
шении условий, заданных выражением. Это выражение сохраняется в свойстве таб-
лицы 
Правило проверки
(Validation Rule). Открывается окно свойств таблицы в 
режиме конструктора кнопкой 
Страница свойств
(Property Sheet). Для таблицы 
может быть введено только одно такое выражение.
Кнопка списка
Список режимов
Рис. 3.20. 
Выбор режима представления таблицы 
Как и в режиме конструктора, в режиме таблицы можно удалить столбец. При этом 
следует помнить, что удаляются все данные столбца, и отменить удаление невоз-
можно. Удаление поля первичного ключа в режиме таблицы невозможно. Для этого 
необходимо использовать режим конструктора. 
Задание 3.2. Создание таблиц базы данных 
Создайте структуру таблиц СКЛАД, НАКЛАДНАЯ, ОТГРУЗКА, ДОГОВОР, 
ПОСТАВКА_ПЛАН. При создании таблиц используйте проектные параметры их 
структуры 
(см. приложение 1)
. Для ввода в таблицы записей используйте данные, 
приведенные в 
приложении 2
. 
Рассмотрим далее некоторые особенности определения структуры таблиц ТОВАР, 
НАКЛАДНАЯ, ОТГРУЗКА, ПОКУПАТЕЛЬ, ДОГОВОР, ПОСТАВКА_ПЛАН базы 
данных "Поставка товаров". 

---

Создание базы данных 
119 
Определение составного первичного ключа 
В таблице НАКЛАДНАЯ в составной первичный (уникальный) ключ входят поля 
НОМ_НАКЛ
и 
КОД_СК
. Определение этого ключа возможно только в режиме конструк-
тора таблиц. Выделите оба эти поля, щелкая кнопкой мыши на области маркировки 
при нажатой клавише . Затем нажмите на ленте 
Работа с таблицами | Кон-
структор
(Table Tools | Design) в группе 
Сервис
(Tools) кнопку 
Ключевое поле 
(Primary Key). 
Аналогично определяются составные ключи в таблицах ОТГРУЗКА и ПОСТАВКА_ 
ПЛАН. 
Для ключевого поля автоматически создается уникальный индекс. Для его про-
смотра выполните команду
Индексы 
(Indexes) на ленте 
Работа с таблицами | 
Конструктор
(Table Tools | Design) в группе 
Показать или скрыть
(Show/Hide). 
Окно для просмотра и редактирования индексов таблицы ОТГРУЗКА представлено 
на рис. 3.21.
Рис. 3.21. 
Уникальный индекс по составному первичному ключу таблицы ОТГРУЗКА 
На рис. 3.21 показано, что индексу составного первичного ключа присвоено имя 
PrimaryKey
, в столбце 
Имя
поля
(Field Name) перечисляются имена полей, со-
ставляющих индекс. Индекс первичного ключа всегда уникален и не допускает 
пустых полей в записях. 
Использование данных типа 
Поле
объекта
OLE
В таблице ТОВАР предусмотрено поле 
ФОТО
, которое должно содержать фотогра-
фию товара, хранящуюся в формате графического редактора Paint в файле с расши-
рением 
bmp
. Тип данных такого поля определен как
Поле объекта OLE
(OLE 
Object). Размещение этого объекта в поле производится на этапе заполнения полей 
таблицы данными в режиме таблицы или через форму. В режиме таблицы Access 

---

120 
Глава 3 
отобразит тип объекта "Точечный рисунок". Отображение объекта возможно толь-
ко в форме или отчете. Объект может быть внедренным или связанным. 
З
АМЕЧАНИЕ
OLE (Object Linking and Embedding, связывание и внедрение объектов) — это метод 
передачи информации в виде объектов между приложениями Windows. 
Поле
объекта
OLE
(OLE Object) является средством, позволяющим установить связь с объектами 
другого приложения или внедрить объект в базу данных. Объектом является документ 
или его часть, созданная в другом приложении, сохраняющая формат документа-
источника и информацию о создавшем приложении. Объектами могут быть простые и 
форматированные тексты, рисунки, диаграммы, файлы звукозаписи (WAV), музыка
в формате MIDI (музыкально-инструментальный цифровой интерфейс), файлы ани-
мации (FLI, MMM), видеоклипы (AVI), электронные таблицы и другие элементы из раз-
личных приложений, поддерживающих это средство. СУБД Access, поддерживая OLE, 
полностью интегрирована с другими приложениями Microsoft Windows. 
Внедренный
объект
сохраняется в файле базы данных. Двойным щелчком мыши на 
ячейке, содержащей внедренный объект, предоставляется возможность редактиро-
вания объекта средствами приложения, в котором объект был создан. 
Связанный
объект
сохраняется в отдельном файле. Файл объекта можно обновлять 
независимо от базы данных. Последние изменения будут выведены на экран при 
следующем открытии формы или отчета. При работе с базой данных также можно 
просматривать и редактировать объект. Отредактированный связанный объект бу-
дет сохраняться в файле объекта, а не в файле базы данных. Связывание объекта 
удобно при работе с большими объектами, которые нежелательно включать в файл 
базы данных, а также с объектами, используемыми в различных документах орга-
низации, например, логотипом. Если связанный файл объекта перемещен, необхо-
димо повторно установить с ним связь. 
Использование данных типа 
Вложение
Тип данных 
Вложение
(Attachment) можно использовать для хранения нескольких 
файлов в одном поле, причем в этом поле можно хранить файлы разных типов. На-
пример, в таблице ТОВАР можно в поле с типом данных 
Вложение
добавить не-
сколько файлов со сведениями о товаре: сертификат происхождения, сертификат 
качества, инструкцию по эксплуатации, рекламации, фотографии, схемы и т. д. 
Вкладывать файлы можно только в базы данных, созданные в приложении Access 
2007/2013 в формате файла ACCDB.
Тип данных 
Вложение
(Attachment) предлагается для хранения изображений и до-
кументов вместо типа данных 
Поле объекта OLE
(OLE Object).
Вложениям необ-
ходимо значительно меньше места для хранения и не требуется применения про-
грамм, называемых OLE-серверами.
В соответствии с правилами нормализации каждое поле в реляционной базе данных 
должно содержать только один элемент данных. В противном случае поиск данных 
будет затруднен или даже невозможен. Вложения нарушают правила разработки 
базы данных, поскольку в поле можно добавлять несколько файлов — элементов 

---

Создание базы данных 
121 
данных. Чтобы избежать этих нарушений, Access по мере добавления файлов вло-
жения создает системные таблицы, которые неявно используются для нормализа-
ции данных. 
Использование данных типа 
Поле
МЕМО
В таблице ПОКУПАТЕЛЬ предусмотрено поле 
ОПИСАНИЕ
, которое будет содержать 
текстовое данное большой длины — характеристику покупателя. Для такого поля 
выберите тип данного — 
Длинный текст
(Long Text) (в предыдущих версиях 
Поле 
МЕМО
(Memo)). Ввод данных в это поле можно выполнить непосредственно в по-
ле таблицы, либо через область ввода, вызываемую нажатием комбинации клавиш 
+. 
Если тексты описаний покупателей подготовлены в некотором текстовом редакто-
ре, например Microsoft Word, и хранятся в отдельных файлах, для этого поля может 
быть задан тип 
Поле объекта
OLE
(OLE Object) или 
Вложение 
(Attachment). 
Access 2007/2013 в поле с типом данных 
Длинный текст
обеспечивает хранение 
форматируемого текста. Это единственный тип данных в Access, который имеет 
встроенную поддержку хранения и отображения форматированного текста. Если
в поле нужно хранить форматированный текст, создайте поле с длинным текстом и 
затем в режиме конструктора выберите для свойства 
Формат текста
(Text Format) 
значение 
Формат RTF 
(Rich Text) вместо 
Обычный текст
(Plain Text). В режиме 
таблицы для выбора этого свойства предназначена кнопка 
Параметры поля 
МЕМО
(Memo Settings) на ленте 
Работа с таблицами | Поля 
(Table Tools | Fields)
в группе 
Свойства
(Properties). Сообщение системы о преобразовании формата по-
казано на рис. 3.22. 
Рис. 3.22. 
Сообщение при выборе для свойства 
Формат текста
значения 
Формат RTF
Текст поля MEMO в формате RTF отображается как форматированный, хранится и 
интерпретируется как формат HTML, допускает использование общих средств 
форматирования приложений Microsoft Office, недоступных в обычном тексте. 
Access автоматически применяет HTML-форматирование к тексту в формате RTF. 
Использование HTML обусловлено большей степенью совместимости с полями 
в формате RTF, хранящимися в списках SharePoint. 
К тексту в формате RTF Access допускает применение таких параметров формати-
рования, как шрифт, размер, цвет, различные виды начертания, выравнивания тек-

---

122 
Глава 3 
ста, нумерованные и маркированные списки, уменьшение и увеличение отступа 
абзаца. 
Можно применить форматирование ко всему содержимому поля или его части, ре-
дактируя поле в режиме таблицы или в форме. Можно также применить формати-
рование ко всему полю при просмотре отчета в режиме макета. 
Чтобы применить параметры форматирования к тексту RTF, выделите текст, кото-
рый нужно форматировать, и используйте команды групп 
Форматирование тек-
ста
(Text Formatting) на ленте 
Главная
(Home). Кроме того, после выделения тек-
ста мышью появляется мини-панель инструментов, которая содержит кнопки пара-
метров форматирования (рис. 3.23). 
Рис. 3.23. 
Мини-панель инструментов форматирования текста RTF в поле с длинным текстом 
Использование данных типа 
Гиперссылка
Специальный тип данных 
Гиперссылка
(Hyperlink) позволяет хранить гиперссыл-
ки в полях таблиц базы данных.
Поля с типом данных
Гиперссылка
(Hyperlink) используются для перехода к до-
кументам, созданным в различных приложениях Microsoft Office и сохраняемым
в файлах на локальных или сетевых дисках, в том числе к другим базам данных,
к страницам веб-серверов в Интернете или интранете. При щелчке мышью на
гиперссылке осуществляется переход к документу, который открывается создавшим 
его приложением. Гиперссылки в полях записываются как URL- или UNC-адреса и 
отображаются в поле как подчеркнутый текст, заданный при определении гипер-
ссылки.
В таблице ПОКУПАТЕЛЬ предусмотрено поле 
ЛИЧ_ДОК
, в котором может хранить-
ся, например, ссылка на некоторый документ, характеризующий покупателя, или 
ссылка на его веб-страницу или на его базу данных. Для создания гиперссылки в 
этом поле откройте таблицу в режиме таблицы. Введите в поле текст, который 
должен отображаться в поле и в то же время определит содержание открываемого 
по гиперссылке документа, например 
Все о покупателе
. Нажмите правую кнопку 
мыши и выберите в контекстном меню команду 
Гиперссылка | Изменить гипер-
ссылку
(Hyperlink | Edit Hyperlink). В открывшемся окне 
Изменение гиперссылки 
(Edit Hyperlink) выберите папку и файл, который хранит нужный документ 
(рис. 3.24). 
Чтобы добавить гиперссылку для создания сообщений электронной почты, также 
введите в поле текст, например 
Письмо фирме
, и в диалоговом окне 
Изменение
гиперссылки 
(Edit Hyperlink) заполните поля, как показано на рис. 3.25. 
Щелчком на поле с этой гиперссылкой открывается установленная почтовая про-
грамма, например Outlook, и окно нового сообщения с заполненными полями
Кому
и 
Тема
.

---

Создание базы данных 
123 
Рис. 3.24. 
Определение файла, который должен открываться по гиперссылке 
Все о покупателе
Рис. 3.25. 
Определение для гиперссылки адреса электронной почты и темы письма 
Для создания гиперссылки на веб-страницу запишите в поле, например, такой 
текст: 
Страница покупателя#http://comp.ru/gorod/firm/mircom.htm#Реквизиты
. 
По такой гиперссылке будет выполняться переход на страницу фирмы, хранящую-
ся на сервере в папке, определяемой путем 
/gorod/firm/
в файле 
mircom.htm
. Причем 
будет открыт раздел с именем 
Реквизиты
, а в поле гиперссылки будет записано 
Страница покупателя
. Если открыть окно 
Изменение гиперссылки 
(Edit 
Hyperlink), то можно убедиться, что введенная в поле информация размещена в со-
ответствующих областях. Страница покупателя — в области 
Текст
(Text), а вся 
остальная часть — в области 
Адрес
(Address). Очевидно, что как отображаемый 
текст гиперссылки, так и адрес может непосредственно вводиться в окне 
Измене-

---

124