R. P. Heling msc & Drs. A. A. de Haas

3.5 NWW in the academic environment  
The changing nature of work and thereby changing workplaces is, and will be, also visible in 
universities. Digital study environments contribute to a shift from traditional frontal formal lectures 
to  more  interactive  lectures  (Edelkoort,  2011).  The  process  of  learning  will  shift  towards  a  virtual 
environment  (e.g.  flipped  classrooms,  Massive  Open  Online  Courses  (MOOCs)  and  online  lectures) 
and  thereby  becomes  more  efficient,  inspiring,  individual  and  collective.  The  educational 
developments  will  most  likely  have  an  influence  on  workplaces  of  professors  and  lecturers  at 
universities, since their nature of work and therefore workplace requirements will change. It must be 
noted  that  a  workspace  design  that  functions  very  well  in  one  sector  may  not  be  appropriate  for 
another. There might  even  be  differences  between different  organizations  within  the  same  sector. 
Therefore, every workplace solution should be evaluated in terms of resource efficiency, occupants’ 
satisfaction  and  performance,  and  the  extent  to  which  it  communicates  the  organizational  values 
(Parkin et al., 2005). However, Harrison and Cairns (2008) conclude that “
the implementation of new 
ways of working for academic and administrative staff may result in significant space savings for the 
HEI
  (Higher  Education  Institutes) 
and,  if  implemented  correctly,  still  provide  effective  work 
environments  to  support  the  teaching,  research  and  administrative  tasks  being  undertaken  and 
provide pleasant and welcoming environments for staff and students alike
”. The term ‘
implemented 
correctly’
  refers  to  active  consultation  and  engagement  in  the  development  of  the  workplace 
strategy (‘user focused’), and an in-depth understanding of the work activities of those  involved in 
the workplace projects, in which spaces are zoned to separate noisy from quiet activities. A critical 
issue  for  academic  staff  is  the  provision  of  sufficient  spaces  for  individual  work  for  concentrating. 
Furthermore, Harrison and Cairns (2008) mention the development of shared protocols for behaviors 
in the space. 
For over a hundred years, the academic office has not changed in any fundamental way and 
has  been  a  place  for  reflection,  concentrated  working,  and  meeting  with  students  and  colleagues 
(Harrison  and  Cairns,  2008).  Despite  the  fact  that  the  academic  office  is  “
the  place  where  most 
university  employees  spend  their  entire  working  day  as  well  as  their  entire  university  career
”, 
research has focused mainly on teaching spaces instead of on the academic office workplace (Fink, 
2005).  
Parkin  et  al.  (2006)  conclude  that  the  factors  that  researchers  value  most  in  a  work 
environment  are:  ability  for  both  formal  and  informal  communication,  both  acoustic  and  visual 
privacy, high quality ambient environments with adequate climate control, well-designed aesthetics, 
places  to  relax,  access  to book  and  files  storage  on or  near their  desk,  and  an  individual  space  for 
displaying notes and other materials. A study of Brunia et al. (2012) from the Center for People and 
Buildings,  performed  at  different  Dutch  universities,  states  that  scientific  researchers  have 
mentioned they want their work environment to be functional and comfortable, with possibilities for 
concentrated  work,  and  have  enough  communication  tools  and  social  interaction.  Furthermore, 
indoor climate and ICT support are mentioned as important factors.  
The  academic  office  workplace  is  seen  as  a  very  complex  work  environment  compared  to 
‘normal’  offices,  since  it  is  used  for  many  different  activities.  For  example,  employees  use  it  as  a 
private  study  space,  semi-public  teaching  space,  for  small  staff  meetings,  and  for  the  reception  of 

---

 
37 | 
P a g e
 
 
professional  visitors  (SMG,  2006).  Harrison  and  Cairns  (2008)  claim  that  the  academic  office  “
has
 
traditionally been a physical symbol of a person’s seniority within the academic community: the more 
senior one is within the department or faculty, the larger and better equipped the office is likely to 
be
”. Private rooms for deans and professors may contain, besides the standard desk and bookshelves, 
a meeting table or even a soft seating area, while junior staff members or PhD students may have to 
share rooms with multiple other persons. Hierarchy thus plays a big role in the allocation of offices to 
academic  employees  (Harrison  and  Cairns,  2008;  Brunia  et  al.,  2012).  This  built-in  hierarchy  in  the 
workplace is also mentioned as explanation for the greater acceptance of open work environments 
among junior researchers compared to senior researchers. Junior researchers are more open minded 
and never had a privately owned office, so they cannot miss what they never had (Parkin et al., 2006). 
Furthermore,  younger  generations  seem  to  be  more  positive  about  open  environments  in  general 
compared to the older generation (Ives and Ferdinands, 1974).  
 
According  to  a  work  activity  analysis  in  academic  offices  at  the  Department  of  Civil  and 
Building Engineering at Loughborough University, performed by Parkin et al. (2006), staff spend only 
30% of their work time in their office. This thus means a vacancy of 70% of academic offices. When 
looking at Dutch universities, Brunia et al. (2012) also observed an average occupation rate of 30%, 
compared  to  52%  in  regular  (non-scientific)  offices.  However,  it  is  remarkable  to  see  that  when 
academics is asked about their presence in the office, they mention that they are in their office 80% 
of their time. There is thus a huge difference between what is mentioned by academics and what is 
observed.   
When  academics  are  in  office,  they  perform  a  variety  of  work  performances.  According  to 
Brunia et al. (2012), academics claim to perform office work for 60% of their time in the workplace. 
Furthermore,  20%  of  their  time  consists  of  meetings.  This  is  consistent  with  non-scientific  office 
workers; only difference is that academics spend 10% more time on undisturbed office work and 6% 
less on telephoning. Parkin et al. (2006) found that academics spend 43% of their time on computer 
work and 21% on paperwork, which together is comparable to the 60% mentioned by Brunia et al. 
(2012). Also the 22% for meetings is comparable to the 20% as mentioned by Brunia et al. (2012). A 
distribution from both researches of the activities performed in the academic office can be seen in 
figure 3.5. 
 
      
 
Figure 3.5:  
Activity patterns in academic offices  
(sources: left: Parkin et al., 2006; right: Brunia et al., 2012) 
 
Brunia et al. (2012) state that scientific researchers claim to perform different activities than 
‘regular’  office  employees,  therefore  having  other  needs  and  requirements  for  offices.  However, 

---

 
38 | 
P a g e
 
 
activity analyses  show  that  activities of both environments are quite  similar, apart from the bigger 
need  for  academics  to  be  able  to  perform  concentrated  work.  At  the  same  time,  the  average 
occupation rate of 30% means that NWW implementation creates enormous potential for both cost 
and space savings regarding the academic workplace. It can therefore be of great value to study the 
possibilities for and influences of implementation of NWW in the academic office workplace. Last but 
not  least,  it  must  be  mentioned  that  currently  most  universities  claim  to  (consider  to)  implement 
NWW driven by increasing efficiency and cost reduction rather than increasing employee satisfaction 
and  labor  productivity.  This  contradicts  what  is  most  mentioned  as  requirement  from  academic 
workplaces: to be functional and comfortable. Therefore, academics do not see the need to redesign 
workplaces (Brunia et al., 2012).