•
Передаете утвержденный письменный запрос на расходы по данной статье
в отдел снабжения.
•
Отдел снабжения направляет поставщикам соответствующий запрос.
Предполагается, что в
отделе снабжения в курсе цен, возможных пошлин и
транспортных расходов.
•
Поставщик дает согласие на поставку по согласованным ценам с учетом
пошлин и транспортных расходов.
•
Получаете товар и проводите приемку.
•
Получаете подробный счет с указанием стоимости, возможных скидок,
пошлин, транспортных и погрузочных расходов.
•
Проводите оплату.
Во многих случаях до подписания
договора целесообразно
поискать альтернативу за меньшую цену или с лучшими свойствами среди
других возможных поставщиков. Вы рассылаете им официальные запросы с
просьбой дать описание и указать цены по интересующим вас товарам (или
только цены, если вы уже определились). Рассмотрев ответы, можно
выбрать подходящий вариант.
При незначительных затратах и низком уровне формализма в организации
некоторые действия из приведенного списка можно опустить.
Предположим, сразу после начала работ
проекта у вас запланирована
покупка компьютера. Основываясь на недавнем опыте, вы закладываете в бюджет
проекта 2 тыс. долл. После начала работ вы относите запрос на покупку компьютера с
заданными характеристиками в отдел снабжения. С этого момента на эти цели вам
нельзя потратить больше 2 тыс.
Отдел снабжения находит оптимального поставщика и получает от него счет на 1920
долл. (включая налоги и транспортные расходы). Теперь отдел снабжения может
гарантировать вам, что компьютер будет приобретен, а у вас есть полная уверенность в
этом. Поставщик
подписывает заказ на поставку, подтверждающий его обязательство
доставить компьютер за указанную цену.
После получения компьютера все заботы по приобретению уже позади, если,
конечно, не возникли маловероятные проблемы с функционированием изделия,
влекущие непредвиденные (так называемые скрытые) расходы.
В конце концов,
подписав счет, вы абсолютно уверены, что из выделенных на
компьютер фондов ни цента не израсходовано не по назначению. Однако в будущем не
исключена ситуация, когда придется возвратить компьютер и вернуть часть
затраченных фондов.
Для оперативного управления проектом следует
всегда иметь полную картину
текущих расходов и финансового баланса проекта. Это предполагает контроль
состояния заказов на поставку, договоров (с поставщиками и подрядчиками), счетов и
расходов.
Анализ расходов
Анализ проводится путем сравнения фактических расходов с запланированными. На
рис. 10.9 изображен типовой отчет по отдельным статьям расходов с итоговым
значением на указанную дату.
Из плана сюда переносятся следующие данные.
• Коды и наименования работ.
• Сумма выделенных фондов для каждой из работ на период выполнения.
• Сумма выделенных фондов для каждой из работ на указанное время.
• Общая сумма запланированных расходов.
Фактическими значениями расходов за указанный период, при отсутствии других
критериев, будем считать те, что были проведены по счетам, договорам, чекам и
другим финансовым документам.
Для определения текущего состояния расходов проекта
применяют метод анализа заработанной стоимости. С
его помощью,
особенно при ведении больших и сложных проектов, легче установить
перерасход бюджета и принять соответствующие меры. Подробно этот метод
описан в Приложении Б.
Ко
д
СС
Р
Работа
На
период
выполнения /
Запланирован
о
На
период
выполнения /
Израсходован
о
На сегодня /
Запланирован
о
На сегодня /
Израсходован
о
Всего
запланирован
о
.
Всего
$8,500
$8,200
$15,500
$15,100
$200,000
1.0 Утвердить
условия
5,000
4,400
12,300
11,400
45,000
1.1
Провести
фокус-
группу
3,000
2,900
7,500
7,100
10,000
1.2
Проверить
документы
1,500
1,200
4,000
3,800
5,000
1.3
Подготовит
ь отчет
500
300
800
500
4,000
... ...
...
...
...
...
...
Рис. 10.9 Отчет о проведенных расходах
Сбор сведений о расходах и меры по повышению их точности
Обычно величину расходов определяют по счетам на оплату,
чекам и другим
финансовым документам. Полагаю, у вас есть доступ к ним и возможность проверки.
Рекомендую иметь в проектной документации копии этих документов.
Поскольку финансы требуют строгой отчетности, поступайте так.
• После
проведения
оплаты
уменьшайте
остаток
бюджета
проекта
на
соответствующую величину согласно финансовым документам.
• Отмечайте проведенные затраты в строгом соответствии с идентификаторами работ
структурной схемы.
• Проверяйте соответствие заказов на поставку работам структурной схемы.
• После выполнения или при отмене заказов немедленно отмечайте это.
Выбор системы учета расходов
Во-первых, проверьте, насколько вам подходит существующая в организации
система учета расхода финансовых средств. В большинстве организаций ведется учет
всех финансовых расходов. К сожалению, обычно эти
расходы не классифицированы
по проектам.
Если вам придется вести свой учет финансовых расходов, подумайте о применении
соответствующего программного обеспечения, например:
• пакет программ по управлению проектами Microsoft Project;
• пакет программ по учету расходов QuickBooks;
• пакет программ по управлению базами данных Microsoft Access;
• табличный редактор Microsoft Excel.
(В главе 16 подробно рассмотрены вопросы применения компьютера в управлении
проектами.)
Даже если финансовая система вашей организации учитывает расходы по проектам
Do'stlaringiz bilan baham: 
