Давайте представим, как бы это выглядело при работе над проектом. Допустим, вам
поручили разработать и представить программу обучения персонала. Вы с группой
коллег усердно трудились в течение двух месяцев и выполнили все, что наметили:
продумали
содержание
обучающей
программы,
подготовили
материалы
и
преподавательский состав, арендовали помещение и пригласили участников. Наконец,
за неделю до начала занятий вы поинтересовались у одного из коллег, напечатаны ли
учебные пособия. И тут выясняется, что ни он, ни другие
сотрудники не подумали об
этом, поскольку каждый надеялся, что это сделает кто-то другой. В результате за
неделю до сдачи работы вы оказались без нужных инструкций и без дополнительных
средств, чтобы исправить положение, т. е. в критической ситуации.
Как можно избежать подобного конфуза? Только путем системного планирования
всех необходимых работ по предлагаемой здесь методике.
Мыслите детально
При определении работ проекта очень важно помнить о деталях. Люди часто
перерасходуют время и ресурсы из-за того, что не продумали все тщательно.
Например, вам поручили подготовить отчет о
последнем совещании в вашем
подразделении. В первую очередь вы постараетесь оценить, сколько времени и средств
на это потребуется. По прошлому опыту вы предполагаете, что вам нужно несколько
дней. Но насколько вы уверены в своих оценках? Как убедиться в том, что вы
предусмотрели все виды работ, необходимые для составления отчета?
Для этого нужно разбить общую задачу на составляющие (выполнить декомпозицию
задачи). Для составления отчета это будут: написание черновика, просмотр и правка,
подготовка окончательного варианта. В свою очередь составление окончательного
варианта включает два вида работ: написание чистового варианта и печатание отчета.
Чтобы правильно разбить главную задачу на подзадачи,
придерживайтесь двух правил.
•
Никаких пропусков. Это
означает, что
все действия по выполнению
вашей главной задачи (написание отчета) включают три описанные
подзадачи. Если вы полагаете, что необходимо выполнить еще какую-либо
работу, определите ее как четвертую подзадачу в общей схеме.
•
Никакого дублирования. Одна и та же работа не может
рассматриваться как больше чем одна подзадача. Например, этап написания
черновика не может также включать предварительный просмотр черновика,
так как просмотр — это уже другая подзадача.
Декомпозиция задачи таким способом позволяет держать в поле зрения все
подзадачи. Это вселяет уверенность, что
ничего важного не пропущено, и облегчает
расчет требуемых времени и ресурсов.
Соблюдайте иерархию
Кроме тщательного продумывания деталей, вы должны также видеть картину в
целом. Если вы пропустите важную часть работы, то с ней — и ее подзадачи. Как
увидеть и лес, и деревья?
Вернемся к моему приятелю — любителю собирать картинки.
На примере его любимой игры покажем, как можно достичь цели. Чтобы
узнать, не пропущен ли какой-нибудь фрагмент,
мой друг мог бы
пересчитать их. Но обнаружив, что их 4999, а не 5000, как узнать, какой
именно отсутствует? Вероятно, надо разделить 5000 фрагментов на более
мелкие группы, чтобы проверить каждую из них по отдельности. Допустим,
друг разделил все фрагменты, составляющие карту Соединенных Штатов, на
50 групп — по числу штатов. Каждый штат (т. е. каждое отдельное
изображение) содержит 100 фрагментов, и в
этом случае мой друг может
быть уверен, что каждый из них занимает свое уникальное положение. Он
может пойти дальше и разделить каждый штат на 4 части: северо-восток,
северо- запад, юго-восток и юго-запад. Тогда каждая часть будет содержать
25 фрагментов, которые можно легко сосчитать и определить, какие
фрагменты из головоломки отсутствуют.
По
этому
принципу
последовательной
декомпозиции,
который
наглядно
иллюстрирует рис. 3.1, создается
структурная схема работ проекта. (Кроме этого
термина, можно встретить и другие, например: структурная декомпозиция работ, схема
разбивки работ и пр.) Она представляет собой иерархически структурированное
представление
всех задач проекта, последовательно разбиваемых на подзадачи,
вплоть до нижнего уровня конкретных работ. Это облегчает систематизацию
планирования, распределения функций и обязанностей, а также контроля за
исполнением работ.
Уровни детализации обшей задачи выглядят так:
•
уровень 1 — общая задача;
•
уровень 2 — отдельные задачи;
•
уровень 3 — подзадачи;
•
уровень 4 — подзадачи более низкого уровня.
Do'stlaringiz bilan baham: 
