Hujjatlar ekspertizasi - saqlash uchun tanlab olish va saqlash muddatlarini belgilash maqsadida ulaming ijtimoiy va boshqa ahamiyatini aniqlashdir. Hujjatlar ekspertizasi jarayonida hujjatlardan doimiy saqlanishi lozim bo’lganlari saralab olinadi. Hujjatlar qiymatliligining ekpertizasi 3 bosqichda amalga oshiriladi.
Ekspertizaning birinchi bosqichi hujjat bilan joriy ishlami olib borish paytida: hujjatlar ro’yxati va ish tajribasi asosida kelgusi ishning qiymatliligi aniqlaganda kadrlar bo’limi ishining nomenklaturasi ishlab chiqilganda; hujjatlaming uning muqovasida saqlash muddati belgisi qo’yilgan holda aniq bir ishga taalluqliligini aniqlanganda kadrlar bo’limiga keladigan va ushbu bo’limda yaratilayotgan hujjatlami ro’yxatdan o’tkazgan paytda amalga oshiriladi.
Ekspertizaning ikkinchi bosqichi hujjat bilan ishlab bo’lgandan keyin korxona arxiviga topshirish uchun ishni tayyorlash paytida amalga oshiriladi. Ushbu ish kadrlar bo’limi xodimlari tomonidan bajariladi va korxona (tashkilot) ekspert komissiyasi tomonidan nazorat qilinadi.
Ekspertizaning uchinchi bosqichi davlat tomonidan saqlashga berish uchun ishlarni tayyorlash davrida amalga oshiriladi. Ekspertizani idoraviy arxiv xodimlari, korxona ekspert komissiya a’zolari va davlat arxiv xodimlari amalga oshiradi.
Kadrlar bo’limi hujjatlarining orasida uning asosiy faoliyatini aks ettiruvchi hujjatlar ham mavjud (ustav, nizom, shtat jadvali, buyruqlar, kadrlar bilan ishlash bo’yicha istiqbol va yillik rejalari, yillik va jamlanma hisobotlar, jamoa kengashi va yig’ilish bayonnomalari, yuqori turuvchi organlar bilan yozishmalar, kadrlar bilan ishlash bo’yicha qarorlar, topshiriqlami bajarish yuzasidan tekshiruvlar bo’yicha materiallar, shaxsiy tarkib bo’yicha barcha hujjatlar va h.k.). Ulami to’g’ri baholash uchun hujjatlaming qiymatlilik mezonini qo’llash lozim. Asosiy mezonlarga mazmunning ahamiyatliligi; tuzgan vaqt va joyi; aslligi va nusxaligi; yuridik kuchi; jismoniy holati kabilar kiradi. Mazmunning ahamiyatlilik mezoni eng muhim mezonlardan hisoblanadi.
Saqlash uchun hujjatlami tanlab olishda asl nusxalarga ko’proq e’tibor beriladi. Ammo ayrim hujjatlar (statistik hisobotlar, ma’ruzalar, turli xil ma’lumotnomalar va h.k.) faqat nusxa shaklida mavjud, chunki asl nusxalari boshqa idoralarga yuboriladi.
Faqatgina to’g’ri rasmiylashtirilgan hujjatlar yuridik kuchga ega. Ayrim hollarda ulaming ikkinchi nusxalari (mehnat shartnomalari, dalolatnomalar) ham yuridik kuchga ega.
Korxona, tarkibiy tuzilmadagi ekspert komissiyasi quyidagi vazifalami bajaradii
korxona (tashkilot) va tarkibiy bo’linmalaming ishlar nomenklatura loyihalarini ko’rib chiqadi;
saqlash va yo’q qilish uchun hujjatlami har yili saralab olishni tashkil etish;
davlat arxiviga topshirishi lozim bo’lgan doimiy saqlash uchun hujjatlar ro’yxatini hamda doimiy va vaqtincha saqlash (10 yildan ziyod) uchun shaxsiy tarkib bo’yieha ishlar ro’yxatini ko’rib chiqish;
keyinchalik saqlash lozim bo’lmagan ishlami yo’q qilishga ajratish to’g’risida dalolatnomani ko’rib chiqadi;
alohida toifadagi hujjatlami saqlash muddatlarini o’zgartirish bo’yieha takliflami ko’rib chiqadi;
hujjatlar ro’yxati, namunaviy va tipik nomenklatura ishlari loyihalarini ishlab chiqishda ishtirok etadi va ulami ko’rib chiqadi;
tarkibiy bo’linmadagi ekspert komissiya faoliyati ustidan nazoratni olib boradi.
Ekspert komissiya a’zolari ro’yxat, dalolatnoma va boshqa hujjatlami ko’rib chiqish yo’li bilan saqlash va yo’q qilish uchun hujjatlami saralab olish ishlarining to’g’ri bajarilganligini tekshiradi. Ekspert komissiyasining yig’ilishi bayonnomalar bilan, hujjat va ishlami saralab olish va yo’q qilish jarayonlari esa dalolatnomalar bilan rasmiylashtiriladi. Dalolatnomalar korxona (tarkibiy bo’linma) ekspret komissiyasi tomonidan ko’rib chiqiladi, ulaming raisi va a’zolari tomonidan imzolanadi hamda korxona rahbariyati tomonidan tasdiqlanadi.
