Study Notes management accounting acca f2

 
SPREADSHEET FORMAT AND APPEARANCE 
Good presentation can help people understand the contents of a spreadsheet. 
 
Titles and labels
A spreadsheet should be headed up with a title which clearly defines its purpose. Row and column 
headings (or labels) should clearly identify the contents of the row/column. Any assumptions made that 
have influenced the spreadsheet contents should be clearly stated. 
 
Formatting
There are wide ranges of options available under the Format menu. Some of these functions many also 
be accessed through toolbar buttons. Formatting options include the ability to: 
a) 
Add shading or borders to cells. 
b) 
Use different sizes of text and different fonts. 
c) 
Choose from a range of options for presenting values, for example to present a number as 
percentage (e.g. 0.08 as 8%), or with commas every third digit, or to a specified number of decimal 
places etc. 
d) 
Invoices can be produced on a formatted spreadsheet.

---

F2 Management Accounting
Page 145 of 147 
Experiment with the various formatting options you. 
 
Other issues: printing; controls; using spreadsheets with word processing software
Backing up is a key security measure. Cell protection and passwords can also be used to prevent 
unauthorized access. 
 
Printing spreadsheets 
The Print options for your spread sheet may be accessed by selecting File and then Page Setup. The 
various Tabs contain a range of options. You specify the area of the spreadsheet to be printed in the Print 
area box on the Sheet tab. Other options include the ability to repeat headings on all pages and the 
option to print gridlines if required (normally they wouldn’t be!) 
Experiment with these options including the options available under Header/Footer.