5.
Telefonda rasmiy so‘zlashuv .
Tayanch so‘z va iboralar:
kommunikatsiya, huquqiy asoslar, xizmat
davomidagi og’zaki muloqot, xizmat etikasi, subardinatsiya, telekommunikatsiya
va axborot texnologiyalari, rasmiy so‘zlashish.
Inson faoliyatining asosiy qismi bo‘lgan mehnat jarayonida kishilar bir-
birlari bilan bajarayotgan ishlari, unda tug’ilgan muammolar, ishninig maromi,
umumiy holat yuzasidan muloqotga kirishadilar. Bu jarayon xizmat doirasidagi
kommunikatsiya aloqalari deb ataladi. Xizmat doirasidagi kommunikatsiya
aloqalari og’zaki, yozma va turli axborot hamda telekommunikatsiyalar orqali
amalga oshiriladi. Demak, xizmat doirasidagi kommunikatsiyani qay vosita bilan
olib borilganiga ko‘ra quyidagi turlarga bo‘lish mumkin:
1.
Og’zaki aloqa shakli.
2.
Xizmat yozishmalari va jo‘natmalari.
3.
Elektron shakl.
Xizmat vazifasini bajarish vaqtida kundalik topshiriq, ko‘rsatma, maslahat,
va muhozaralar bo‘lib, ular og’zaki shaklda amalga oshiriladi. Bu tashkilot oldida
turgan kundalik masalalarni hal etishning eng qulay usulidir. Og’zaki
kommunikatsiya shaklida xodimlarning o‘zaro bir-birlarining fikri, huquqlari,
vazifasi kabilarni hurmat qilgan holda, rasmiy ohangda so‘zlashishlari maqsadga
muvofiq bo‘ladi. Xizmat doirasidagi og’zaki kommunikatsiya jarayonida barcha
uchun umumiy bo‘lgan muomala madaniyati mavjud. Bu ochiq yuzlilik,
samimiylik, shirin so‘zlik, har qanday holatda ham boshqa xodimni hurmat qilish
85
kabi talablarga qat’iy ravishda amal qilish kerak. Xizmat doirasidagi muomalalar
turli vaziyatlarda, har xil mavqedagi va yoshdagi kishilar o‘rtasida amalda
oshiriladi. Lekin barchasida ham odob-axloq va adabiy til me’yorlariga qat’iy
amal qilish lozim. Bu esa maqsadni, vazifani xizmatdoshlarga to‘g’ri, aniq, lo‘nda
etib borishini ta’minlaydi. Agar xodimlar bir-birlarini tushunishsa, tashkilotning
oldidagi vazifa ham uddalanadi.
Xizmat doirasidagi kommunikatsiya shakllarining eng ko‘p tarqalgan va
rasmiy ish qog’ozlari asosida tashkillanadigan turi xizmat yozishmalari bo‘lib, u
munshaotning asosini tashkil etadi. Xizmat yozishmalariga farmon, farmoyish,
qaror, buyruq, ko‘rsatma, topshiriqnoma, bayonnoma, shartnoma, kelishuv, aloqa
xatlari kabi xizmat vazifasini bajarish uchun lozim bo‘ladigan barch xatlarni
kiritish mumkin. Ular bir tashkilot, muassasa, korxonadan ikkincnisiga
yuboriladi, yoki bir tashkilot doirasida xizmat qiladi.
Xizmar doirasidagi aloqa vositasiga turli xatlar, banderol, yukli jo‘natma,
konteneyr kabilar ham kiritiladi. Chunki, xat yozish va uning ustini to‘ldirish,
yukli jo‘natmalar yuborish hamda qabul qilish chog’ida ularning rasmiy xatlarni
tashkillash lozim bo‘ladi.
Xizmat doirasidagi kommunikatsiya shakllarining zamonaviy va juda ko‘p
tarqalayotgan turi elektron shakli bo‘lib, u ham o‘z navbatida quyidagi turlarga
bo‘linadi:
1.
Telekommunakatsiya: telegraf, telefon, radio aloqa kabilar.
2.
Axbotot texnologiyalari; modem, internet, elektronpochta kabilar.
XX asrning boshlaridanoq xizmat doirasida aloqa vositasi sifatida telegraf,
telegramma, telefon, radio aloqalardan keng foydalanib kelinmoqda. Hozirgi
kunda ular safiga kompyuter ham qo‘shildiki, bu vositalar xizmat yuzasidan
kommunikatsiya jarayonining tezligi va sifatini yaxshilashga, axborot
almashinuvini tezlatishga xizmat qiladi.
Biz yuqorida ko‘rib chiqqan har uchala kommunikatsiya turlarida ham
avvalo muloqotni umuminsoniy tamoiyllar asosida bo‘lishi inobatga olinadi.
Ya’ni, xizmat yuzasidan nutqiy muloqotga kirishilayotganda odob-axloq talablari,
o‘zbek tilining adabiy normalariga amal qilgan holda, o‘zaro tushunuvchanlik,
suhbatdoshga yonberish fazilatlariga amal qilinishi shart. Ko‘rilayotgan xizmat
masalasi atroflicha, ammo qisqa vaqt ichida ko‘rib chiqilishi kerak. Chunki,
xizmat vaqti hamma vaqt cheklangan bo‘ladi.
Xizmat doirasidagi kommunikatsiyada eng ko‘p ishlatiladigani telefon
bo‘lib, u orqali gaplashish madaniyati mavjud. Telefon orqali muloqot asosan ikki
kishi orqali bo‘ladi. Bular qo‘ng’roq qiluvchi va uni qabul qiluvchi hisoblanib,
muloqot jarayonida nutq madaniyatiga amal qilish har ikkala tomon uchun ham
birdek zarur. Lekin asosiy mas’uliyat qo‘ngi`roq qiluvchiga tushadi. Chunki, u
boshqa bir xodimning kabinetiga taqitlatib kirgan bilan barobar bo‘ladi. Shuning
uchun u mehmon xodim sifatida maqsadini qisqa bayon qilib, tegishli xulosani
yasab, go‘shakni joyiga qoyishi kerak.
Telefon orqali muloqotda qachon, kimga, qay masalada qo‘ng’iroq qilish
ham muhim. Chunki, qo‘g’iroq qiloytgan kishi tinglovchining vaqtini olayotga,
muhim ishini to‘xtayotgan, suhbatini bo‘layotgan bo‘lishi mumkin. Shuning
86
uchun rahbarlarga telefon qilmasdan, oldiga kirib gaplashiladi. Agar masofa uzoq
bo‘lsa, yoki oldindan rahbar bilan kelishilgan bo‘lsa, aytilgan vaqtda qo‘g’iroq
qilish shart. Shunda ham maqsad lo‘nda, aniq, tashunarli qilib aytilishi kerak.
Arzimagan masala yuzasidan ham telefon qilib, rahbarlarni bezobta qilish
madaniyatsizlik hisonlanadi.
Teng darajali xodimlar esa o‘zaro kengroq ammo shunda ham bir-birlarini
hurmat qilgan holda so‘zlashishlari mumkin. Shunda ham faqat ishning faol
qismida qo‘ng’iroq qilish lozim. Bu ertalabki 8.30.da. tushlik vaqti va tushdan
keyin ish vaqti tugashiga yarim soatcha qolgandagi vaqtni o‘z ichiga oladi.
Chunki, sakkizda ish boshlagan xodim 30 daqiqa ichida shu kunga rejalashtirilgan
ishini ko`rib chiqishi kerak. Tushlik vaqtida xodim tushlik qilayotgan bo‘ladi. Ish
tugashiga yarim soat ichida bir kunlik ishiga yakun yasayotgan va ertanggi kungi
muhim vazifalarni belgilayotgan bo‘ladi. Shuning uchun bu vaqtda bezovta qilish
yaramaydi.
Undan tashqari xizmat telefonidan shaxsiy manfaatlar uchun foydalanish, uni
ko‘p band qilish ham odobsizlik hisoblanadi. Chunki, aynan, shu vaqtda boshqa
joydan ish yuzasidan muhim qo‘g’iroq bo‘layotgan yoki boshqa xodimga telefon
kerak bo‘lishi mumkin.
Telefon orqali rasmiy so‘zlashuvda ovozni ko‘tarmasdan bosiqlik bilan
gaplashiladi. Avvalo, qo‘ng’iroq qiluvchi salom beradi, so‘ngra o‘zining
familiyasi va lavozimini aytadi. Shundan keyin tegishli joyga tushganmi yoqmi
so‘raydi va maqsadni bayon qiladi.
Agar telefondagi kishi o‘zini tanitmasa, kechirasiz kim qo‘ng’iroq qilmoqda?
Yoki kechirasiz, qayerdan qo‘ng’iroq qilyapsiz? deya so’raladi. Agar u biror
tashkilotdan telefon qilib, vazifa nuqtai nazardan sizga tegishli bo‘lmagan masala
bo‘yicha birorta xodimni chaqirib berishni so‘rasa-yu, ammo u kishi ayni paytda
ish joyida yo‘q bo‘lsa, odob yuzasidan masalaning mohiyatidan kelib chiqib uni
hal etishingiz yoki boshqa vaqt qo‘ng’iqoq qilishini so‘rashihgiz mumkin.
Agar ishingiz baroridan kelishini, biznesingiz yaxshi rivojlanishini
xohlasahgiz yoki rahbar bo‘lsangiz telefonda rasmiy so‘zlashishning quyidagi
tamoiyllarini bilishingiz lozim:
1. Odatda, ishga doir qo‘ng’iroqlar ishxonaga qilinadi. Ammo vaziyat
taqazosi bilan kimningdir uyiga telefon qilishga to‘g’ri kelsa, avvalo uzur so‘rang.
Shundan so‘nggina qo‘ng’iroqdan maqsadingizni qisqa bayon qiling. Tafsilotlar
haqida uchrashganda yoki ishxonaga qo‘ng’iroq qilinganda batafsil kelishib
olinadi. Chunki odamlar uylarida ish haqida o`ylamay, dam olish huquqiga egalar.
Bu huquqni hurmat qilish lozim.
2. Ertalab soat 8.00 dan oldin yoki kech soat 21.00dan keyin birovning
uyiga qo‘ng’iroq qilish, eng oddiy axloqiy-estetik qoidalarni buzish sanaladi.
3.
Agar notanish kishiga qo‘ng’iroq qilayotgan bo‘lsangiz, albatta,
o‘zingizni tanishtirib, bu raqamni kim berganini ayting. Zinhor ruxsat
berilmasdan olingan raqamga qo‘ng’iroq qilmang.
4.
Madaniaytli kishilar telefon orqali har qanday suhbat uch-besh
daqiqadan ortiq davom etmasligi kerak deb hisoblashadi. Bunga doimo amal
qilish kerak.
87
5.
Qoida bo‘yicha qo‘ng’iroq qilayotgan kishi birinchi bo‘lib o‘zini
tanitadi. Qo‘ng’iroqni qabul qilayotgan kishi o‘zini tanitmaslik huquqiga ega.
6.
Ammo odamlar kim gaplashayotganliklarini bilgilari keladi. Shuning
uchun, agar o‘zingizni tanitmaslikka jiddiy asosingiz bo‘lmasa, ismingizni, agar
ishxonada bo‘lsangiz, uning nomini aytishingiz mumkin.
7.
Telefonda birinchi salomshiladi. Agar salomlashish o‘rniga “Bu
kim?”, “Kim kerak?”, “Men qayerga tushdim?”, “Kim bilan gaplashyapman?”,
“Falonchini aytvor” kabi so‘roq va buyruq ohangida gap boshlash odobsizlik
hisoblanadi.
8.
Agar qo‘ng’iroqqa chaqirilayotgan kishi joyida bo‘lmasa, go‘shakni
olgan xodim kim telefon qilganini aniqlashtirib o‘tirmasligi kerak. “Kim
so‘rayapti?” deyishdan ko‘ra “Kelsalar nima deb qo‘yay?” degan so‘roq
yashxiroq eshitiladi.
9.
Shuday iboralar borki, ishxona haqida yomon taassurot uyg’otmaslik
uchun ulardan umuman foydalanmaslik kerak: Masalan, “Bilmayman”, “Siz
majbursiz”, “Bir daqiqa kutib turing, hozir qaytaman”, “Yo‘q”, “Hozir vaqtim
yo‘q, keyin qo‘ng’iroq qiling”, “Biz buni qilolmaymiz” kabi. Telefonda
“Bilmayman” deyish Sizga, siz orqali ishxonaga nisbatan u tomondagi kishining
ishonchini so‘ndiradi. Agar javob topa olmasangiz, “Ijozat bersangiz aniqlab
ko‘raman” yoki “Hozir qarab ko‘rishim mumkin” deyish kerak.
10.
Telefonda so‘zlashayotganda ovozingizni qancha past, ammo
eshitilar darajada chiqarsangiz, natija shuncha yaxshi bo‘ladi. Telefonda rasmiy
so‘zlashayotganda ovozingizni nazorat qilishni unutmang. Hamma holatlarda ham
ovozni kerakli darajada ushlab turish ishning natijasiga ijobiy ta’sir etadi.
Xulosa qiladigan bo‘lsak, xizmat telefonida, uyali yoki uy telefonida
so‘zlashganda odob-axloq doirasidan chiqmay, imkon qadar qisqa, lo‘nda va aniq
gaplashish lozim. Shuningdek, xizmat yuzasidan muloqotga kirishganda, rasmiy-
idoraviy uslubdan foydalanish maqsadga muvofiqdir.
Do'stlaringiz bilan baham: |