Maxsus talim vazirligi samarqand davlat universiteti

Êèðèì õóææàòëàðèíèíã ðóéõàòãà îëèø æóðíàëèíèíã òàõìèíèé øàêëè.

Ish yuritishning tarkibiy kismi	Ish yuritish jarayoni	Xujjatlar guruxi
		Ichki	CHikim	Kirim
Xujjatlashtirish	Xujjat loyixasini tashkil etish	1	1	3
	Mutaxassislar bilan xujjat loyixasi buyicha kelishish	2	2	3
	Xujjjatni rasmiylash-tirishni tugriligini Tekshirish	1	1	3
	Boshkariluvchi tomonidan xujjatni makullanishi	1	1	3
Xujjatlar Bilan ish-lashni tash-kil etish.	Ruyxatga olish.	2	2	2
	Boshkaruvchi tomonidan xujjatlarni kurib ikilishi.	2	3	2
	Ijroni nazorat kilish	2	2	3
	Xujjatlarni ijro etish	1	2	1
	Xujjatlarni shakllantirish	1	Ikkinchi xujjat (nusxa)	1
	Saklash davomiyligi va foydalanish	1	1	1
	Arxivga topshirish	2	2	2
	Xujjatni yuk kilish	2	2	2

Ilovalar yoki xatning varaklari yuk bulgan xollarda bu xakda xat yuboruvchiga ma’lum kilinadi xamda shu xujjatning uziga va kabul kilinuvchi xujjatlarni kayd kilish jurnalining “Izoxlar” grafasiga yozib kuyiladi.
Konvertlar koidaga kura yuk kilinadi, xat yuboruvchining manzilgoxini xamda xat junatilgan va olingan vaktni fakat konvert buyicha bilish mumkin bulgan yoki konvertda “Konfidensial”, “SHoshilinch” belgilari mavjud bulgan xollar bundan mustasno.
Kabul kilinuvchi xujjatlarni avvaldan kurib chikish sekretar-referent tomonidan xujjatlarni kayd kilinuvchi va kayd kilinmaydigan turlarga taksimlash maksadida amalga oshriladi. Belgilashda xujjatga ma’lum bir belgilar kuyiladi, masalan, boshkaruv lavozimidagi shaxslarni belgilash(01 - bosh direktor, 02 - kadrlar buyicha menedjer va xokazo). Ba’zi bir belgilar aylana ichiga olinishi yoki boshka turdagi belgi kuyilishi mumkin.
Xujjatni kayd kilish - xujjatga indeks (nomer) rakami berish va uni xujjatga yozib kuyish xamda bu tugridagi kiskacha ma’lumotlarni jurnal(kartochka)ga yoki kompyuter xotirasiga kiritish demakdir. Xujjatlarni kayd kilish zaruriyati ularning butunligini saklash,operativ tarzda kidirib topshi va nazorat kilishda namoyon buladi. Xujjatlarni kayd kilishning bir necha xil shakllari mavjud:
-markazlashtirilgan - kayd kilishning boshka shakllariga nisbatan eng samarali usul;
-firmaning xujjatlari buyicha yagona ma’lumotlar markazi yaratishga imkon beradi;
-kayd kilishning yagona tartibini urnatadi;

0. 
   markazlashtirilmagan - xujjatlarni tuzilgan va bajarilgan joylarda (struktura bulinmalarida) kayd kilishni nazarda tutadi;
   
1. 
   aralash-xujjatlarning bir kismi markazlashtirilgan tarzda, boshka kismi esa strukura bulinmalarida kayd kilinadi.
   

Katta bulmagan tijorat korxonalarida xujjatlarni kayd klish asosan markazlashtirilgan tarzda amalga oshiriladi.
Xujjatlarni kayd kilish bir marta amalga oshirilishi lozim, ya’ni kayd kilingan xujjat firma ichida xarakatlanganda kkinchi marta kayd kilinishi mumkin emas.
Rasm-2.