Maxsus talim vazirligi samarqand davlat universiteti

Xujjatlarni kabul kilish. Korxonaga kelgan xujjatlar kirish korrespogndensiyasi deb ataladi. Kabul kilingan korrespondensiyaning adres buyicha kelganligi tekshirilishi va konvertlar xujjatlarga zarar etkazilmagan xolda ochilishi zarur. Biror shaxsga atalgan konvertlarni ochish tavsiya etilmaydi, xujjat olingan sana, konvertlar mazmuni xamda xujjatlarga ilovalarning bor yoki yukligi tekshirilishi zarur.
Korrespondensiyani kayd kilish. Kayd kilishda jurnal va kartochka sistemasi kullaniladi. Xujjatlarni kayd kilishning jurnal formasida xujjatlar kelish tartibi buyicha kitobchada kayd kilinadi. Bu shaklni xujjat aylanishii uncha katta bulmagan (10-15 ta xat olinadigan) korxonalarda kullash tavsiya etiladi. Kayd kilishning bu shakli ancha samarasiz bulib, xujjatlarni kidirishni birmuncha kiyinlashtiradi xamda ish yuritish jarayonlarini mexanizatsiyalashga tuskinlik kiladi.
Kayd kilishning kartochka usuli eng yaxshi usul bulib, eng kam mexnat sarflagan xolda xisobga olish, nazorat kilish va axborot-ma’lumot kidiruv ishlarining puxta tizimini tashkil kilish, xujjatlar aylanishii vaktini kiskartirish imkonini beradi. Bu tizimning moxiyati shundaki, xujjat ma’lumotlari yoki bir necha xujjat ma’lumotlari muayyan kartochkaga yoziladi, kartochkaning bir nusxasi xat bilan birgalikda ijrochiga yuboriladi, ikkinchi nusxasi kotibada nazorat kilib turish uchun koldiriladi. Ayrim xollarda kartochkalardan avval xujjatlarning ijro etilishini nazorat kilish uchungina foydalaniladi, sungra ijro etish xakidagi belgilar bilan ma’lumot olish maksadlarida kartotekaga joylab kuyiladi.


4. Kirim korrespondensiyalarini kabul kilish va
ruyxatga olish.


Kirim korrespodensiyalarni kabul kilish va kayd kilishni devonxona xodimlari amalga oshiradilar.
Ish yurituvchi yoki kotiba kelib tushgan barcha xujjatlar va boshka xujjatlarni kirim jurnallarida albatta kayd kilishlari, ularni uz egalariga topshirishda kirim kitoblariga belgilashlari va imzo orkali topshirishlari lozim.
Xujjat egalariga topshirishda devonxonadagi shkaf xonachalaridan xam foydalanish mumkin. CHunki ularning xonalarida korxona, tashkilot, bulim nomlari, raxbarlari yoki ayrim shaxs familiyalari yozilgan buladi. Bu ishlarni bajarilishini albatta devonxona boshligi nazorat kilib borishi zarur. CHunki xat-xujjatlar uz vaktida egalariga topshirilmay kolishi va yukolishi xam mumkin.
Kabul kilingan (kirib kelgan) xujjatlar bilan ishlash texnologiyasi 1-rasmda keltirilgan.
Kabul kilingan xujjatlarga birlamchi ishlov berish xatlarni junatishning tugri amalga oshirilganligini tekshirishni uz ichiga oladi. SHaxsiy (“SHaxsan uziga” belgisi bulgan) korrespondensiyadan boshka barcha xatlarning konvertlari ochib kuriladi.
Rasm-1