Mavzu: axborotni izlash reja

ОЦЕНИТЕ


Диабетик Форте
Назван убийца диабета. Нашумевшее открытие узбекских врачей!


Predstanol
Андижан, вот убийца простатита и частого мочеиспускания
Hujjatlar tashkilotda bir marta ro'yxatdan o'tkaziladi: kiruvchi - qabul qilingan kuni, yaratilgan - imzolangan yoki tasdiqlangan kuni. Ro'yxatdan o'tgan hujjat bir bo'linmadan boshqasiga o'tkazilganda, u qayta ro'yxatdan o'tkazilmaydi.Hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish hujjat turi, uning muallifi va tarkibiga qarab guruhlar doirasida amalga oshiriladi. Masalan, asosiy faoliyat rahbarining buyruqlari, kadrlar rahbarining buyruqlari, asosiy faoliyat bo'yicha yuqori tashkilot rahbarining buyruqlari, yuqori tashkilot boshqaruvi qarorlari, moliya-xo'jalik faoliyati auditi aktlari, buxgalteriya hisobotlari, korxonalarning hisobotlari, ilmiy ishlanmalar natijalarini amalga oshirish aktlari, bo'ysunuvchi xodimlarning ish rejalari tashkilotlar, moddiy-texnik ta'minot uchun arizalar va boshqalar. Har bir ro'yxatdan o'tgan guruhdagi hujjatlarga ketma-ket ro'yxatga olish raqamlari beriladi, kiruvchi va yaratilgan hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish asosan markazlashgan holda amalga oshiriladi: hujjatlarni yaratish va rasmiylashtirish joylarida. Masalan, rejalashtirish hujjatlari rejalashtirish bo'limida, xaridlar hujjatlari - ta'minot bo'limida, kengashning bayonnomalari va qarorlari - kotibiyatda, tashkilot rahbari tomonidan imzolangan asosiy faoliyat bo'yicha ma'muriy hujjatlar, yuqori tashkilotlardan olingan yoki unga yuborilgan hujjatlar - hujjatlarni qo'llab-quvvatlash xizmatida ro'yxatdan o'tkaziladi. va hokazo. Hujjatni ro'yxatdan o'tkazish joyi menejmentni hujjatlashtirish bo'yicha yo'riqnomada va tashkilotning hujjatlar jadvalida belgilanadi.Hujjatlar kartalarda qayd etiladi. Ro'yxatga olish ma'lumotlarining axborot muvofiqligiga erishish va avtomatlashtirilgan ro'yxatga olishga o'tish uchun shart-sharoitlar yaratish uchun ro'yxatdan o'tishning rekvizitlarining majburiy tarkibi aniqlandi: muallif (muxbir), hujjat turi, hujjat sanasi, hujjat indekslari (hujjat qabul qilingan sana va indeks) 2, hujjatning nomi yoki uning nomi xulosa, qaror (ijrochi, buyruqning mazmuni, muallifi, sanasi), muddati, ijro belgisi (qarorning mohiyati to'g'risida qisqacha yozuv, haqiqiy ijro sanasi va javob hujjati indekslari, ishning raqami). Majburiy rekvizitlar tarkibi, agar kerak bo'lsa, quyidagilar bilan to'ldirilishi mumkin: ijrochilar, hujjatning qabul qilinganligini tasdiqlovchi ijrochining imzosi, bajarilish jarayoni, arizalarning belgisi va boshqalar. Ro'yxatdan o'tish blankalarida rekvizitlarning joylashish tartibi va ro'yxatdan o'tishni boshqarish kartalarining teskari tomonidan foydalanish tartibi tashkilot tomonidan belgilanadi. - nazorat kartalari hujjat rasmiylashtiriladigan va kuzatiladigan tarkibiy bo'linmalardagi ma'lumotnomalar va nazorat kartalari soniga qarab belgilanadi, javob hujjatlarini ro'yxatdan o'tkazish tashabbus hujjatlarining ro'yxatga olish blankalarida amalga oshiriladi. Javob hujjatiga tegishli ro'yxatdan o'tgan qator ichida mustaqil ketma-ket ro'yxatdan o'tish raqami beriladi. Fuqarolarning takliflari, arizalari va shikoyatlari belgilangan shakldagi ro'yxatga olish va nazorat kartalarida ro'yxatdan o'tkaziladi. Hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish uchun nusxalash va nusxalash va kompyuter texnologiyalaridan foydalanish mumkin. Avtomatlashtirilgan IPSda hujjatlar majburiy ro'yxatga olish ma'lumotlari asosida tuzilgan yoki to'g'ridan-to'g'ri hujjatdan kiritish orqali mashinaga yo'naltirilgan ro'yxatga olish va boshqarish kartasi yordamida ro'yxatdan o'tkaziladi. Ma'lumotnoma kartalari ishlatilgan tasniflagichlarga muvofiq aniq ISS vazifalariga qarab ro'yxatga olish va nazorat kartalaridan shakllantiriladi. Quyidagi fayllar tuzilgan:
ma'lumotnoma;
nazorat va ma'lumotnoma;
kiruvchi hujjatlar geografiyasi to'g'risida;
fuqarolarning takliflari, arizalari va shikoyatlari bo'yicha;
tematik (buyruqlar, qarorlar) va boshqalar.
Avtomatlashtirilgan IRSning axborot qidirish massivlari kompyuter tashuvchisida saqlangan hujjatlar to'g'risidagi ma'lumotlar asosida shakllanadi.
Hisobga olish shakllarini ro'yxatdan o'tkazish turlari:
Amalda, ro'yxatdan o'tishning turli shakllari qo'llaniladi: jurnal, karta, kompyuter. Jurnalni ro'yxatdan o'tkazish shakli yiliga 500-600 ta hujjatdan kam bo'lgan tashkilot va tarkibiy bo'linmalar tomonidan qo'llaniladi. Jurnallarning barcha varaqlari ikkinchisidan boshlab yuqori o'ng burchakda raqamlangan. Barcha choyshablar kuchli iplar bilan tikilgan. Iplarning uchlari oxirgi raqamlangan varaqqa (teskari tomonga) chiqariladi. Dumaloq muhrdan kattaroq diametrli qog'oz kvadratidan foydalanib, ipning uchlari o'rtasini yopishtiring. Yuqorida ular maydonning bir qismini yoki to'g'ridan-to'g'ri maydonning o'rtasini olish bilan tashkilot muhrini qo'yishdi. Xuddi shu sahifada dizaynning to'g'riligini tasdiqlovchi yozuv yoziladi. Masalan: "Ushbu jurnalda 90 (to'qson) varaq raqamlangan, dantelli va dumaloq muhr bilan muhrlangan." masalan, quyidagi mazmundagi yozuv, «Ushbu jurnalda 1-sondan 372-gacha bo'lgan 372 ta hujjat mavjud. 41 raqami tasodifan o'tkazib yuborilgan. " Yozuv imzo bilan tasdiqlangan, barcha jurnallarda ishlarning nomenklaturasiga muvofiq raqamlar mavjud. Jurnalning muqovasida quyidagilar yozilishi kerak: jurnalning nomi, tashkilotning nomi, ishlarning nomenklaturasiga muvofiq ro'yxatdan o'tish raqami, pastki o'ng burchakda - 00.00.00 da boshlangan va 00.00.00 da tugagan. Jurnalning boshi va oxirining raqamlari jurnalda birinchi va oxirgi hujjatning ro'yxatdan o'tkazilishiga qarab belgilanadi (kalendar yil ichida) .Jurnalni ro'yxatdan o'tkazish shakli o'zining texnologik kamchiliklariga ega:
Yalpi seriya raqamiga hujjat berishning rasmiy xususiyati;
Qidiruv, ma'lumotnoma va nazorat ishlarini jurnalga yozishda qiyinchiliklar;
Hujjatlarni majburiy ravishda ko'p marta ro'yxatdan o'tkazish qiyinchiliklari;
Ko'rib chiqish va bajarish jarayonida hujjat harakatini aks ettira olmaslik.
Hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish uchun bitta ro'yxatga olish va nazorat kartasidan foydalaniladi, kartochkalar tipografik usulda A5 formatdagi (148x210 mm) qog'ozga tushiriladi. Tezroq yo'naltirish uchun hujjat toifalari bo'yicha rang farqlarini qo'llashingiz mumkin. Bunday holda, kartalar yuqori chekka bo'ylab rangli chiziqlar bilan amalga oshiriladi. Kartaning rangli shakli bo'lishi mumkin: kiruvchi hujjatlar uchun - yashil, chiquvchi - ko'k, ichki - sariq kartada, jurnalda va kompyuterda ro'yxatdan o'tish ustunlari sezilarli farqlarga ega emas.
Tashkilot, ish yuritish yo'riqnomasida quyidagilarni tartibga soladi:
Kartadagi ma'lumotlarning joylashuvi;
Yozib olish joylari;
Kartaning teskari tomonidan foydalanish tartibi;
Qo'shimcha ma'lumotlarning tarkibi (tashkilot tomonidan belgilanadi);
To'ldirilgan kartalarning nusxalari soni (idoralar va tarkibiy bo'linmalarga tegishli bo'lgan ma'lumotnoma, nazorat va nazorat-ma'lumotnomalar soni bilan belgilanadi).
Ma'lumotnomalar katalogi
Ma'lumotnoma fayli 2 qismdan iborat va quyidagilarni o'z ichiga oladi:
Bajarilmagan hujjatlar uchun kartalar, shu jumladan. tanishish va o'rganish uchun tarkibiy bo'linmalarga yuborilgan;
Bajarilgan hujjatlar uchun kartalar.
Bajarilmagan hujjatlar kartotekasiga quyidagi kartalar guruhlari kiradi:
Qabul qilingan hujjatlar uchun;
Muxbirlar tomonidan tasniflangan hujjatlar uchun;
Ichki hujjatlar uchun, tarkibiy bo'linmalar, menejerlar, mutaxassislar tomonidan guruhlangan;
Qabul qilingan sana bilan birlashtirilgan hujjatlar uchun.
Amalga oshirilgan hujjatlar uchun kartotekaning bir qismi ishlar nomenklaturasi sxemasiga yoki tashkilot faoliyatining yo'nalishlariga muvofiq shakllantiriladi. Bo'limlar ichida kartochkalar qabul qilingan kunga muvofiq joylashtirilgan, bajarilgan takliflar, arizalar, shikoyatlar uchun nazorat va ma'lumotnoma-kartotekaning ma'lumotnoma bo'limi abituriyentlarning ismlari alifbo tartibida tuzilgan.
Kartotekalar bilan ishlash quyidagilarni o'z ichiga oladi:
Yangi ro'yxatdan o'tgan hujjatlar uchun kartalarni o'z vaqtida olish;
Fayllar shkafini saqlash bo'yicha operatsiyalarni muntazam ravishda bajarish;
Kartalarga qo'shimcha ma'lumotlarni kiritish (rezolyutsiyalar, mutaxassislarga o'tish to'g'risida belgilar, ish natijalari va boshqalar);
Yozuvlarga o'zgartirishlar kiritish;
Fayllar kabinetining bir bo'limidan boshqasiga kartalarni qayta tartibga solish.
Tegishli hujjat bilan, ma'lumotnoma va qidiruv ishlari tez va sifatli amalga oshirildi.
Elektron hujjatlar bilan ishlashning barcha yangi imkoniyatlari yuqoridagi tizimlarda to'liq joriy etilgan. Turli xil maqsadlariga qaramay, ular hujjatlar bilan ishlashadi va ular asosida tuzilgan me'yoriy hujjatlarga muvofiq barcha kerakli operatsiyalarni bajaradilar. Kompaniyada hujjatlar aylanishini to'g'ri tashkil etish ushbu tizimlarni minimal xarajatlar bilan amalga oshirishga imkon beradi. Natijada, barcha me'yoriy va joriy hujjatlar, hujjatlarning harakatlanish tartibi yo'qotishsiz saqlanadi. Bundan tashqari, ish oqimlari tizimiga ilgari ishlar nomenklaturasida o'z o'rnini topmagan yangi turdagi hujjatlarni kiritish mumkin bo'ladi. Elektron pochta xabarlari, film va fotosuratlar, skaner qilingan hujjatlar, elektron kataloglar, sheriklar va mijozlar saytlari, suhbat yozuvlari, yangi turdagi hujjatlar ko'rib chiqilishi kerak. elektron kitoblar va boshqa elektron ma'lumotlar. Bu ish oqimi hajmining oshishiga, disk maydonining ko'payishiga va axborotni qayta ishlash tezligining pasayishiga olib keladi. Ushbu kamchiliklarning barchasi ob'ektivdir, ammo ular ishlarning nomenklaturasi to'g'ri tuzilgan bo'lsa, hujjatlar turlari, ularning tafsilotlari va atributlari tasdiqlangan bo'lsa va saqlash muddatlari belgilanadigan bo'lsa, ular kompaniya ishida qiyinchilik tug'dirmaydi. Bu boshqa sabab bilan amalga oshirilishi kerak. To'liq ma'lumotni tezda olish, hujjatlarni ommaviy qayta ishlash, hujjat yaratish uchun ma'lumotlar bazasidan manba sifatida foydalanish va boshqa imkoniyatlar uchun yangi imkoniyatlar bekor qilinmaydi. Agar buni qilmasangiz, natija yanada yomonroq bo'lishi mumkin. Tizimga rekvizitlar va atributlarsiz kiritilgan hujjatlar ko'rinishidagi ma'lumotlar oqimining ko'payishi, oxir-oqibat to'liq betartiblik holatiga olib keladi. Ma'lumotlar bazasini rekvizitlar va atributlarsiz qidirish san'atga aylanib bormoqda. Shu paytgacha kompyuter texnologiyalaridan foydalangan holda qog'oz hujjatlarni qisqartirishga bo'lgan barcha umidlar samarasiz edi. Bu hujjatlarni fayl tarkibida saqlashning tabiiy natijasidir. operatsion tizim... Amaliyot tizimida saqlanadigan deyarli barcha elektron hujjatlar emas; Bu chop etishga tayyor qoralamalar to'plami va nusxalarni nusxalash, skanerlash, shablonlardan foydalanish va tarmoq qoralamalarini almashtirish funktsiyalaridan foydalangan holda qoralamalarni bosib chiqarishga tayyorlash tezligi kattalashganligi sababli, endi qog'oz o'nlab marta ko'proq sarflanadi. Zamonaviy tizimlar vaziyatni tubdan o'zgartirishga imkon beradi. Barcha asl nusxalar tizimda saqlanadi, kirish huquqlari bilan himoyalangan, raqamli imzolangan va o'zgartirish kiritish tartibi va nusxalari faqat o'ta zarurat bo'lganda chop etiladi. Nafaqat kerakli hujjatni qidirish, balki kelayotgan ma'lumotlarni tahlil qilish uchun yangi imkoniyatlarni alohida ta'kidlash lozim. Buyurtmalar, yo'riqnomalar va yig'ilishlarda berilgan buyurtmalarning bajarilishini nazorat qilish, barcha manfaatdor tomonlarni yaqinlashib kelayotgan muddat yoki uchrashuv boshlanishi to'g'risida avtomatik ravishda xabardor qilish. Hujjatlarning tafsilotlari va atributlari ko'plab hujjatlar va ma'lumotlar tufayli ilgari imkonsiz bo'lgan ishni bajarishga imkon beradi. Bularning barchasi rahbarni qaror qabul qilish uchun to'liqroq ma'lumot tayyorlashga va ular mavjud bo'lganda hujjatlarni topshirishga imkon beradi. Atributlardan foydalangan holda hujjatlarni boshqarish muhimligi, mavzusi, bo'linmalari bo'yicha hujjatlarni saralash va guruhlash imkonini beradi. Hujjatning holatini uni tayyorlash bosqichlari bo'yicha ko'rib chiqish va resurslarni taqsimlash to'g'risida o'z vaqtida qaror qabul qilish har doim ham mumkin. Kotib va \u200b\u200bkotibning roli ijodkorlik elementlarini egallaydi, sizga yuklatilgan vazifalarni tizimda hal qilish mumkin turli xil yo'llar va natija kutilganidan oshib ketishi mumkin. Tahlil qilish imkoniyatlari juda katta va tom ma'noda sizning kompaniyangizdagi har bir xodimning manfaatlari va ehtiyojlariga xizmat qilishi mumkin. Mahsulotning hayot aylanish jarayonini boshqarish tizimi texnik hujjatlar aylanishi uchun yaratilgan, ammo uning imkoniyatlari oddiy hujjat aylanishi ehtiyojlarini qoplashdan ko'proq. Bu sizga barcha ichki hujjatlarni bir butunga to'plash imkonini beradi. Kompaniyada biznes yuritish uchun bu arxivni saqlash xarajatlarini kamaytirish nuqtai nazaridan juda muhimdir. Yagona axborot makoni kontseptsiyasi darhol rivojlanmadi. Hammasi jarayonlarni boshqarishni joriy etish bilan boshlandi. Buyurtmadan to mahsulotgacha bo'lgan jarayonni ta'minlash to'g'risida gap ketganda, yo'lda kechikishlar qimmatga tushadi. Axborotni korxonaning asosiy va yordamchi jarayonlariga etkazib berish zaruriyatidan boshlab yagona axborot makoniga va korxonani boshqarish tizimiga qo'yiladigan talablar aniqlana boshladi. Asosiy printsip: ma'lumotlar ishonchli va dolzarb bo'lishi kerak. Kerakli va etarli miqdordagi ma'lumot bo'lishi kerak. Ma'lumotlar takrorlanmasligi kerak. Agar sizning kompaniyangiz axborot tizimlarini joriy qilgan yoki joriy etgan bo'lsa, bitta axborot makoni asoslarini bilish sizning sog'lig'ingizni va asab tizimingizni saqlaydi. Keling, ushbu printsiplar qanday ishlashini ko'rib chiqaylik. Ma'lumotlarning ishonchliligi bilan bog'liq muammolar bo'lmasligi kerak, ammo aslida ular mavjud. Rus va ingliz alifbolarida bir xil uslubdagi ko'plab harflar mavjud. Agar siz ish paytida harflarni chalkashtirib yuborsangiz, bunday xatoni topish juda qiyin va tizim qidirishda xatoga yangi so'z sifatida qaraydi va siz kerakli ma'lumotlarni yo'qotasiz yoki nusxasini olasiz. Tizimga yangi yozuvlarni kiritishda haqiqiy materialdan foydalanish juda muhim va ma'lumotlar kiritilishidan oldin uning haqiqiyligini tekshirish kerak. Vaqt o'tishi bilan axborot o'z ahamiyatini yo'qotadi, dolzarbligi va ishonchliligini saqlab, uning holatini kuzatib borish zarur. Masalan, "ustuvorlik" va "muhimlik" atributlari doimiy e'tiborni talab qiladi. Rekvizitlar "nomi" o'zgarmaydi va e'tiborni talab qilmaydi. Zarurlik va etarlilik ham juda muhim tamoyillardir. Agar siz tizimni zarurligi shubhali bo'lgan hujjatlar bilan to'ldirsangiz, siz tizimni "axlat" bilan ortiqcha yuklaysiz. Boshqa tomondan, ma'lumot kompaniyaning ishlashi uchun etarli bo'lishi kerak. Muvaffaqiyatli ish uchun zaruriyat va etarliligini tekshirish kerak. Bu vaqt o'tishi bilan kompaniyaning intellektual mulki sifatida mukammal arxiv yaratishga imkon beradi. Ikki nusxadagi ma'lumotlardan qochish qiyinroq. Buning uchun tizimning o'zi takrorlanishdan himoyaga ega bo'lishi kerak, ammo xodimlar o'zlarining javobgarligini ham tushunishlari kerak. Avvalo, kompaniya foydalanadigan barcha me'yoriy ma'lumotlar takrorlanmasligi kerak. O'zgartirishlar paytida dublikatlar jiddiy xatolarga olib keladi. Odatiy holat: biri tuzatilgan, ikkinchisi unutilgan, uchinchisi borligi ma'lum emas edi. Agar ish shunday yaratiladiki, siz yaratishingiz kerak bo'ladi, ishni qayta tiklang. Agar siz tizimda ilgari kiritilgan ma'lumotlarni tanlasangiz, ularning yagona ekanligini tekshiring? Agar siz dublikatlarni topsangiz, ularni bloklashingiz yoki o'chirishingiz kerak. Zamonaviy tizimlar himoyaga ega, ammo agar dubl xato bilan kiritilgan bo'lsa, ishlamaydi va bu kelajakda juda xavflidir. Hujjat nusxasi va hujjat nusxasi nusxasini farqlash. Birinchisi, egallagan disk maydonining ko'payishiga olib keladi, ikkinchisi tizimni tartibga solishga yordam beradi ish joyi... Tizimda hujjatga ko'plab havolalar bo'lishi mumkin, ammo ularning barchasi bitta hujjatni ko'rsatmoqda. Siz hujjatga o'zgartirishlar kiritasiz va ularning havolasi yordamida hujjatni ochganlarning barchasi sizning o'zgarishlaringizni ko'rishadi. Kompaniyaning barcha xodimlari o'z ishlarini bajarish uchun yagona ma'lumotnomalar, hujjatlar yagona arxivi va yagona me'yoriy-huquqiy bazadan foydalangan taqdirda axborot maydoni birlashtiriladi. Ammo bu etarli emas, ushbu ma'lumotlar sizning kompaniyangizning boshqa dasturlari tomonidan ishlatilishi kerak. Savol tug'iladi: nega yangi imkoniyatlarning afzalliklari aniq ekan, yangi texnologiyalarni joriy qilish shunchalik qiyin? Buning tabiiy sabablari bor. Biz uzoq yillardan beri boshqaruv usullarini import qilmoqdamiz, ammo hozirgina ular amalda qo'llanila boshlandi. Texnikalar va dasturlar darhol yangi usullarni joriy etishdan oldin ishlab chiqarishda qo'llanila boshlandi. Natijada, bajarilishdagi xatoliklar 80% ni tashkil qiladi. Ammo yagona axborot makonini yaratish urinishlari davom etmoqda. Bu endi ichki raqobatbardosh ustunlik sifatida qaralmoqda. Bu hujjatlarni qabul qilish tezligida, ularning ishonchliligida, bir vaqtning o'zida bir xil xodimlar tomonidan qayta ishlash hajmining ko'payishida, tahlil qilish va prognoz qilish qobiliyatida. Axborotni qayta ishlash tezligi va sifati tovarga aylandi. Kelajakda bunday tizimlar hamma joyda mavjud bo'ladi.
3. XKS qurish uchun boshqa manbalar
Ishlar nomenklaturasi hujjatlar va nashrlar uchun barcha IPS-larni o'z ichiga oladi. Ishlab chiqarish ehtiyojiga va kirishni cheklash darajasiga qarab hujjatlar alohida yoki bir xil masala bo'yicha boshqa hujjatlar bilan birgalikda guruhlarga ajratilishi mumkin.


NEWSDS
Узбекистан ликует! Пенсионерам добавят крупную прибавку к пенсии
УЗНАТЬ БОЛЬШЕ
Tashkilot ko'p sonli bir xil turdagi hujjatlar va ishlarni (buyruqlar, yo'riqnomalar, hisobotlar va hk) kirish huquqini cheklash muhri bilan va ushbu shtampsiz ishlab chiqaradigan hollarda, ularni alohida holatlarda shakllantirishni ta'minlash maqsadga muvofiqdir. Bunday holda, nomenklatura "Ish ko'rsatkichi" ustunida kirish huquqini cheklash to'g'risidagi belgilangan belgi hujjatlar bilan ish raqamiga qo'shiladi.
Cheklangan kirish to'g'risidagi hujjat shu kabi shtampga ega bo'lmagan, tasniflanmagan hujjatlari bo'lgan ishga kiritilganida, ushbu holat kirish huquqini cheklash belgisini oladi va tashkilot (muassasa) ishlarining nomenklaturasida tegishli tushuntirishlar kiritiladi.Faoliyatida cheklangan kirish huquqiga ega bo'lgan oz sonli hujjatlar shakllantirilgan tashkilotlarda ishlar nomenklaturasi. bitta ishni tashkil etish nazarda tutilishi mumkin. Masalan: "Hujjatlar" Rasmiy foydalanish uchun "Bunday holatlardan birini saqlash muddati belgilanmagan. va ishlar nomenklaturasining tegishli ustuniga "EC" (ekspert komissiyasi) belgisi qo'yiladi. Ish yuritish yilining oxirida kirishning cheklanganligi to'g'risida tashkilot (muassasa) ekspert komissiyasi tomonidan yarim varaq ko'rib chiqiladi va agar kerak bo'lsa, hujjatlarni qayta o'zgartirish to'g'risida qaror qabul qilinadi. Ishda mavjud bo'lgan uzoq muddatli va doimiy saqlash hujjatlari alohida nomga to'planib, mustaqil nom oladi va qo'shimcha ravishda ishlarning nomenklaturasiga kiritiladi. Agar ishda faqat vaqtincha saqlash muddatidagi hujjatlar bo'lsa, u qayta rasmiylashtirilishi mumkin emas. Bunday faylni saqlash muddati undagi hujjatlarning maksimal muddatiga muvofiq belgilanadi. Ochiq ofis ishi hujjatlari bo'lgan holatlarda. unda materiallar to'planganda, cheklangan tarqatish to'g'risidagi ma'lumotlar shu kabi toifaga kiritilishi kerak. Ushbu holatlarning qopqog'ida kirish huquqini cheklash markasi ham mavjud. Tegishli tushuntirishlar ishlarning nomenklaturasida amalga oshiriladi.
Nomenklaturaga kiritilgan har bir ishda indeks bo'lishi kerak. Ishlar indeksi tarkibiy bo'linma indeksidan (tarkibiy bo'linmalar tasniflagichiga muvofiq) va tarqatish doirasidagi ishning tartib raqamidan iborat. Agar ishda bir nechta jildlar (qismlar) bo'lsa, indeks har bir jildga “vol. 1 "," t. 2 "va boshqalar. Tashkilotdagi ishlar nomenklaturasi belgilangan me'yorlar bo'yicha tuzilgan, kerakli nusxada chop etilgan. Tashkilot ishlarining nomenklaturasining birinchi nusxasi boshqaruv hujjatlari xizmatida (DOU) saqlanadi, ikkinchisi DOE xizmatida ishchi sifatida ishlatiladi, uchinchisi idoraviy arxivda ishlatiladi, u bilan ishlarning nomenklaturasi kelishib olindi va hujjatlar doimiy saqlashga jo'natildi. Ishlarning nomenklaturasi tashkilotning funktsiyalari va tuzilmasi tubdan o'zgargan taqdirda, lekin kamida besh yilda bir marta yangitdan tuziladi va kelishiladi. U har yili yangilanadi, tashkilot rahbariyati tomonidan tasdiqlanadi va kelasi yilning 1 yanvaridan kuchga kiradi. Yil davomida ishlarni tashkil etish, yangi ishlarni kiritish va boshqalar to'g'risidagi ma'lumotlar tasdiqlangan ishlar nomenklaturasiga kiritiladi. Yil oxirida toifalar va ochilgan ishlar soni to'g'risida qisqacha ma'lumot kiritiladi. Tashkilot ishlarining nomenklaturasi bo'yicha qisqacha yozuv tuzilmaviy bo'linmalar ishlarining nomenklaturasining xulosaviy yozuvlari asosida tuziladi. Tashkilot ishlari, ularning tashkil etilishida va yil oxirida ro'yxatdan o'tkazilishi kerak. Ishlarni ro'yxatga olish ularni texnik qayta ishlash bo'yicha ishlar to'plamini o'z ichiga oladi va tegishli tarkibiy bo'linmalar xodimlari tomonidan uslubiy yordam va idoraviy arxiv nazorati ostida amalga oshiriladi. Biznesda to'g'ri rasmiylashtirilgan hujjatlar mintaqaning, hududning, mintaqaning yaxshi arxiv fondini yaratishda yordam beradi. Ba'zi hududlarda arxiv fondi to'g'risidagi qonunlar chiqarildi. Saqlash vaqtiga qarab, ishlarni to'liq yoki qisman ro'yxatdan o'tkazish amalga oshiriladi. Doimiy ishlar, uzoq muddatli saqlash va xodimlar nuqtai nazaridan ular to'liq ro'yxatga olinishi kerak, bu ishni rasmiylashtirishni yoki majburlashni, ishdagi varaqlarning raqamlanishini, varaqni rasmiylashtirishni - ishning guvohini, kerak bo'lganda hujjatlarning ichki ro'yxatini tuzishni, ishning qopqog'ining tafsilotlarini tuzishni nazarda tutadi. Vaqtinchalik (10 yilgacha) saqlash to'g'risidagi ishlar rasmiylashtirilmaydi, ulardagi varaqlar raqamlanmaydi, ulardagi hujjatlar bog'langan holda saqlanadi. Doimiy va uzoq muddatli saqlash ishlarining qopqog'i belgilangan shaklda tuzilgan. Yil oxirida doimiy va uzoq muddat saqlanadigan holatlar muqovasidagi yozuvlarda tushuntirishlar kiritiladi: muqovadagi ishlar sarlavhalarining ilova qilingan hujjatlar tarkibiga muvofiqligi tekshiriladi, agar kerak bo'lsa, ishning sarlavhasiga qo'shimcha ma'lumotlar kiritiladi (buyruqlar, bayonnomalar raqamlari, hisobot turlari va shakllari va boshqalar). ). Muqovadagi sana ishning tashkil etilgan va tugagan yiliga to'g'ri kelishi kerak. Hujjat tuzilgan yildan bir necha yil oldin hujjatlarni o'z ichiga olgan faylda "Yillar uchun hujjatlar bor" sana ostida yozuv yoziladi. Bir necha jilddan (qismlardan) iborat ishlarning muqovalarida har bir jildning (qismning) hujjatlari uchun muhrlar muhrlangan. Taqvimning aniq sanasini ko'rsatishda kun, oy va yil yoki yil, oy va kun ko'rsatiladi. Raqam va yil arab raqamlarida ko'rsatilgan, oy nomi so'zlar bilan yozilgan. Taqvim sanasini belgilashda qisqartirilgan raqamli imloga ruxsat beriladi, agar bu sana talqinida noaniqlikka olib keladigan bo'lsa. Muqovada, inventarizatsiyaga muvofiq ish raqami, inventarizatsiya va fond raqami idoraviy arxiv bilan kelishilgan holda qalamga solinishi mumkin.
Ish hujjatlari bilan qamrab olingan davrda tashkilotning (uning tarkibiy bo'linmasining) nomi o'zgartirilganda yoki ish boshqa tashkilotga (tarkibiy bo'linma) o'tkazilganda, muqovada ushbu tashkilotning (tarkibiy bo'linmaning) yangi nomi qo'shiladi. Doimiy va uzoq muddatli saqlash fayllari muqovasi aniq qora nurli siyoh yoki siyoh bilan yozilishi kerak. Doimiy, uzoq muddatli saqlash bo'yicha yakunlangan holatlar va yuqorida ko'rsatilgan talablarga muvofiq qiymat ekspertizasidan o'tgan va ro'yxatdan o'tgan xodimlar to'g'risidagi ishlar bo'yicha har yili zaxiralar tuziladi. Vaqtinchalik saqlash uchun zaxiralar tuzilmaydi. Tarkibiy bo'linmalarning ish materiallari idoraviy arxivning bevosita uslubiy rahbarligi ostida hujjatlar uchun mas'ul xodimlar tomonidan tuziladi. Tovar-moddiy zaxiralar doimiy saqlash ishlari, uzoq muddatli saqlash ishlari, kadrlar ishi va shunga o'xshash boshqa ishlar uchun alohida tuziladi (mavzular bo'yicha ilmiy ma'ruzalar, sud va tergov ishlari, ratsionalizatorlik takliflari va boshqalar).
Har bir tarkibiy bo'linma uchun katta hajmdagi hujjatlarga ega bo'lgan tashkilotlarda har yili doimiy saqlash uchun inventarizatsiya har bir bo'lim tomonidan idoraviy arxivning bevosita uslubiy rahbarligi ostida tuziladi. Tarkibiy bo'linmalar tomonidan tayyorlangan zaxiralar idoraviy arxiv tomonidan tayyorlanadigan va unga binoan davlat saqlash uchun ishlarni topshiradigan tashkilotning jamlangan inventarizatsiyasini tayyorlash uchun asos bo'lib xizmat qiladi, har yili ishlab chiqariladigan ishlar soni kam bo'lgan tashkilotlarda bir necha yil davomida ishlarni inventarizatsiyaga kiritishga ruxsat beriladi. Shaxsiy ishlar (shaxsiy ishlar) zaxiralari bir necha yil davomida doimiy ravishda raqamlash bilan tuzilishi mumkin. Ishlar ro'yxati belgilangan shaklda ikki yoki uch nusxada tuziladi. Ishlarni tarkibiy bo'linmadan idoraviy arxivga o'tkazishda, unga kiritilgan har bir ish bo'yicha inventarizatsiyaning barcha nusxalarida ish mavjudligi to'g'risida yozuv qo'yiladi. Tovar-moddiy zaxiralarning har bir nusxasi oxirida amalda topshirilgan (qabul qilingan) ishlarning soni raqamlarda va so'zlar bilan ko'rsatiladi, raqamlarni qabul qiluvchi va uzatuvchi xodimlarning imzolari qo'yiladi, sanasi ko'rsatiladi. Ayniqsa, qimmatbaho ishlarni o'tkazishda, varaqlarning soni tekshiriladi.
Tarkibiy bo'linmalardagi ishlar bilan birgalikda hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish va nazorat qilish kartalari, ro'yxatga olish jurnallari va boshqa ro'yxatga olish varaqalari idoraviy arxivga o'tkaziladi, ular alohida saqlash bo'linmalari sifatida inventarizatsiyaga kiritilgan.
Ma'lumot kartalari, mashina tashuvchilarida ma'lumot olish massivlari.
Ma'lumotnoma kartalari ishlatilgan tasniflagichlarga muvofiq aniq ISS vazifalariga qarab ro'yxatga olish va nazorat kartalaridan shakllantiriladi. Quyidagi kartotekalar tuzilgan: ma'lumotnoma, nazorat va ma'lumotnoma; fuqarolarning takliflari, arizalari va shikoyatlari bo'yicha fayllar; idoraviy standartlar, buyruqlar, qarorlar va boshqalar uchun tematik (kodifikatsion) kartotekalar. Avtomatlashtirilgan axborot tizimlarining axborot qidirish massivlari kompyuter tashuvchilarida saqlangan hujjatlar to'g'risidagi ma'lumotlar asosida shakllantiriladi.
4. IPS texnologiyalari
XKSni qurish uchun hujjatlar va hujjatli ma'lumotlarning tasnifi va uning asosida ishlab chiqilgan turli xil tasnifiy ma'lumotnomalar (klassifikatorlar) asos bo'ladi. Formalash qidiruv tizimiga ro'yxatga olish ko'rsatkichlarini kiritish uchun ko'pincha klassifikatorlar ishlab chiqiladi va foydalaniladi, bu esa ushbu ko'rsatkichlarning qiymatini tezda kiritish va ularning birma-bir talqin qilinishini ta'minlaydi.
Bularga quyidagi tasniflagichlar kiradi:
Tashkilotda ishlatiladigan va yaratilgan hujjatlarning turlarini aks ettiruvchi hujjatlar turlarining klassifikatori. Ushbu klassifikator "hujjat nomi" kabi RKK rekvizitini to'ldirishda ishlatiladi. Hujjatlar turlarining nomlari Butunrossiya boshqaruv hujjatlari klassifikatorida (OKUD), Ta'lim va fan davlat ta'lim muassasasida va sanoat normativ-uslubiy hujjatlarida qo'llanilgan terminologiyaga mos kelishi kerak. Ushbu klassifikator asosida tashkilotda turli xil ro'yxatlar ishlab chiqilmoqda: "Muddatlarini ko'rsatadigan hujjatlar ro'yxati"; "Ro'yxatga olinmaydigan hujjatlar ro'yxati"; "Tashkilot va uning tarkibiy bo'linmalari hujjatlari jadvali"; "Saqlash vaqtini ko'rsatgan holda ishlar ro'yxati"; va boshq.
Korrespondentlar tasniflagichiga tashkilot faoliyati mohiyati bilan bog'liq bo'lgan tashkilotlar, muassasalar, korxonalar va boshqa doimiy muxbirlar (firmalar, jismoniy shaxslar) nomlari ro'yxati kiradi. Ushbu klassifikator Umumrossiya korxonalari va tashkilotlari tasniflagichi (OKPO) dasturiga asoslangan. Korrespondentlar tasniflagichidan foydalangan holda RSC "Muallif (muxbir)" rekviziti to'ldiriladi.
Tashkilot faoliyati masalalari tasniflagichiga tashkilot faoliyati masalalari ro'yxati, ularning vakolat darajasi bilan o'zaro bog'liqligi kiradi, ya'ni. shuningdek, tashkilotda qabul qilingan majburiyatlarning taqsimlanishini qayd etadi. Ushbu klassifikator yordamida RKK "Hujjat nomi yoki qisqacha mazmuni" rekviziti to'ldiriladi. Ushbu klassifikator, shuningdek, hujjatning harakatlanish yo'nalishini belgilashda hujjatlarni oldindan ko'rib chiqish joyida qo'llaniladi.
Tashkilotning tarkibiy bo'linmalari klassifikatori tashkiliy hujjatlar asosida ishlab chiqilgan: tashkilotning ustavi (nizomi), tasdiqlangan tuzilmasi va shtatlar jadvali, tarkibiy bo'linmalar to'g'risidagi nizom. Ko'pincha sanoatda bir hil tashkilotlar (maktablar, universitetlar, ijtimoiy himoya bo'limlari, markazlar) uchun odatiy tuzilmani belgilaydigan hujjat bo'lishi mumkin. ijtimoiy yordam). Strukturaviy bo'linmalar tasniflagichida birinchisi har doim boshqaruv hujjatlarini qo'llab-quvvatlash xizmati bo'lib, keyin tarkibiy bo'linmalar tasdiqlangan tuzilishda ularning ketma-ketligi bo'yicha ro'yxatga olinadi. Hujjatga ro'yxatdan o'tish raqamini berishda va "Hujjat raqami va sanasi" (ichki va chiquvchi hujjatlar uchun), "Hujjat raqami va sanasi" (kiruvchi hujjatlar uchun) kabi RKK ko'rsatkichlarini to'ldirishda tarkibiy bo'linmalarning indekslaridan foydalaniladi.