Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту

Способ «получить по заслугам»: создайте карточку для
отзывов
Если вы действительно хотите обосновать проведение вашего
собрания (срочного или текущего), предложите сотрудникам простой и
анонимный способ оставить свой комментарий. Не усложняйте.
Карточки или шаблона на экране будет достаточно. Предложите только
три варианта, из которых присутствовавшие могут выбрать один.
• Рад, что побывал на собрании. Мои идеи были востребованы;
предложенных данных было достаточно.

---

• Собрание проведено преждевременно. Не хватало данных для
принятия решения или голосования.
• Не знаю, зачем меня пригласили. Материал не связан с моим
кругом ответственности.
Некоторые служащие захотят подписаться под карточкой. В этом
случае предложите им сказать больше и слушайте внимательно.
Поразмышляйте о некоторых собраниях, которые вам приходится
посещать. Принесет ли пользу их оценка со стороны участников?
Как пересмотреть свои представления о собраниях
Вот идеи, которые могут помочь вам.
• Для топ-менеджеров: пробуйте назначить заместителей в
определенных 
предметных 
областях. 
Опубликуйте 
список
сотрудников, уполномоченных голосовать за вас по определенным
темам. Многие высокотехнологичные компании с иерархической
структурой делают это регулярно.
• Готовьте спланированную по времени повестку для регулярных
собраний. Обозначьте ограничения по времени для каждой темы.
Заранее раздайте повестку. Это принесет пользу обеим группам
участников. Во-первых, докладчики смогут подготовиться и
рассчитать время своих выступлений, и таким образом не выйдут за
рамки регламента. Во-вторых, каждый член с правом голоса сможет
посетить только те секции собрания, которые имеют к нему
отношение. Этот подход, называемый «плавающей явкой»,
распространен во многих организациях, в которых такое затратное
двух– или трехдневное событие на год вперед задает направление
работы многим командам. На этих собраниях помощник наблюдает за
временем и подсчитывает участников, обеспечивая принятие решения
кворумом правомочных избирателей.
• Предлагайте участникам собрания обосновать частоту
проведения и продолжительность встреч. Собрание персонала
должно проходить в один и тот же день и час на неделе (для
надежности), но ему не обязательно всегда иметь одинаковую
продолжительность. Уважение ко времени сотрудников увеличивает их
желание посещать собрания. Если они справились с работой за 20

---

минут, завершите мероприятие. Поступайте так в отношении и
виртуальных, и очных встреч.