Hyperfocus

Hyperfocus on email.
If you work in an environment that demands that you be 
highly responsive to emails, try hyperfocusing while answering your 
messages. Set a timer for twenty minutes, and in that time, blow through as 
many emails as you possibly can. Even if you receive an extraordinary 
number of messages, hyperfocusing on your inbox for twenty minutes, even 
as often as at the top of each hour, will enable you to get back to people 
quickly and allow you to still accomplish meaningful work the rest of the time. 
Plus, at most, the senders will have to wait only forty to sixty minutes for a 
response. 

Limit points of contact.
It takes only ten seconds to carry out one of the most 
important productivity tactics: deleting the email app on your phone. I have 
an email app only on my distractions device and on my computer. 

Keep an external to-do list.
Your email application is the worst possible place to 
keep a to-do list
—it’s distracting and overwhelming, and new stuff is 
constantly popping up, which makes it difficult to prioritize tasks and tell 
what’s truly important. A task list—where you simply keep a tally of what you 
have to get done today, preferably with your three daily intentions at the 
top
—is simpler and much more powerful. While it takes an extra step to 
move your actionable emails to a separate list, doing so will leave you feeling 
much less overwhelmed and will enable you to better organize what’s on 
your plate. 

Sign up for two email accounts. 
I have two email addresses: one that’s public 
facing, and a private one for my closest colleagues. While I check my public 
facing account once a day, I batch-check the other inbox a few times 
throughout the day. In select cases, this is a strategy worth adopting. 

Take an “email holiday.”
If you’re hunkering down on a big project, set up an 
autoresponder explaining that you’re on a one- or two-day “email holiday” 
and that you’re still in the office and can be reached by phone or in person 
for urgent requests. People are far more understanding of this strategy than 
you may think. 
