Hyperfocus

Check for new messages only if you have the time, attention, and energy to deal with 
whatever might have come in.
This is a simple trigger that lets you make sure you 
can actually deal with new messages, instead of getting stressed by the new 
stuff to which you have to respond. 

Keep a tally of how often you check for messages.
The average knowledge worker 
checks his email eleven times 
per hour
—eighty-eight times over the span of 
a day. It’s hard to get any real work done with so many interruptions. The 
same study found that employees spend an average of just around thirty-five 
minutes on email per day
—which means that email consumes much more 
attention than it does actual time. Once you become aware of how often you 
check for new messages, you’ll likely want to reduce that amount of time 
because of the high cost of interruptions. 

Predecide wh
en you’ll check.
Determining ahead of time when you’ll check for 
new messages works wonders for reducing the number of times you open 
your email. Seventy percent of emails are opened within the first six seconds 
of receipt, so shutting off notifications will help you work in a less agitated 
and reflexive way. I personally check new messages once a day at 3:00 p.m. 
and have an autoresponse that notifies people of this. If this frequency is 
unrealistic for your work, come up with a compatible number
—as long as it’s 
less than eighty-
eight times over the span of a workday, you’ll be doing better 
than average. It helps to schedule these blocks of time on your calendar and 
set an autoresponse, both to make you feel more comfortable and to hold 
you socially accountable. If you still find email too tempting, enable a 
distraction blocker to cut yourself off. Eighty-four percent of workers keep 
their email client open in the background as they work, but closing it will help 
you focus beyond the forty-second mark. 

---

- 90 - 
