Hyperfocus

TAMING DISTRACTIONS 
FORTY SECONDS 
Two fascinating experts I had the chance to speak with while writing this book were 
Gloria Mark and Mary Czerwinski. Mark is a professor of information science at the 
University of California at Irvine and is perhaps the world’s foremost expert on attention 
and multitasking. She has conducted attentional studies in partnership with NASA and 
with companies like Boeing, Intel, IBM, and Microsoft. Czerwinski, a principal researcher 
at Microsoft, is one of the leading experts on how people and computers interact.
*
 Her 
work, and my conversations with her, color most of this chapter. The two scientists have 
teamed up to conduct scores of studies into our relationship with technology on a daily 
basis. 
What I love the most about their work is that they specialize in what is called 
in situ
research, conducting studies in actual workplaces on real workers. To measure how 
stressed participants felt after multitasking or doing email, Mark and Czerwinski 
strapped monitors to them to wear twenty-four hours a day to chart their heart-rate 
variability
—a scientifically validated measure of stress. With their permission, Mark and 
Czerwinski installed a logging program on participants’ computers to observe exactly 
how often they switched between tasks
—every forty seconds. Shockingly, we interrupt 
ourselves even more often when we keep apps like IM and Skype open
—every 
thirty-
five 
seconds. 
Their work is worth calling out for a number of reasons. First, in situ research is much 
more difficult to conduct
—it took Mark 
six years
to find an organization that would let her 
study employees when they went without email for a week, for example
—but the 
approach is particularly worthwhile. As she explained to me, “As opposed to taking 
someone into a laboratory and setting up artificial conditions to simulate the world, 
you’re going 
into
the world, and observing things as they actually are.” 
Second, their research is worth examining because it’s groundbreaking. By far my 
favorite of the studies they conducted was the forty-second task-switching finding I cited 
above. So often we go from being totally productive and immersed in our work to 
interrupting ourselves to do something unrelated and far less important. We interrupt a 
meaningful conversation with a friend to check our phone; we set aside writing a report 
to initiate a pointless IM chat; we stop building an Excel worksheet to visit with an office 
colleague for no good reason. 
Another study they conducted found that we switch between computer applications 
566 times
during the average workday. This figure includes distractions that have 
nothing to do with our work itself
—we check Facebook, for example, an average of 21 
times a day. (This average includes every subject in the study, some of 
whom didn’t 

---

- 78 - 
look at Facebook at all. When you calculate the average among people who visited 
Facebook at least once, it almost doubles, to 38 daily checks.) 
Our work obviously suffers from these distractions, and we fail to enter into a 
hyperfocused state. We compensate by working faster and more frantically, which 
affects the quality of what we produce and stresses us out. And perhaps most 
important, we fail to take control of, and deliberately manage, our attention. 
Interruptions that are in some way rel
ated to a project we’re working on don’t derail 
our productivity as severely
—if someone sends us a message with information relevant 
to a report we’re preparing, for example, we can refocus with relative ease. But we 
rarely have just one project on our plate
—on average, we’re juggling about ten 
simultaneously. 
Your email and message notifications may be worth keeping on if you and your team 
are collaborating on the same project in crunch mode, but under most circumstances 
this isn’t the case. The costs of an unrelated interruption can be massive: it takes an 
average of 
twenty-five minutes
to resume working on an activity after we’re interrupted, 
and before resuming that activity, we work on an average of 2.26 other tasks. We don’t 
simply attend to the distraction or interruption and then return to the original task
—we 
become distracted 
a second time
before doing so.
*