Менежмент. Маркетинг

6.3. mavzu Zamonaviy rahbarning vaqtni unumli boshqarish sirlari.

Vaqt tanqisligi – bu xar xil darajadagi rahbarlar va mutaxassislarni xammadan ko‘proq tashvishlantiradigan muammolardan biridir, chunki ular uchun vaqt omili odatda hal qiluvchi rol o‘ynaydi. Vaqt shunday bir resurs hisoblanadiki, har bir rahbar unga baravar miqdorda ega bo‘ladi. SHuning uchun ham har bir rahbar va mutaxassis uchun asosiy muammo uning qancha vaqtga ega ekanligi emas, balki o‘zi ega bo‘lgan bu vaqtdan qanday foydalanishdadir.

O‘zbekistan Respublikasi Mehnat kodeksining 115-moddasida "Xodimning ish vaqtining normal muddati haftasiga qirq. soatdan ortiq, bo‘lishi mumkin emas. Olti kunlik ish haftasida har kungi ishning muddati yetti soatdan, besh kunlik ish haftasida esa sakkiz soatdan ortib ketmasligi lozim", deb ta’kidlangan.

Vaqt – bu shunday noyob resurski, uni pul singari jamg‘arib bo‘lmaydi. U bizning mavjudligimizning eng moslashmaydigan elementidir. Vaqt omili – bu shunday bir resurski, u rahbarga qanchalik qimmatga tushsa, mazkur vaqtdan u shunchalik samarali foydalanishga harakat qiladi. Ba’zan rahbarga uning o‘zida bor bilim va qobiliyatdan ko‘prog‘i talab qilinmaydi. U faqat o‘zining ishdagi malakalarini takomillashtirib borishi kamchiliklarga barham berishi va avvalo vaqtdan samarasiz foydalanishga, uning bekor sarf etilishiga barham berishi talab qilinadi [1].

Rahbar mexnatining samaradorligi u sarflagan shaxsiy mehnat natijalari bilan boshchilik qilayotgan xizmat (bo‘linma) xodimlari mehnati natijalarining mos kelishi o‘lchovidir.

Siz qanday ishlayapsiz? Qo‘yilgan vazifalarni hal qilish uchun siz qancha vaqt sarfladingiz? Bular shunday savollarki, rahbar bularga javob olishidan oddin o‘zining mehnat ko‘nikmalarini va ish usullarini yaxshilashi lozim. Amalda barcha rahbarlar va mutaxassislar ish vaqti sarflarini hisobga olib borish zarurligini e’tirof qiladilar. Lekin tajribada kamdan-kam rahbarlar bu masalani o‘zlari uchun hal qiladilar, bu esa ba’zi bir salbiy oqibatlarga: ishda shoshilishga, charchashga, mehnatning kam asoslanishiga, ishdagi rejasizlikka olib keladi.

Rahbar va mutaxassisning ish vaqtini oqilona tashkil etishi bajariladigan barcha ishlarni hisobga olib borishni, o‘zining ish vaqtini muntazam nazorat qilib borishni, ish vaqtini sarflash tuzilmasini o‘rganishni talab qiladi. Bu esa ish vaqtidan foydalanishni tahlil qilish, shaxsiy ishning asosli rejalarini tuzib chiqishni tahlil qilish imkonini beradi. Ish vaqtidan foydalanishni hisobga olmasdan va uni tahlil qilmasdan turib rahbar va mutahassisning tuzib chiqqan shaxsiy ish rejalari real sharoitdan ajralib qolgan bo‘ladi [2].

Rahbarlar va mutahassislar ish vaqti sarflarini tadqiq qilishning barcha usullari quyidagi asosiy bosqichlarni o‘z ichiga oladi: kuzatishga tayyorgarlik ko‘rish, uni o‘tkazish, ma’lumotlarga ishlov berish, natijalarni tahlil qilish va o‘tkazilayotgan kuzatishlarning maqsadiga muvofiq tashkiliy-texnikaviy takliflar tayyorlash. Har bir bosqich bo‘yicha ishlar mazmuni ish vaqti sarflarini tadqiq qilish usuliga bog‘liq bo‘ladi.

Ish vaqti sarflarining rahbar va mutaxassis tomonidan shaxsan ro‘yxatga olib borilishi ko‘pincha faqat tahminiy aniqlikni ta’minlaydi. Lekin shuni esda tutish kerakki, bu yerda ortiqcha batafsillashtirishning keragi yo‘q, chunki bu zarur axborot to‘plash ishini murakkablashtirib yuboradi. Vaqt sarfini ro‘yxatga olish vaqtida ish kunining tamom bo‘lishini kutib o‘tirish shart emas, darhol ro‘yxatga olishdan foydalanish va xotiraga qarab ancha oldingi yozuvlarni qayd qilishdan qochish kerak.

Bajariladigan ishlar xususiyati bo`yicha Rahbarning ish vaqti sarflarini quyidagicha tasniflash mumkin: xizmat-aloqa ishlari, farmoyish berish, muvofiqlashtirish, nazorat – baho berish, yakka tartibdagi, ijodiy, yordamchi ishlar, dam olish va shaxsiy extiyojlar.

Jamoaga rahbarlik vazifalari bo‘yicha ish vaqti sarflari quyidagicha guruxlanishi mumkin: rejalashtirish, tashkil etish, muvofiqlashtirish, rag‘batlantirish va nazorat qilish.

Ish shakllari bo`yicha vaqt sarflarini quyidagi guruhlarga ajratish mumkin: kengashlar o‘tkazish, kengashlar va uchrashuvlarda qatnashish; lavozim vazifalarini bajarish bilan bog‘liq bo‘lgan ishlar; maktublar bilan ishlash; xodimlar bilan alohida suxbatlar o‘tkazish; telefonda so‘zlashishlar va boshqalar [3].

Boshqaruv tadbirlarini bajarish usullariga bog‘liq ravishda quyidagicha guruxlarni ajratish mumkin: tashkiliy-ma’muriy, analitik konstruktorlik va axborot-texnikaviy tadbirlar.

Ma’lumotlardan foydalanib, ish vaqti haqiqiy sarflarining rejalashtiriladigan sarflarga mos kelishini tahlil qilish, shuningdek belgilangan maqsadlarga erishish mumkinligi nuqtai nazaridan ish vaqtining bekor sarf bo‘lishini ham aniqlash mumkin.

Rahbarning, mutaxassisning vaqtini kim band qiladi? Ish vaqti sarflari kimga bog‘liq bo‘lsa, shunga muvofiq qayd qilingan vaqt tahlil qilinadi. Bu yerda rahbarning, mutaxassisning o‘zi ish vaqtidan foydalanishni qay darajada aniqlashini belgilash va boshqa kishilarning vaqtdan foydalanishdagi ulushi qandayligini belgilash muhimdir.

Rahbar, mutaxassis haftaning qaysi kunlari va qaysi vaqtda qo‘yilgan maqsadga erisha olmaydi? Bu xildagi tahlilni o‘tkazishda ish kuni tartibi, vaqt fondini taqsimlash bilan bog‘liq ayrim muhim masalalar haqida gap boradi.

Faoliyat turlarini yanada batafsilroq tahlil qilish va tadqiq qilinayotgan har bir kun mobaynidagi vaqt sarflarini bilish uchun bajarilgan ishlardan har biriga quyidagi mezonlar bo‘yicha baho berish zarur:

0. 
   ishning bajarilishi zarurligi;
   
1. 
   uni bajarishga sarflangan vaqt o‘zini oqladimi;
   
2. 
   ishni bajarish uchun vaqt oralig‘i ongli ravishda aniqlanganmi.
   

Ish vaqti byudjetini tahlil qilganda shuni hisobga olish kerakki, foydalanilgan ma’lumotlar hamisha ham uning sifati haqida ishonchli xulosalar chiqarish imkonini beravermaydi. Rahbar (mutaxassis) o‘z vaqtini sarflash tartibini va o‘z ishining sifatini tanqidiy tahlil qilib chiqishi lozim, toki o‘ziga xos bo‘lgan ish uslubi xaqida to‘g‘ri xulosa chiqarsin. Mazkur masalada tashkilotning o‘ziga xos xususiyati, boshqarishning muayyan darajasi va rahbar yoki mutaxassis oldida turgan vazifalar hal qiluvchi rol o‘ynashini nazarda tutish kerak [4].

Vaqt sarfidan foydalanishning natijadorligini baholash uchun Ke koeffitsiyentini tadbiq etish mumkin. U foydali ish vaqtining (I) umumiy vaqt fondiga (F), shu jumladan vaqtni bekor sarflashga nisbati sifatida hisoblab chiqariladi:

K_E=_{ }

Rahbarning, mutaxassisning har turli ishlar bilan bandligi nuqtai nazaridan ish vaqti sarflaridan foydalanishning oqilonalik darajasini haqiqiy sarflangan vaqtni rejali byudjetda belgilangan rejali sarflar bilan qiyoslash yo‘li bilan aniqlash mumkin.

Rahbarlar va mutaxassislar ish tajribasida tez-tez uchrab turadigan "vaqtni talon-toroj qiluvchilar" ro‘yxati 1-rasmda keltiriladi. Bu yerda shuningdek ish vaqtining bekor sarf bo‘lish sabablari va ulardan xalos bo‘lish uchun maslahatlar ham beriladi. Biroq shuni esda tutish kerakki, "vaqtni talon-toroj qiluvchilar"ning hammasi bir xil bo‘ladi, ularni barham toptirish yuzasidan qabul qilinadigan qarorlar har bir rahbarda va mutaxassisda turlicha bo‘lishi mumkin.