How to be Heard: Secrets for Powerful Speaking and Listening pdfdrive com

VOCABULARY
It’s hard to be expressive if you can’t find the right words. English is very
rich in its vocabulary: there are over 470,000 words in Webster’s and the
Oxford English Dictionary, though the real total is probably over a
million according to Internet scans by Google and Harvard University. Of
these, something around 170,000 are in current use, and the average
person uses between 20,000 and 50,000 of them.

---

Recent research has shown that we may have a problem brewing:
according to a survey in the UK in 2010, teenagers are using only about
800 words a day, and the top 20 words account for one third of their
speech. I would guess that ‘like’ is very high up that list!
Inarticulacy leads to frustration. If we can’t accurately describe what we
want, what we need or what’s wrong, we can feel disconnected and
misunderstood. This, surely, is at the root of many confrontations and
violent acts. Education is a high priority partly for this reason: to help
people to understand and express themselves.
DANGER
WORDS
While we’re on the dark side and talking about vocabulary, I’d like to
suggest 5 words or word groups that you might like to watch out for. They
can have significant negative effects on the way your speaking is received,
especially if they become habits for you.
As with the leeches and sins, I am not saying these things are always bad
(though in some cases it’s hard to see the positives!). I am saying that it’s
well worth analysing your own speaking and asking yourself if you use
these words often. If so, it may serve you to set up a little internal alarm
bell to alert you when you deploy them, to make sure you are not letting
them leak power and authority from your speaking.
Let’s take a look at the 5 Danger Words.
SHOULD
I have banned this word altogether from my vocabulary because I can’t
think of a single positive use for it. It generally delivers implicit judgment,
guilt or regret. When we tell ourselves that we ‘should’ be doing

---

something, we’re acknowledging that the thing would be beneficial and
implicitly beating ourselves up for not doing it. “I shouldn’t get so upset
when people criticise me.” “I should have closed that sale.” “I should have
gone to the gym this week.”
When we use it on other people, it can be judgmental, resentful and even
confrontational, because it sets us up as superior and often involves
unsolicited advice – back to the Being Right leech again. “He should have
given me that promotion.” “You should lose some weight.” “They should
never have married.”
JUST
As an adjective, this is a good and often noble word, as in “He was a just
man” or “It’s a just society”. As an adverb when used as a minimiser, it
can be a major hole in the bucket when it comes to powerful speaking,
and also a pernicious little blighter that can get us into trouble by making
consequences seem manageable. Have you ever regretted agreeing or
deciding to “just have one”? Many regrettable actions have started with
the word just!
Also, the word can be demeaning, as in “she’s just a secretary” or “he’s
just a kid,” and it can trivialise real issues, as with the “Just say no” anti-
drug campaign in the 1980s.
However, it’s the apologetic use of the word in speaking that we can
monitor for great gain. Consider these common statements and imagine
someone saying them:
“I just want to say…”
“I’d just like to start with some housekeeping announcements.”
“I just want you to know that…”

---

Now try these:
“I want to say…”
“I’d like to start with some housekeeping announcements.”
“I want you to know that…”
Do you hear how the minimiser is a hidden apology, almost begging for
the listener to allow this small, insignificant thing to be said? How much
direct and assertive the second batch are than the first?
In my experience this word can be a little like bindweed, very hard to
remove and very persistent in reasserting itself, but the gardener’s job is
patiently to continue with the simple practice of spotting the invader and
removing it. I hope that practice serves you as well as it has me.
BUT
This word often acts as a road block, for example: “I like you, but…” Are
you going to pay any attention at all to what comes before the ‘but’ in that
sentence?
It is almost always possible to replace ‘but’ with ‘and’ to the benefit of
your spoken or written communication. Sentences flow better, difficult
ideas present themselves without appearing as major stumbling blocks,
and the whole tone becomes more positive. Try it and see!